THAI DATA CLOUD
Manual Microsoft 365

Sweep: ล้างอีเมลจากผู้ส่งเดิมอัตโนมัติใน Outlook

Sweep ใน new Outlook และ Outlook on the web ล้างอีเมลจากผู้ส่งเดิมในคลิกเดียว ย้ายทั้งหมด เก็บฉบับล่าสุด หรือย้ายฉบับเก่ากว่า 10 วัน โดย rule ทำงานวันละครั้ง

โดย ทีมงาน THAI DATA CLOUD อ่าน 13 นาที

แชร์FacebookXLINELinkedIn
Sweep — Sweep: ล้างอีเมลจากผู้ส่งเดิมอัตโนมัติใน Outlook
Sweep: ล้างอีเมลจากผู้ส่งเดิมอัตโนมัติใน Outlook

คำตอบสั้น ๆ: Sweep ใน new Outlook และ Outlook on the web ล้างอีเมลจากผู้ส่งเดิมในคลิกเดียว ย้ายทั้งหมด เก็บฉบับล่าสุด หรือย้ายฉบับเก่ากว่า 10 วัน โดย rule ทำงานวันละครั้ง

คู่มือนี้อธิบาย Sweep ทีละขั้นตอน พร้อมคำสั่งที่ใช้ได้จริงและปัญหาที่พบบ่อย

Sweep คือปุ่มใน new Outlook for Windows และ Outlook on the web ที่ล้างอีเมลจากผู้ส่งรายเดียวออกจาก Inbox ในคลิกเดียว เลือกได้ว่าจะย้ายทุกฉบับทิ้ง ย้ายฉบับที่จะเข้ามาในอนาคตด้วย เก็บไว้เฉพาะฉบับล่าสุด หรือย้ายฉบับที่เก่ากว่า 10 วัน เหมาะกับอีเมลแจ้งเตือนอัตโนมัติ จดหมายข่าว และรายงานรายวันที่ท่วม Inbox ปัญหาที่ผู้ใช้มักเจอคือหาปุ่ม Sweep ไม่เจอ ซึ่งเกือบทุกครั้งเป็นเพราะใช้ classic Outlook หรือบัญชี IMAP ที่ไม่มีฟีเจอร์นี้ ส่วนอีกปัญหาคือกดแล้วอีเมลยังไม่หาย เพราะ rule บางแบบไม่ได้ทำงานทันที แต่ทำงานวันละครั้ง

คู่มือนี้เขียนสำหรับผู้ใช้ Microsoft 365 และ Outlook.com ที่อยากเคลียร์ Inbox ให้เหลือแต่อีเมลที่ต้องอ่าน และผู้ดูแลที่ต้องช่วยตรวจหรือลบ Sweep rule ให้ผู้ใช้ เมื่อทำครบ คุณจะเลือกตัวเลือกได้ถูกกับอีเมลแต่ละแบบ ตรวจและลบ rule ที่สร้างไว้ได้ และกู้อีเมลที่ถูกย้ายผิดกลับมาได้

สิ่งที่ต้องเตรียม

  • new Outlook for Windows หรือ Outlook on the web (outlook.office.com สำหรับบัญชีงาน หรือ outlook.com สำหรับบัญชีส่วนตัว) Microsoft ระบุว่าไม่มี Sweep ใน classic Outlook ถ้าเห็นแท็บ File ซ้ายบนแปลว่าใช้ classic Outlook อยู่
  • บัญชี Microsoft 365, Outlook.com, Hotmail หรือ Live.com Sweep ไม่ทำงานกับ Gmail, Yahoo และบัญชี IMAP อื่น รวมถึงอีเมลบริษัทแบบ IMAP/POP
  • อีเมลตัวอย่างจากผู้ส่งที่จะเคลียร์อย่างน้อยหนึ่งฉบับใน Inbox หรือโฟลเดอร์ย่อย เพราะทุกอย่างเริ่มจากอีเมลที่เลือก
  • สำหรับผู้ดูแล: สิทธิ์ใช้ Exchange Online PowerShell ถ้าต้องตรวจหรือลบ Sweep rule ให้ผู้ใช้
ตารางเทียบตัวเลือก Sweep ทั้งสี่แบบใน Outlook ว่าย้ายครั้งเดียว สร้าง Inbox rule หรือสร้าง Sweep rule และทำงานทันทีหรือวันละครั้ง
ตัวเลือกที่สร้าง Sweep rule ทำงานวันละครั้ง อีเมลเก่าจึงอาจยังไม่หายทันที

