คำตอบสั้น ๆ: Recover Deleted Items กู้อีเมล Microsoft 365 ที่ลบถาวรได้ภายใน 14 วันโดยค่าเริ่มต้น เปิด Deleted Items แล้วสั่งกู้จากเซิร์ฟเวอร์ เกินนั้นให้ผู้ดูแลช่วยกู้
คู่มือนี้อธิบาย Recover Deleted Items ทีละขั้นตอน พร้อมคำสั่งที่ใช้ได้จริงและปัญหาที่พบบ่อย
Recover Deleted Items คือฟีเจอร์ของ Outlook สำหรับบัญชี Microsoft 365/Exchange Online ที่ใช้ดึงอีเมลกลับมาหลังลบออกจากโฟลเดอร์ Deleted Items แล้ว หรือหลังลบด้วย Shift+Delete ผู้ใช้มักคิดว่าอีเมลที่ลบแบบนี้หายถาวร แต่ความจริงอีเมลถูกย้ายไปเก็บในโฟลเดอร์ซ่อนชื่อ Recoverable Items ซึ่ง Microsoft ระบุว่าเก็บไว้ 14 วันโดยค่าเริ่มต้น และผู้ดูแลขยายได้สูงสุด 30 วัน ทางแก้ที่ได้ผลบ่อยที่สุดคือเปิดโฟลเดอร์ Deleted Items แล้วใช้ Recover Deleted Items From Server ใน classic Outlook หรือปุ่ม Recover ข้างข้อความ Recover items deleted from this folder ใน new Outlook และ Outlook on the web แล้วเลือก Restore
คู่มือนี้เขียนสำหรับผู้ใช้ที่เพิ่งลบอีเมลสำคัญไป และผู้ดูแลที่ต้องกู้ให้พนักงานเมื่อผู้ใช้กู้เองไม่ได้ ครอบคลุม classic Outlook for Windows, new Outlook และ Outlook on the web พร้อมบอกข้อจำกัดของอีเมล IMAP/POP ซึ่งไม่มี Recover Deleted Items แบบ Exchange เมื่อทำครบ คุณจะกู้อีเมลเองได้ภายในระยะเวลาที่ระบบเก็บไว้ รู้ว่าเมื่อไรต้องให้ผู้ดูแลช่วย และตั้งให้องค์กรมีเวลากู้นานขึ้น
สิ่งที่ต้องเตรียม
- ข้อมูลของอีเมลที่ต้องการกู้ให้มากที่สุด เช่น หัวเรื่อง ผู้ส่ง และวันที่ลบโดยประมาณ ยิ่งรู้วันที่ลบยิ่งตัดสินใจได้เร็วว่ายังอยู่ในช่วงที่กู้ได้หรือไม่
- รู้ว่าใช้ Outlook แบบไหน classic Outlook มีเมนู File ที่มุมซ้ายบน ส่วน new Outlook มีสวิตช์ New Outlook และไอคอนรูปเฟือง เพราะปุ่ม Recover Deleted Items อยู่คนละที่
- รู้ชนิดบัญชี ใน classic Outlook ดูที่ File > Account Settings > Account Settings คอลัมน์ Type บัญชี Microsoft Exchange ใช้คู่มือนี้ได้ทั้งหมด
- เครื่องที่ต่ออินเทอร์เน็ตได้ Microsoft ระบุว่า classic Outlook ต้องออนไลน์และเชื่อมต่อเซิร์ฟเวอร์อยู่จึงจะใช้ Recover Deleted Items ได้ และหน้า Recoverable Items ใช้จากเบราว์เซอร์มือถือไม่ได้
- สำหรับผู้ดูแล: สิทธิ์ใน Exchange admin center และบทบาท Mailbox Import Export ซึ่ง Microsoft กำหนดไว้สำหรับการกู้อีเมลให้ผู้ใช้
อีเมลที่ลบไปอยู่ที่ไหนบ้าง
ก่อนกู้ ให้รู้ว่าอีเมลเดินทางผ่านจุดใดหลังถูกลบ เพราะแต่ละจุดกู้ได้คนละวิธี
- Deleted Items: กด Delete ธรรมดา อีเมลย้ายมาที่โฟลเดอร์นี้ ยังเห็นและย้ายกลับได้ทันที บางองค์กรตั้งนโยบายให้ลบอีเมลในโฟลเดอร์นี้อัตโนมัติตามอายุ ขึ้นกับผู้ดูแล
- Recoverable Items\Deletions: เมื่อลบออกจาก Deleted Items ล้างโฟลเดอร์ Deleted Items หรือกด Shift+Delete อีเมลมาอยู่ที่นี่ ผู้ใช้กู้เองได้ด้วย Recover Deleted Items จนครบระยะเก็บ
