คำตอบสั้น ๆ: ใช้ Budget Management ใน Expenses and Costs ของ Alibaba Cloud ตั้งงบรายเดือน แจ้งเตือนเมื่อค่าใช้จ่ายจริงหรือคาดการณ์ถึงเกณฑ์ พร้อม Low Balance Alert
คู่มือนี้อธิบาย Budget Management ทีละขั้นตอน พร้อมคำสั่งที่ใช้ได้จริงและปัญหาที่พบบ่อย
Budget Management คือเครื่องมือในคอนโซล Expenses and Costs ของ Alibaba Cloud ที่ให้คุณตั้งงบประมาณรายเดือน รายไตรมาส หรือรายปี แล้วส่งแจ้งเตือนเมื่อค่าใช้จ่ายจริงหรือค่าใช้จ่ายที่คาดการณ์ถึงเกณฑ์ที่กำหนด ช่วยให้รู้ตัวตั้งแต่กลางเดือนว่ามีเครื่องที่ลืมปิดหรือทราฟฟิกพุ่งผิดปกติ แทนที่จะรู้ตอนบิลมาแล้ว
คู่มือนี้เหมาะกับเจ้าของบัญชี ฝ่ายบัญชี และผู้ดูแลระบบที่รับผิดชอบค่าใช้จ่ายคลาวด์ เมื่อทำครบ คุณจะมีงบรายเดือนของทั้งบัญชีและของบริการหลัก มีแจ้งเตือนหลายระดับส่งถึงคนที่ถูกต้อง มี Low Balance Alert สำหรับยอดเงินคงเหลือ และมีขั้นตอนตรวจหาสาเหตุเมื่อได้รับแจ้งเตือน
สิ่งที่ต้องเตรียม (Budget Management)
- สิทธิ์บัญชีหลัก หรือ RAM User ที่มีนโยบายจัดการค่าใช้จ่าย เช่น
AliyunBSSFullAccess(ผู้ที่ดูอย่างเดียวใช้AliyunBSSReadOnlyAccess) - บัญชีที่มีประวัติการใช้งานแล้ว เพราะ Budget Management ต้องใช้ข้อมูลค่าใช้จ่ายเดิมในการคำนวณ
- อีเมลของผู้รับแจ้งเตือนที่ยืนยันแล้ว เช่น ฝ่ายบัญชีและหัวหน้าทีมระบบ
- ตัวเลขค่าใช้จ่ายที่คาดไว้ต่อเดือนของแต่ละบริการ เช่น ECS, OSS และทราฟฟิก
ชื่อเมนูในคู่มือนี้อ้างอิงคอนโซล Expenses and Costs เวอร์ชันปัจจุบัน ซึ่งเดิมชื่อ Billing Management ถ้าบัญชีของคุณเปิดผ่าน THAI DATA CLOUD เมนูด้านการชำระเงินบางส่วนอาจต่างจากบัญชีที่สมัครตรง หากไม่พบเมนูใดให้สอบถามทีมงาน
ขั้นตอนที่ 1: ตั้งผู้รับแจ้งเตือนใน Message Center
แจ้งเตือนทุกประเภทส่งตามรายชื่อใน Message Center ไม่ใช่อีเมลของคนที่สร้างงบ เปิด Message Center จากไอคอนกระดิ่งหรือเมนูโปรไฟล์ เข้าหน้า Common Settings แล้วหาหมวดข้อความด้านการเงินของบัญชี (account expense หรือ financial information) แก้ผู้รับให้เป็นอีเมลกลางของฝ่ายบัญชีและผู้ดูแลระบบ
ผู้รับต้องยืนยันอีเมลก่อนจึงจะได้รับข้อความ ให้ใช้อีเมลกลาง เช่น [email protected] แทนอีเมลส่วนตัวของพนักงาน เพื่อไม่ให้แจ้งเตือนหายไปเมื่อมีคนลาออก
ขั้นตอนที่ 2: เปิดใช้ Budget Management
เข้าคอนโซล Expenses and Costs ที่เมนูซ้ายเลือก Budget Management (คอนโซลเวอร์ชันเก่าอยู่ที่ Cost Management > Budget Management) ถ้ายังไม่เคยใช้ จะพบปุ่ม Activate for Free ให้คลิกเปิดใช้งาน ข้อมูลอาจใช้เวลาถึง 24 ชั่วโมงกว่าจะแสดง
ระหว่างรอ ให้เปิดเมนู Cost Analysis ดูค่าใช้จ่ายย้อนหลัง 3 เดือนแยกตามบริการ เพื่อหาค่าเฉลี่ยต่อเดือน ตัวเลขงบที่ดีคือค่าเฉลี่ยบวกส่วนเผื่อการเติบโตที่ทีมยอมรับได้ ไม่ใช่ตัวเลขที่สูงจนแจ้งเตือนไม่เคยดัง
ขั้นตอนที่ 3: สร้าง Cost Budget รายเดือนของทั้งบัญชี
ในหน้า Budget Management คลิก Create Budget เลือกประเภท Cost budget แล้วกรอกส่วน Set Budget
- Budget Name: เช่น
account-monthly - Budget Scope: ครั้งแรกให้ครอบคลุมทั้งบัญชี
- Cycle: Monthly และกำหนดวันเริ่มกับวันสิ้นสุด (ตั้งได้ไม่เกิน 24 รอบ)
- Budget Plan Type: Fixed Amount แล้วใส่จำนวนเงินต่อเดือนตามสกุลเงินของบัญชี หรือ Variable value ถ้าแต่ละเดือนไม่เท่ากัน เช่น ช่วงแคมเปญ
ใส่ Remarks ว่าใครเป็นเจ้าของงบนี้ จะได้รู้ว่าต้องติดต่อใครเมื่อมีแจ้งเตือน
ขั้นตอนที่ 4: ตั้งเกณฑ์แจ้งเตือนหลายระดับ
ในส่วน Set Alert เพิ่มกลุ่มแจ้งเตือนได้สูงสุด 5 กลุ่มต่องบ แนะนำ 3 ระดับนี้
- Alert Object เป็นค่าใช้จ่ายจริงของรอบ (actual cost) Threshold Type แบบ Percentage ที่ 50%
- actual cost ที่ 80% สำหรับเตือนให้เริ่มตรวจหาสาเหตุ
- ค่าใช้จ่ายที่คาดการณ์ของรอบ (forecasted cost) ที่ 100% ซึ่งมักดังก่อนเงินหมดจริงหลายวัน
ที่ Message Settings ตรวจว่าผู้รับตรงกับขั้นตอนที่ 1 แล้วไปหน้าสรุปและคลิก Submit แจ้งเตือนส่งทางอีเมลและข้อความในระบบ สิ่งสำคัญคือ Budget Management ไม่หยุดหรือจำกัดการใช้ทรัพยากร คนที่ได้รับแจ้งเตือนต้องลงมือเอง