ตัวเลือกของ Sweep ทำงานต่างกันอย่างไร

หน้าต่าง Sweep มีตัวเลือกหลักสี่แบบ ชื่อที่แสดงอาจต่างเล็กน้อยตามเวอร์ชันและชื่อโฟลเดอร์ แต่หลักการเหมือนกัน สิ่งที่ต้องเข้าใจคือแต่ละแบบสร้างของคนละชนิด

  • Move all messages from the Inbox folder: ย้ายอีเมลจากผู้ส่งนี้ที่มีอยู่ตอนนี้ครั้งเดียว ไม่สร้าง rule อีเมลฉบับใหม่ยังเข้า Inbox ตามปกติ
  • Move all messages from the Inbox folder and any future messages: ย้ายของเดิมทันที และสร้าง Inbox rule ที่ย้ายฉบับใหม่ทุกครั้งที่เข้ามา rule นี้ทำงานทันทีที่อีเมลถึงกล่อง
  • Always keep the latest message and move the rest: เก็บไว้แค่ฉบับล่าสุด ที่เหลือย้ายออก เหมาะกับอีเมลสถานะที่ส่งมาซ้ำทุกวัน เช่น รายงานยอดขายรายวัน ตัวเลือกนี้สร้าง Sweep rule
  • Always move messages older than 10 days: อีเมลจากผู้ส่งนี้อยู่ได้ 10 วันแล้วถูกย้ายออก เหมาะกับโปรโมชันที่หมดอายุเร็ว ตัวเลือกนี้สร้าง Sweep rule เช่นกัน

Microsoft ระบุว่า Sweep rule ทำงานวันละครั้ง ส่วน Inbox rule ทำงานทันทีที่อีเมลเข้ากล่อง นี่คือเหตุผลที่ผู้ใช้เลือก keep the latest แล้วเห็นอีเมลเก่ายังอยู่ ให้รอรอบถัดไปก่อนสรุปว่าไม่ทำงาน ปลายทางเริ่มต้นคือ Deleted Items เปลี่ยนเป็น Archive หรือโฟลเดอร์อื่นได้ในช่อง Move to

ขั้นตอนที่ 1: เลือกอีเมลแล้วเปิดหน้าต่าง Sweep

  1. ใน new Outlook หรือ Outlook on the web คลิกเลือกอีเมลจากผู้ส่งที่ต้องการเคลียร์หนึ่งฉบับ
  2. บนแท็บ Home เลือก Sweep ถ้าไม่เห็นบน Ribbon ให้คลิกขวาที่อีเมลหรือกดปุ่ม ... (More options) แล้วหาคำว่า Sweep
  3. หน้าต่างที่เปิดขึ้นจะแสดงชื่อผู้ส่งและจำนวนอีเมลที่ตรงเงื่อนไข ตรวจชื่อและอีเมลผู้ส่งก่อนเลือกตัวเลือก

ถ้าปุ่ม Sweep เป็นสีจางหรือไม่มีเลย ให้ดูว่าอีเมลที่เลือกอยู่ในโฟลเดอร์ไหน Microsoft ไม่เปิดให้ใช้ Sweep จากโฟลเดอร์ Junk Email, Drafts, Sent Items และ Deleted Items และผู้ดูแลหลายรายพบว่าสร้าง rule จากอีเมลในผลการค้นหาไม่ได้ ให้เปิดอีเมลจากโฟลเดอร์ Inbox หรือโฟลเดอร์ย่อยโดยตรง

