Google Workspace คืออะไร และทางเลือกที่ติดตั้งเองในไทย
Google Workspace คือชุดเครื่องมือทำงานขององค์กรที่รวมอีเมลโดเมนบริษัท พื้นที่จัดเก็บไฟล์ เอกสารออนไลน์ ปฏิทิน และการประชุมไว้ด้วยกัน
- หมวดหมู่
- Collaboration และแชททีม
- ติดตั้งบนเซิร์ฟเวอร์เองได้
- ไม่ได้ (SaaS)
- ไลเซนส์
- บริการ SaaS (คิดค่าบริการรายผู้ใช้)
- เว็บทางการ
- เปิดเว็บไซต์
- ISO/IEC 27001
- ISO 22301
- ISO 20000-1
- CSA-STAR
Data Center ในไทย มาตรฐาน TIA-942 Tier 3+ ข้อมูลอยู่ในประเทศไทย
Google Workspace คืออะไร
Google Workspace ได้รับความนิยมเพราะพร้อมใช้ทันทีและทีมส่วนใหญ่คุ้นเคยกับเครื่องมืออยู่แล้ว องค์กรจึงเริ่มใช้อีเมลโดเมนบริษัทและทำงานเอกสารร่วมกันได้ภายในวันเดียวโดยไม่ต้องมีทีมเทคนิค
ความสามารถที่ทำให้แทนได้ยากคือการทำงานเอกสารร่วมกันแบบทันทีซึ่งลื่นมาก และการค้นหาที่ครอบคลุมทั้งอีเมลและไฟล์ ซึ่งเป็นสองอย่างที่ผู้ใช้ใช้ทุกวัน
ข้อควรพิจารณาสำหรับองค์กรไทยคือค่าบริการรายผู้ใช้ต่อเดือนที่เพิ่มตามจำนวนพนักงาน และข้อมูลทั้งหมดอยู่บนโครงสร้างพื้นฐานของผู้ให้บริการนอกประเทศ ซึ่งเป็นประเด็นสำหรับหน่วยงานที่มีข้อกำหนดเรื่องที่ตั้งของข้อมูล
ความสามารถเด่นของ Google Workspace
อีเมลโดเมนบริษัทพร้อมใช้
ตั้งค่าเสร็จเร็วและมีระบบกรองจดหมายขยะที่ทำงานได้ดี
ทำงานเอกสารร่วมกันแบบทันที
หลายคนแก้ไฟล์เดียวกันได้ลื่นและเห็นการเปลี่ยนแปลงทันที
พื้นที่จัดเก็บไฟล์ส่วนกลาง
แชร์ไฟล์ในองค์กรและกำหนดสิทธิ์ได้
ปฏิทินและการประชุมในตัว
นัดประชุมและเข้าห้องได้จากปฏิทินโดยตรง
ผู้ดูแลควบคุมนโยบายจากศูนย์กลาง
กำหนดสิทธิ์และการแชร์ข้อมูลได้ทั้งองค์กร
สิ่งที่องค์กรไทยควรประเมิน
เรื่องแรกคือต้นทุนที่โตตามจำนวนพนักงาน ค่าบริการรายผู้ใช้ต่อเดือนคูณด้วยพนักงานหลายร้อยคนกลายเป็นค่าใช้จ่ายประจำที่สูงพอสมควร ขณะที่ระบบที่ติดตั้งเองมีค่าเซิร์ฟเวอร์คงที่ไม่ว่าจะมีผู้ใช้กี่คน
เรื่องที่สองคือที่ตั้งของข้อมูล อีเมลและไฟล์ขององค์กรอยู่บนโครงสร้างพื้นฐานของผู้ให้บริการซึ่งกระจายอยู่หลายประเทศ หน่วยงานภาครัฐและองค์กรที่มีข้อกำหนดว่าข้อมูลต้องอยู่ในราชอาณาจักรจึงทำตามไม่ได้
เรื่องที่สามคือการพึ่งพาบัญชีเดียว เมื่ออีเมล ไฟล์ ปฏิทิน และการยืนยันตัวตนของระบบอื่นผูกกับบัญชีเดียวกันทั้งหมด ปัญหาที่บัญชีจะกระทบการทำงานทุกด้านพร้อมกัน จึงควรมีแผนสำรองไว้
- คำนวณค่าบริการรายปีตามจำนวนพนักงานเทียบกับค่าเซิร์ฟเวอร์บวกค่าดูแล
- ตรวจข้อกำหนดเรื่องที่ตั้งของข้อมูลขององค์กรและหน่วยงานกำกับดูแล
- วางแผนสำรองอีเมลและไฟล์สำคัญมาเก็บไว้ในระบบขององค์กร
