Zimbra คืออะไร และการใช้งานเป็นเมลเซิร์ฟเวอร์องค์กร

ทำไมอีเมลองค์กรถึงเข้า Inbox หรือไม่เข้า

ปัญหาที่พบมากที่สุดของการมีเมลเซิร์ฟเวอร์เองไม่ใช่การติดตั้ง แต่คือการทำให้อีเมลที่ส่งออกไปถึง Inbox ของปลายทางแทนที่จะตกโฟลเดอร์สแปม เรื่องนี้ไม่ได้ขึ้นกับซอฟต์แวร์ แต่ขึ้นกับสัญญาณสามอย่างที่ปลายทางใช้ตัดสิน

สัญญาณแรกคือระเบียน DNS ที่บอกว่าไอพีใดส่งอีเมลแทนโดเมนของคุณได้ สัญญาณที่สองคือลายเซ็นดิจิทัลที่ติดไปกับอีเมลเพื่อยืนยันว่าเนื้อหาไม่ถูกแก้กลางทาง และสัญญาณที่สามคือนโยบายที่คุณประกาศไว้ว่าให้ปลายทางทำอย่างไรกับอีเมลที่ไม่ผ่านการตรวจสองข้อแรก

อีกเรื่องที่สำคัญไม่แพ้กันคือชื่อเสียงของไอพี ไอพีใหม่ที่ยังไม่เคยส่งอีเมลจะถูกมองอย่างระมัดระวังในช่วงแรก แนวทางที่ได้ผลคือทยอยเพิ่มปริมาณการส่งในสัปดาห์แรก และแยกการส่งอีเมลการตลาดจำนวนมากออกไปใช้บริการต่างหาก เพื่อไม่ให้กระทบชื่อเสียงของไอพีที่ใช้ส่งอีเมลพนักงาน

• ตั้งระเบียนที่ระบุไอพีผู้ส่งให้ครบและเจาะจง ไม่เปิดกว้างเกินจำเป็น
• เปิดลายเซ็นดิจิทัลของโดเมนและตรวจว่าปลายทางยืนยันผลผ่าน
• ประกาศนโยบายจัดการอีเมลที่ไม่ผ่านการตรวจ พร้อมรับรายงานกลับมาดู
• ขอตั้งชื่อย้อนกลับของไอพีให้ตรงกับชื่อเมลเซิร์ฟเวอร์
• แยกช่องทางส่งอีเมลการตลาดออกจากอีเมลพนักงาน

ย้ายจากระบบอีเมลเดิมมา Zimbra โดยไม่ให้อีเมลตกหล่น

การย้ายระบบอีเมลต่างจากการย้ายเว็บ เพราะอีเมลวิ่งเข้ามาตลอดเวลาแม้ระหว่างที่ย้าย ลำดับที่ปลอดภัยคือติดตั้ง Zimbra และสร้างกล่องจดหมายให้ครบก่อน แล้วคัดลอกอีเมลเดิมเข้ามาผ่านการซิงก์ในขณะที่ระบบเดิมยังรับอีเมลอยู่ตามปกติ

เมื่อคัดลอกรอบแรกเสร็จจึงเปลี่ยนปลายทางรับอีเมลของโดเมนมาที่ Zimbra แล้วรันการซิงก์อีกรอบเพื่อเก็บอีเมลที่เข้ามาระหว่างช่วงเปลี่ยน วิธีนี้ทำให้ไม่มีอีเมลหายและผู้ใช้แทบไม่รู้สึกถึงการย้าย

สิ่งที่ควรเตรียมล่วงหน้าคือคู่มือตั้งค่าโปรแกรมอีเมลและมือถือให้พนักงาน เพราะงานที่กินเวลาทีมไอทีมากที่สุดหลังย้ายไม่ใช่ตัวเซิร์ฟเวอร์ แต่คือการช่วยผู้ใช้ตั้งค่าอุปกรณ์ของตัวเองให้ชี้มาที่ Zimbra ตัวใหม่

วางแผนพื้นที่จัดเก็บและการสำรองกล่องจดหมาย

ระบบอีเมลเป็นระบบที่ข้อมูลโตขึ้นทุกวันและไม่มีวันลดลงเอง การประเมินพื้นที่จึงต้องคิดจากโควตาต่อผู้ใช้คูณจำนวนผู้ใช้ แล้วเผื่อสำหรับดัชนีค้นหาและอีเมลที่ถูกลบแต่ยังอยู่ในถังขยะตามนโยบายที่ตั้งไว้

คำขอที่ฝ่ายไอทีได้รับบ่อยที่สุดไม่ใช่การกู้ระบบทั้งชุด แต่คือการกู้อีเมลฉบับเดียวที่ผู้ใช้ลบไปเอง แผนสำรองที่ดีจึงต้องกู้ระดับกล่องจดหมายรายบุคคลได้ ไม่ใช่กู้ได้แค่ทั้งเซิร์ฟเวอร์ ซึ่งเป็นความต่างที่รู้ตัวช้าไม่ได้

สำหรับหน่วยงานที่มีข้อกำหนดต้องเก็บอีเมลย้อนหลังเพื่อการตรวจสอบ ควรวางนโยบายเก็บรักษาให้ชัดตั้งแต่ต้นว่าจะเก็บกี่ปีและใครมีสิทธิ์ค้นย้อนหลัง เพราะการตั้งย้อนหลังหลังจากข้อมูลโตแล้วทำได้ยากกว่ามาก