ขั้นตอนที่ 2: เลือกตัวเลือก Sweep และปลายทาง

  1. เลือกหนึ่งในตัวเลือกด้านบนให้ตรงกับประเภทอีเมล
  2. ในช่อง Move to เลือกโฟลเดอร์ปลายทาง ถ้ายังไม่แน่ใจว่าอยากลบจริง ให้เลือก Archive หรือสร้างโฟลเดอร์ชื่อ Sweep-ตรวจก่อนลบ แทน Deleted Items
  3. กด OK Outlook จะย้ายอีเมลที่มีอยู่ทันทีสำหรับตัวเลือกที่ทำได้ และอาจเสนอ View rules ให้ดู rule ที่เพิ่งสร้าง

วิธีตรวจว่าได้ผล: Inbox ต้องไม่มีอีเมลจากผู้ส่งนั้นแล้ว (หรือเหลือฉบับล่าสุดฉบับเดียว) และโฟลเดอร์ปลายทางมีอีเมลเพิ่มขึ้นตามจำนวนที่หน้าต่างแสดง ถ้าเลือก keep the latest หรือ older than 10 days แล้วยังเห็นอีเมลเก่า ให้รอหนึ่งวัน เพราะ Sweep rule ทำงานวันละครั้ง

หน้าจอจำลองหน้าต่าง Sweep ใน Outlook on the web ที่ให้เลือกย้ายอีเมลจากผู้ส่งเดิม เก็บฉบับล่าสุด หรือย้ายฉบับเก่ากว่า 10 วัน
ตรวจชื่อผู้ส่งและช่อง Move to ทุกครั้งก่อนกด OK (ภาพจำลอง)

ขั้นตอนที่ 3: ตรวจ rule ที่ Sweep สร้างไว้

ใช้ไปนาน ๆ rule จะสะสมไว้มาก วันหนึ่งผู้ใช้จะถามว่าทำไมอีเมลจากลูกค้ารายหนึ่งหายไปเอง ให้ตรวจสองที่

  • Inbox rule จากตัวเลือก and any future messages: ดูที่ Settings > Mail > Rules แก้หรือลบได้เหมือน rule ทั่วไป ถ้าต้องการสร้าง rule ที่มีเงื่อนไขละเอียดกว่าผู้ส่ง ดูคู่มือสร้าง Rules คัดแยกอีเมล
  • Sweep rule จากตัวเลือก keep the latest และ older than 10 days: ใน Outlook on the web มักอยู่ที่ Settings > Mail > Sweep ถ้าเวอร์ชันของคุณไม่มีเมนูนี้ ให้ใช้ปุ่ม View rules หลัง Sweep หรือให้ผู้ดูแลตรวจด้วย PowerShell ในขั้นตอนที่ 4

วิธีตรวจว่าได้ผล: รายชื่อ rule ต้องตรงกับผู้ส่งที่คุณตั้งใจเคลียร์เท่านั้น ถ้าเห็น rule ของผู้ส่งที่ยังต้องติดต่ออยู่ ให้ลบ rule นั้นทันที แล้วไปกู้อีเมลกลับตามขั้นตอนที่ 5

ขั้นตอนที่ 4: ตรวจและลบ Sweep rule ด้วย PowerShell (สำหรับผู้ดูแล)

เมื่อผู้ใช้แจ้งว่าอีเมลหายเองเป็นระยะ ผู้ดูแลตรวจ Sweep rule ในกล่องจดหมายนั้นได้โดยไม่ต้องขอรหัสผ่าน เชื่อมต่อ Exchange Online PowerShell แล้วรันคำสั่งเหล่านี้

Connect-ExchangeOnline

Get-SweepRule -Mailbox [email protected] | Format-List

Disable-SweepRule -Mailbox [email protected] -Identity "ชื่อ rule ที่ได้จากคำสั่งก่อนหน้า"

Remove-SweepRule -Mailbox [email protected] -Identity "ชื่อ rule ที่ได้จากคำสั่งก่อนหน้า"

