การจัดการ Classes of Service

Class of Service (COS) คือ การจัดกลุ่มฟังก์ชันการใช้งานสำหรับผู้ใช้งานแต่ละระดับ โดยสามารถกำหนดได้ว่าในแต่ละระดับนั้น อนุญาต หรือ ไม่อนุญาต ให้ผู้ใช้สามารถใช้งานฟังก์ชันใดได้บ้าง รวมถึงใช้ในการควบคุมค่าต่าง ๆ เช่น mailbox quotas, message lifetime, password restrictions, attachment blocking การเลือกใช้งาน COS สามารถกำหนดได้ในขั้นตอนของการเพิ่มผู้ใช้งานใหม่

• New – สร้าง COS
• Delete – ลบ COS
• Edit – แก้ไข COS
• Duplicate – ทำซ้ำ COS

Feature ต่าง ๆ ที่น่าสนใจในการใช้งาน

• Tagging – ผู้ใช้สามารถสร้าง Tags และเพิ่มอีเมลเข้าไปใน Tags ได้
• Sharing – ผู้ใช้สามารถแบ่งปัน email Inbox, address books, calendars, tasks, and briefcase folders ของตัวเองให้กับผู้ใช้ท่านอื่นในองค์กร นอกองค์กร หรือให้เป็นสาธารณะได้
• Manage Zimlets – ผู้ใช้สามารถกำหนดเปิด/ปิด ส่วนเสิรม Zimlets สำหรับบัญชีตัวเองได้
• Global Address List access – ผู้ใช้สามารถเข้าถึง รายชื่อบัญชีอีเมลทั้งหมดในองค์กร
• Autocomplete from GAL – เมื่อผู้ใช้พิมพ์ชื่ออีเมลแอดเดรสของผู้ใช้งานอื่น ระบบจะแสดงผลชื่ออีเมลให้โดยอัติโนมัติ
• Import/Export – ผู้ใช้สามารถ นำเข้า และ ส่งออก รายชื่ออีเมล, ปฏิทิน และ โฟลเดอร์อื่น ๆ ได้
• Dumpster folder – ผู้ใช้สามารถกู้คืนข้อมูลที่ถูกลบออกจากถังขยะแล้วได้ภายใน 30 วัน
• Can purge dumpster folder – ผู้ใช้สามารถลบข้อมูลที่อยู่ในโฟลเดอร์ข้อมูลกู้คืนได้

Mail Features

• • Message priority – หากเป็นใช้พังก์ชันนี้ ผู้ใช้สามารถกำหนดความสำคัญของอีเมลที่ส่งออกได้ โดยมีระดับ Normal, Low, High เช่น กรณีเลือกลำดับความสำคัญเป็น High ผู้รับจะได้รับ Alert แจ้งเตือนอีเมล
  • Flagging – ผู้ใช้สามารถ flag อีเมลได้ เพื่อระบุว่าอีเมลนั้น ๆ สำคัญ
  • IMAP access – อนุญาตให้ผู้ใช้สามารถใช้งาน protocol IMAP ได้ในโปรแกรม Mail Client อื่น ๆ เช่น Thunderbird หรือ Outlook
  • POP3 access – อนุญาตให้ผู้ใช้สามารถใช้งาน protocol POP ได้ในโปรแกรม Mail Client อื่น ๆ เช่น Thunderbird หรือ Outlook
  • External IMAP access – อนุญาตให้ผู้ใช้สามารถเพิ่ม IMAP E-mail Account ของผู้ให้บริการอื่นบน Zimbra Web Client ได้ อีเมลและไฟลแนบต่าง ๆ จะถูกจัดเก็บลงบน Zimbra server
  • External POP access – อนุญาตให้ผู้ใช้สามารถเพิ่ม POP E-mail Account ของผู้ให้บริการอื่นบน Zimbra Web Client ได้ อีเมลและไฟลแนบต่าง ๆ จะถูกจัดเก็บลงบน Zimbra server
  • Allow the user to specify a forwarding address – อนุญาตให้ผู้ใช้สามารถส่งต่ออีเมลไปยัง E-mail Account อื่นได้
  • Mail send later – อนุญาตให้ผู้ใช้สามารถกำหนดเวลาส่งอีเมลล่วงหน้าได้ หากยังไม่ถึงเวลาอีเมลจะถูกเก็บไว้ใน จดหมายร่าง

• Conversations – เปิดใช้งานฟังก์ชันในการรวมกลุ่มอีเมล โดยอ้างอิงจากหัวข้ออีเมล
• Mail Filters – ผู้ใช้สามารถกำหนดเงื่อนไขการกรองอีเมลสำหรับอีเมลขาเข้าได้ด้วยตัวเอง
• Out of office reply – ผู้ใช้สามารถกำหนดอีเมลตอบรับอัติโนมัติได้ด้วยตัวเอง เช่น อีเมลวันหยุด อีเมลการลางาน โดยอีเมลนี้จะตอบกลับอัติโนมัติถึงผู้ที่ส่งอีเมลติดต่อเข้ามายังอีเมลผู้ใช้
• New mail notification – หากเปิดใช้งานฟังก์ชันนี้ ผู้ใช้สำหรับกำหนดอีเมลที่จะรับอีเมลแจ้งเตือน เมื่อมีอีเมลเข้ามายังบัญชีผู้ใช้ใน Zimbra
• Persona – อนุญาตให้ผู้ใช้สามารถมีหลายตัวตน หลายชื่อเรียก และสามารถนำค่าเหล่านั้นไปตั้งค่าเพื่อใช้งานในโปรแกรม Mai Client อื่นๆ
• Enable read receipts – หากเปิดใช้งานฟังก์ชันนี้ ผู้ใช้สามารถกำหนดได้ว่าอีเมลนี้ต้องการการตอบรับว่าถูกอ่านแล้วหรือไม่ และผู้รับอีเมลก็สามารถตั้งค่าการตอบรับได้ เช่น ไม่ส่งการตอบรับ, ส่งการตอบรับทุกครั้ง หรือ ถามทุกครั้ง

ทำความเข้าใจ Classes of Service ก่อนเริ่ม

Classes of Service คือชุดสิทธิ์และโควตาที่กำหนดไว้ล่วงหน้าแล้วผูกกับบัญชีผู้ใช้ แทนการตั้งค่าทีละคน ความสำคัญของ Classes of Service จะเห็นชัดเมื่อองค์กรโตขึ้น เพราะการเปลี่ยนนโยบายอย่างเพิ่มพื้นที่ให้ทั้งฝ่ายขาย กลายเป็นการแก้ที่ Classes of Service ชุดเดียวแทนการไล่แก้ทีละร้อยบัญชี การวางกลุ่ม Classes of Service ให้ตรงกับโครงสร้างองค์กรตั้งแต่ต้นจึงเป็นงานที่คุ้มค่าที่สุดงานหนึ่งของผู้ดูแลระบบอีเมล

สิ่งที่ต้องเตรียมก่อนใช้งาน Classes of Service

• สิทธิ์ผู้ดูแลระบบของหน้าจัดการระบบอีเมล
• โครงสร้างองค์กรและความต้องการของแต่ละกลุ่ม เช่น ฝ่ายที่ต้องเก็บอีเมลย้อนหลังนาน กับฝ่ายที่ใช้งานทั่วไป
• พื้นที่รวมของแพ็กเกจ เพื่อคำนวณว่าโควตาที่กำหนดในแต่ละกลุ่มรวมกันแล้วไม่เกิน