File Sharing สำหรับองค์กร คือการส่งไฟล์ให้ลูกค้าหรือคู่ค้าผ่านลิงก์จากระบบเก็บไฟล์ของบริษัท แทนการแนบไฟล์ในอีเมลหรือส่งผ่านแอปส่วนตัว ส่งไฟล์ใหญ่ได้ไม่ติดข้อจำกัดขนาด และบริษัทยังควบคุมได้ว่าใครเปิดได้ เปิดได้ถึงวันไหน และยกเลิกลิงก์ได้ทุกเมื่อ
ทำไมไม่ควรส่งไฟล์สำคัญด้วยการแนบอีเมลอย่างเดียว
การแนบไฟล์ในอีเมลสะดวก แต่มีปัญหาเมื่อไฟล์ใหญ่หรือมีข้อมูลสำคัญ
- ติดขนาด ระบบอีเมลส่วนใหญ่จำกัดขนาดไฟล์แนบไว้ไม่กี่สิบ MB เช่น Gmail จำกัดที่ 25 MB ไฟล์งานออกแบบ วิดีโอ หรือเอกสารสแกนจำนวนมากจึงส่งไม่ได้
- ถอนคืนไม่ได้ ถ้าส่งผิดคน ไฟล์จะอยู่ในกล่องจดหมายของผู้รับตลอดไป
- ไม่รู้ว่าใครเปิด ผู้รับส่งต่อไฟล์ให้คนอื่นได้ โดยบริษัทไม่รู้เลย
- ไฟล์ซ้ำหลายเวอร์ชัน แก้ไฟล์แล้วส่งใหม่หลายรอบ ผู้รับสับสนว่าฉบับไหนล่าสุด
ความเสี่ยงของการใช้บริการส่งไฟล์ส่วนตัว
เมื่อไฟล์ใหญ่เกินอีเมล พนักงานมักหันไปใช้บริการฟรีหรือบัญชีส่วนตัว เช่น แชร์จาก Drive ส่วนตัว หรือส่งผ่านแอปแชต ซึ่งทำให้ข้อมูลบริษัทออกไปอยู่นอกการดูแลของบริษัท
ถ้าพนักงานลาออก ลิงก์และไฟล์ยังอยู่ในบัญชีส่วนตัวของเขา ถ้าไฟล์มีข้อมูลส่วนบุคคลของลูกค้า บริษัทอาจมีปัญหาเรื่องหน้าที่ดูแลความปลอดภัยตามกฎหมาย PDPA ซึ่งสำนักงานคณะกรรมการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (สคส.) เป็นผู้กำกับดูแล
ระบบ File Sharing ที่ดีควรมีอะไรบ้าง
| ฟีเจอร์ | ช่วยอะไร |
|---|---|
| ตั้งรหัสผ่านให้ลิงก์ | ถ้าลิงก์หลุด คนที่ไม่มีรหัสก็เปิดไม่ได้ |
| ตั้งวันหมดอายุ | ลิงก์ใช้ไม่ได้หลังส่งงานเสร็จ ไม่ค้างอยู่ตลอดไป |
| สิทธิ์ดูอย่างเดียว | ผู้รับดูไฟล์ได้แต่แก้ไขไม่ได้ |
| ยกเลิกลิงก์ได้ทันที | ส่งผิดคนก็ปิดลิงก์ได้ภายในไม่กี่วินาที |
| บันทึกประวัติการเปิดไฟล์ | รู้ว่าใครเปิดหรือดาวน์โหลดเมื่อไร |
| ลิงก์ให้ลูกค้าอัปโหลด | ลูกค้าส่งไฟล์กลับมาได้ โดยไม่ต้องมีบัญชี |
| เก็บข้อมูลในประเทศไทย | วางแผนเรื่อง PDPA ได้ง่ายกว่า |
[ตรวจสอบ: ฟีเจอร์ในตารางที่ Cloud Drive ของ Thai Data Cloud รองรับ และขนาดไฟล์สูงสุดที่แชร์ได้]