เริ่มจาก Disable-SweepRule ก่อน ถ้าแน่ใจแล้วจึง Remove-SweepRule ซึ่ง PowerShell จะถามยืนยันก่อนลบ ผู้ดูแลยังสร้าง Sweep rule ให้ผู้ใช้ได้ด้วย New-SweepRule เช่น -KeepLatest 1 สำหรับเก็บฉบับล่าสุด หรือ -KeepForDays 10 สำหรับย้ายฉบับที่เก่ากว่า 10 วัน ค่า Provider ของ rule ที่สร้างจาก Outlook on the web คือ Exchange16 ดูพารามิเตอร์ทั้งหมดใน New-SweepRule (Microsoft Learn)

เช็กลิสต์ก่อนใช้ Sweep ใน Outlook ตรวจชนิดบัญชี โฟลเดอร์ที่เลือก ชื่อผู้ส่ง ปลายทาง Move to และอีเมลหลอกลวงที่ควรรายงานแทน
ถ้าเป็นอีเมลหลอกลวง ให้รายงานหรือบล็อกแทน Sweep เพื่อให้ระบบกรองเรียนรู้

ขั้นตอนที่ 5: กู้อีเมลที่ Sweep ย้ายผิด

  1. เปิดโฟลเดอร์ปลายทางที่เลือกไว้ ปกติคือ Deleted Items
  2. ค้นด้วยชื่อหรืออีเมลผู้ส่ง เลือกอีเมลที่ต้องการ คลิกขวาแล้วเลือก Move ไปที่ Inbox หรือโฟลเดอร์ที่ต้องการ
  3. ถ้า Deleted Items ถูกล้างไปแล้ว ให้คลิกขวาที่ Deleted Items แล้วเลือก Recover items deleted from this folder (ชื่อเมนูอาจต่างเล็กน้อยตามเวอร์ชัน) อีเมลที่ถูกลบจาก Deleted Items ยังกู้ได้ภายในระยะเวลาที่องค์กรตั้งไว้ ดูวิธีละเอียดในคู่มือกู้อีเมลที่ลบถาวร
  4. ลบหรือแก้ rule ที่ทำให้ย้ายผิดตามขั้นตอนที่ 3 ด้วย ไม่อย่างนั้นรอบถัดไปจะถูกย้ายอีก

วิธีตรวจว่าได้ผล: อีเมลที่กู้กลับมาอยู่ใน Inbox และวันถัดไปยังอยู่ที่เดิม แปลว่าไม่มี rule ค้างแล้ว

ขั้นตอนที่ 6: ใช้ Sweep คู่กับ Block และ Unsubscribe ให้ถูกงาน

Sweep ไม่ได้บล็อกผู้ส่ง ผู้ส่งยังส่งอีเมลมาได้ เพียงแต่อีเมลถูกย้ายออกจาก Inbox ให้เลือกเครื่องมือตามชนิดอีเมล

  • จดหมายข่าวที่เคยสมัครเอง: กด Unsubscribe ก่อน ถ้าผู้ส่งยังส่งมาต่อจึงค่อยเคลียร์ด้วยวิธีนี้ ดูคู่มือเลิกรับอีเมลโฆษณาอย่างปลอดภัย
  • อีเมลแจ้งเตือนจากระบบที่ต้องเก็บไว้บ้าง: ใช้ keep the latest หรือ older than 10 days แทนการลบทุกฉบับ
  • สแปมหรืออีเมลหลอกลวง: อย่าใช้ Sweep ให้ใช้ Report หรือ Block เพื่อให้ระบบกรองเรียนรู้ ดูการตั้ง Blocked Senders ในคู่มือ Junk Email

ข้อจำกัดที่ควรรู้: Sweep จับคู่ด้วยอีเมลผู้ส่งที่แน่นอน ถ้าบริษัทผู้ส่งเปลี่ยนที่อยู่ผู้ส่งบ่อย เช่น news@ กับ promo@ ต้องทำแยกทีละที่อยู่ หรือสร้าง Inbox rule ตามโดเมนแทน