- พิจารณาใช้แบบผสม โดยเก็บข้อมูลอ่อนไหวไว้ในระบบที่ติดตั้งเอง
ทางเลือกที่ติดตั้งเองบน Cloud Server ของ THAI DATA CLOUD
ฝั่งอีเมล ระบบอย่าง Mailu หรือ Zimbra ให้อีเมลโดเมนบริษัทที่ควบคุมเองได้ทั้งหมด ซึ่งต้องดูแลเรื่องการส่งถึงกล่องจดหมายและระบบกรองจดหมายขยะเอง แต่ได้ความเป็นเจ้าของข้อมูลเต็มที่
ฝั่งไฟล์และเอกสาร Nextcloud คู่กับ ONLYOFFICE หรือ Collabora ให้ทั้งพื้นที่แชร์ไฟล์ การแก้เอกสารร่วมกัน ปฏิทิน และรายชื่อผู้ติดต่อ ซึ่งครอบคลุมงานที่ทีมใช้ทุกวัน
ส่วนการประชุม Jitsi Meet ติดตั้งเองได้และไม่จำกัดเวลา ทั้งสามส่วนรวมกันให้ชุดเครื่องมือที่ใกล้เคียงกัน โดยข้อมูลอยู่ใน Data Center ในไทยและไม่มีค่าบริการรายผู้ใช้
ใช้ Google Workspace ทำอะไรได้บ้าง
- องค์กรที่ต้องการอีเมลโดเมนบริษัทโดยไม่ดูแลเซิร์ฟเวอร์
- ทีมที่ทำงานบนเอกสารร่วมกันเป็นหลัก
- ธุรกิจที่ต้องการเริ่มใช้งานได้เร็วโดยไม่มีทีมเทคนิค
- องค์กรที่มีพนักงานทำงานจากหลายที่
ใช้ Google Workspace ร่วมกับ Cloud Server ของ THAI DATA CLOUD อย่างไร
Data Center ในประเทศไทย มาตรฐาน ISO/IEC 27001 และ ISO 22301 พร้อมทีมวิศวกรคนไทยดูแลตลอด 24 ชั่วโมง
ติดตั้ง Nextcloud, Mailu และ Jitsi บน Cloud Server ในไทยเพื่อให้อีเมลและไฟล์อยู่ในประเทศตาม PDPA
ค่าใช้จ่ายคงที่ตามสเปกเครื่อง ไม่เพิ่มตามจำนวนพนักงาน
บริการ Managed Services ดูแลระบบให้ ทำให้ได้ความสะดวกใกล้เคียงบริการ SaaS
คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับ Google Workspace
ย้ายจาก Google Workspace มาระบบที่ติดตั้งเองยากไหม
ส่วนที่ต้องวางแผนมากที่สุดคืออีเมล เพราะต้องย้ายกล่องจดหมายเดิม เปลี่ยนระเบียน DNS และดูแลชื่อเสียงของผู้ส่งใหม่ ส่วนไฟล์และเอกสารย้ายง่ายกว่า ทีมงานของเราช่วยวางแผนขั้นตอนและทดสอบคู่ขนานก่อนตัดระบบเดิมได้
ระบบที่ติดตั้งเองใช้แทนได้ครบไหม
ครอบคลุมงานหลักได้ทั้งอีเมล ไฟล์ เอกสาร ปฏิทิน และการประชุม สิ่งที่ยังต่างคือความลื่นของการแก้เอกสารร่วมกันและการค้นหาข้ามระบบ ซึ่งบริการเชิงพาณิชย์ยังทำได้ดีกว่า จึงควรทดสอบกับงานจริงก่อนตัดสินใจ
ใช้ทั้งสองระบบคู่กันได้ไหม
ได้และเป็นแนวทางที่หลายองค์กรเลือก โดยใช้บริการภายนอกสำหรับงานทั่วไป และใช้ระบบที่ติดตั้งเองสำหรับข้อมูลที่มีข้อกำหนดว่าต้องอยู่ในประเทศ
ทางเลือกอื่นที่คล้ายกับ Google Workspace
แอปอื่นในหมวด Collaboration และแชททีม
บริการของ THAI DATA CLOUD ที่เกี่ยวข้อง
วางระบบที่ทำงานร่วมกับ Google Workspace บน Cloud Server ในไทย
แจ้งความต้องการสั้น ๆ ทีมวิศวกรจะช่วยประเมินสเปก ติดตั้ง และตั้งค่าความปลอดภัยให้พร้อมใช้งาน ปรึกษาฟรี ไม่มีข้อผูกมัด