เมื่อ Cloud Storage ขององค์กรเต็ม ทางออกมี 3 แบบ คือ เคลียร์ไฟล์ที่ไม่จำเป็น ซื้อพื้นที่เพิ่มจากผู้ให้บริการเดิม หรือย้ายไฟล์บางประเภทไปเก็บในที่เก็บแยก แต่ละแบบเหมาะกับสถานการณ์ต่างกัน และหลายองค์กรต้องใช้มากกว่าหนึ่งแบบร่วมกัน
บทความนี้เขียนให้ทั้งเจ้าของธุรกิจที่ต้องตัดสินใจเรื่องงบประมาณ และทีมไอทีที่ต้องลงมือจัดการ โดยแยกรายละเอียดทางเทคนิคไว้ในส่วน "สำหรับทีมไอที"
ทำไม Cloud Storage ขององค์กรถึงเต็มเร็วกว่าที่คิด
องค์กรส่วนใหญ่เริ่มใช้ Google Workspace หรือ Microsoft 365 เพราะอีเมลและเอกสารออนไลน์ พื้นที่ Cloud Storage ที่ได้มาพร้อมแพ็กเกจดูเหมือนเหลือเฟือในปีแรก แต่มักเต็มภายในไม่กี่ปีด้วยสาเหตุเหล่านี้
- ไฟล์วิดีโอและภาพความละเอียดสูง งานการตลาด คลิปสินค้า และวิดีโอบันทึกการประชุมใช้พื้นที่มากกว่าเอกสารหลายเท่า
- อีเมลและไฟล์แนบ ในหลายแพ็กเกจ อีเมลใช้พื้นที่ก้อนเดียวกับไฟล์ใน Drive [ตรวจสอบ: เงื่อนไขพื้นที่รวมของแพ็กเกจปัจจุบัน]
- ไฟล์ของพนักงานที่ลาออก บัญชีที่ไม่มีใครใช้แล้วยังเก็บไฟล์ไว้ และบางครั้งยังเสียค่าไลเซนส์ต่อ
- ไฟล์ซ้ำ ไฟล์เดียวกันถูกดาวน์โหลดแล้วอัปโหลดใหม่หลายรอบ หรือถูกบันทึกเป็น "final", "final2", "final-แก้ล่าสุด"
- ใช้เป็นที่เก็บถาวร เอกสารบัญชีย้อนหลังหลายปีที่เปิดดูแทบไม่เคย แต่ต้องเก็บไว้ตามกฎหมาย
ขั้นตอนที่ 1: ตรวจว่าอะไรใช้พื้นที่ Cloud Storage มากที่สุด
อย่าเพิ่งตัดสินใจซื้อพื้นที่เพิ่มก่อนรู้ว่าพื้นที่ถูกใช้ไปกับอะไร หลายองค์กรพบว่าผู้ใช้ไม่กี่คน หรือโฟลเดอร์ไม่กี่โฟลเดอร์ ใช้พื้นที่เกินครึ่งของทั้งหมด
สำหรับทีมไอที
- Google Workspace: ดูรายงานการใช้พื้นที่รายผู้ใช้ได้ใน Admin console ส่วน Reports [ตรวจสอบ: ชื่อเมนูล่าสุดใน Admin console]
- Microsoft 365: ดูรายงานการใช้งาน OneDrive และ SharePoint ได้ใน Microsoft 365 admin center ส่วน Reports > Usage
- ส่งออกรายงานเป็นไฟล์ แล้วเรียงลำดับตามขนาด จะเห็นทันทีว่าควรเริ่มจัดการที่ใคร
อ่านรายละเอียดการจัดการพื้นที่จากคู่มือทางการของ Google Workspace Admin Help และ Microsoft Learn
ขั้นตอนที่ 2: จัดการไฟล์ของพนักงานที่ลาออก
บัญชีของพนักงานที่ลาออกเป็นแหล่งพื้นที่ Cloud Storage ที่คืนได้ง่ายที่สุด แต่ต้องทำอย่างระมัดระวัง เพราะไฟล์เหล่านั้นอาจเป็นเอกสารงานที่ยังต้องใช้
- โอนไฟล์ที่ยังใช้ไปยังหัวหน้างานหรือไดรฟ์ของทีม
- ย้ายไฟล์ที่ต้องเก็บตามกฎหมายแต่ไม่ได้ใช้แล้ว ไปเก็บในที่เก็บถาวรแยก
- ลบบัญชีหรือเปลี่ยนเป็นบัญชีแบบเก็บถาวรเพื่อหยุดค่าไลเซนส์
ตั้งเป็นขั้นตอนมาตรฐานของ HR และไอทีทุกครั้งที่มีคนลาออก จะช่วยไม่ให้ปัญหาพอกพูน
ขั้นตอนที่ 3: เลือกระหว่างซื้อพื้นที่เพิ่ม หรือแยก Cloud Storage
หลังเคลียร์แล้วถ้ายังไม่พอ ให้เทียบทางเลือกจากลักษณะไฟล์ขององค์กร ไม่ใช่จากราคาต่อ GB อย่างเดียว
| ทางเลือก | ข้อดี | ข้อควรระวัง | เหมาะกับ |
|---|---|---|---|
| ซื้อพื้นที่เพิ่มจากผู้ให้บริการเดิม | ไม่ต้องเปลี่ยนวิธีทำงาน | ค่าใช้จ่ายมักผูกกับจำนวนผู้ใช้หรือแพ็กเกจ | องค์กรที่ไฟล์เป็นเอกสารทำงานร่วมกันเป็นหลัก |
| อัปเกรดแพ็กเกจทั้งองค์กร | ได้ฟีเจอร์อื่นเพิ่ม | ต้องอัปเกรดทุกคน แม้บางคนใช้พื้นที่น้อย | องค์กรที่ต้องการฟีเจอร์ของแพ็กเกจสูงอยู่แล้ว |
| แยก Cloud Storage สำหรับไฟล์ใหญ่และไฟล์ถาวร | คิดค่าใช้จ่ายตามพื้นที่ที่ใช้ ไม่ต้องเพิ่มไลเซนส์ | พนักงานต้องรู้ว่าไฟล์ประเภทไหนเก็บที่ไหน | องค์กรที่มีไฟล์วิดีโอ งานออกแบบ หรือเอกสารย้อนหลังจำนวนมาก |
ราคาและเงื่อนไขพื้นที่ของแต่ละแพ็กเกจเปลี่ยนแปลงบ่อย ควรเช็กจากหน้าราคาของ Google Workspace และ Microsoft 365 ณ วันที่ตัดสินใจ