ทางเลือกแทน Sweep ใน classic Outlook

classic Outlook ไม่มี Sweep แต่ทำผลแบบเดียวกันได้ด้วย Rules: คลิกขวาที่อีเมล > Rules > Create Rule ติ๊กชื่อผู้ส่ง แล้วเลือก Move the item to folder เลือก Deleted Items หรือโฟลเดอร์อื่น จากนั้นติ๊ก Run this rule now on messages already in the current folder เพื่อเคลียร์ของเดิมด้วย สำหรับบัญชี Microsoft 365 rule นี้เป็นตัวเดียวกับใน Settings > Mail > Rules ของ new Outlook ส่วนแบบเก็บฉบับล่าสุดหรือแบบลบเมื่อเก่ากว่า 10 วัน classic Outlook ไม่มีตัวเลือกตรงตัว ให้สร้างจาก Outlook on the web แล้ว Sweep rule จะทำงานที่เซิร์ฟเวอร์โดยไม่สนว่าเปิดด้วยโปรแกรมไหน

ปัญหาที่พบบ่อยเกี่ยวกับ Sweep

ทำไมใน Outlook ของฉันไม่มีปุ่ม Sweep?

สาเหตุที่พบบ่อยที่สุดคือใช้ classic Outlook ซึ่งไม่มี Sweep หรือบัญชีเป็น Gmail, Yahoo หรือ IMAP ซึ่ง Sweep ไม่รองรับ อีกสาเหตุคืออีเมลที่เลือกอยู่ใน Junk Email, Drafts, Sent Items หรือ Deleted Items หรือเลือกมาจากผลการค้นหา ให้เปิดอีเมลจาก Inbox แล้วลองใหม่

Sweep แล้วอีเมลเก่ายังไม่หาย เพราะอะไร?

ถ้าเลือก Always keep the latest message หรือ Always move messages older than 10 days ระบบจะสร้าง rule ที่ Microsoft ระบุว่าทำงานวันละครั้ง อีเมลจึงยังไม่หายทันที รอรอบถัดไปก่อน ถ้าต้องการเคลียร์ของเดิมเดี๋ยวนั้น ให้ใช้ตัวเลือก Move all messages แทน

Sweep ไปที่ Deleted Items แล้วอีเมลจะหายถาวรเมื่อไร?

อีเมลอยู่ใน Deleted Items จนกว่าผู้ใช้จะล้างโฟลเดอร์ หรือจนกว่านโยบายเก็บข้อมูลขององค์กรจะลบ หลังจากนั้นยังกู้ได้อีกช่วงหนึ่งจาก Recover deleted items ระยะเวลาขึ้นกับการตั้งค่าขององค์กร ให้ผู้ดูแลตรวจ retention policy ของกล่องจดหมาย

Sweep กับ Rules ต่างกันอย่างไร ควรใช้อะไร?

Sweep เป็นทางลัดที่ตั้งจากอีเมลฉบับเดียวและดูแค่ผู้ส่ง ส่วน Rules ตั้งเงื่อนไขได้ละเอียดกว่ามาก เช่น คำในหัวเรื่อง ผู้รับ หรือขนาด ถ้าต้องการแค่เคลียร์อีเมลจากผู้ส่งเดิมให้ใช้ Sweep ถ้าต้องการคัดแยกตามหลายเงื่อนไขให้ใช้ Rules

ถ้าพนักงานหลายคนเจออีเมลแจ้งเตือนท่วม Inbox และอยากให้ช่วยออกแบบการคัดแยกอีเมลทั้งองค์กร ติดต่อทีมงาน THAI DATA CLOUD ได้ และดูรายละเอียดบริการ Microsoft 365 ของเราสำหรับองค์กรที่ใช้ Outlook ทั้งบริษัท

อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับ Sweep

แชร์FacebookXLINELinkedIn

มีคำถามเรื่องบริการ? ติดต่อทีมงาน