- Recoverable Items\Purges: ถ้าผู้ใช้กด Purge ในหน้าต่าง Recover Deleted Items หรือระบบลบตามนโยบาย อีเมลจะย้ายมาที่นี่ ผู้ใช้มองไม่เห็นแล้ว แต่ผู้ดูแลยังกู้ได้ถ้าเปิด single item recovery ไว้ ซึ่ง Microsoft ระบุว่าเปิดเป็นค่าเริ่มต้นสำหรับกล่องใหม่ใน Exchange Online
- หลังครบระยะเก็บ: อีเมลถูกลบออกจาก Exchange Online ยกเว้นกล่องที่อยู่ใต้ Litigation Hold หรือ retention policy ที่สั่งให้เก็บไว้
มีข้อยกเว้นสำคัญเรื่องโฟลเดอร์ ถ้าลบโฟลเดอร์ที่สร้างเองด้วย Shift+Delete หรือลบโฟลเดอร์ที่อยู่ใน Deleted Items ตัวโฟลเดอร์จะถูกลบถาวรและกู้กลับไม่ได้ แต่อีเมลข้างในจะไปอยู่ใน Recoverable Items\Deletions และกู้เป็นรายฉบับได้ตามปกติ
ขั้นตอนที่ 1: ค้นใน Deleted Items และทุกโฟลเดอร์ก่อน
อีเมลที่คิดว่าลบไปแล้วบางครั้งแค่ถูกย้าย ให้เปิดโฟลเดอร์ Deleted Items แล้วค้นด้วยหัวเรื่องหรือชื่อผู้ส่ง ถ้าเจอ ให้คลิกขวาที่อีเมลแล้วเลือก Move ไปยัง Inbox หรือโฟลเดอร์เดิม จากนั้นค้นในช่อง Search ด้านบนโดยเลือกขอบเขตเป็น All Mailboxes ใน classic Outlook หรือค้นทุกโฟลเดอร์ใน new Outlook เพราะอีเมลอาจอยู่ใน Archive, Junk Email หรือโฟลเดอร์ที่ Rules ย้ายไป
ถ้าเจออีเมลแล้วไม่ต้องทำขั้นต่อไป ถ้าไม่เจอทั้งใน Deleted Items และโฟลเดอร์อื่น ให้ไปใช้ Recover Deleted Items ในขั้นตอนที่ 2 หรือ 3 ตาม Outlook ที่ใช้ ถ้าสงสัยว่าอีเมลไม่ได้ถูกลบแต่หายไปเอง ดูคู่มือตามหาอีเมลที่หายจาก Inbox ซึ่งไล่สาเหตุอื่นไว้ครบ
ขั้นตอนที่ 2: ใช้ Recover Deleted Items ใน classic Outlook
- ตรวจว่าแถบสถานะด้านล่างขึ้น Connected ไม่ใช่ Working Offline หรือ Disconnected
- คลิกโฟลเดอร์ Deleted Items ของบัญชีที่ลบอีเมล
- บนแท็บ Home เลือก Recover Deleted Items From Server
- ในหน้าต่าง Recover Deleted Items คลิกหัวคอลัมน์เพื่อเรียงตามวันที่ลบหรือหัวเรื่อง แล้วเลือกอีเมลที่ต้องการ กด Ctrl ค้างเพื่อเลือกหลายฉบับ
- เลือก Restore Selected Items แล้วกด OK
Microsoft ระบุว่าอีเมลที่กู้จาก Recoverable Items จะถูกย้ายกลับมาที่โฟลเดอร์ Deleted Items ไม่ใช่โฟลเดอร์เดิม ให้เปิด Deleted Items แล้วย้ายอีเมลที่กู้ได้ไปเก็บที่ Inbox หรือโฟลเดอร์ที่ต้องการทันที ถ้าองค์กรตั้งให้ลบ Deleted Items อัตโนมัติ อีเมลที่ทิ้งไว้ในนั้นอาจถูกลบซ้ำ ตรวจผลด้วยการค้นหัวเรื่องในโฟลเดอร์ปลายทาง
ถ้าไม่มีคำสั่ง Recover Deleted Items From Server บนเมนูเลย Microsoft อธิบายว่าบัญชีนั้นไม่รองรับการกู้รายการที่ออกจาก Deleted Items ไปแล้ว ซึ่งมักแปลว่าเป็นบัญชี IMAP หรือ POP ถ้าเห็นโฟลเดอร์ชื่อ Trash แทน Deleted Items ก็เป็นสัญญาณเดียวกัน ให้ไปที่ขั้นตอนที่ 6
ขั้นตอนที่ 3: ใช้ Recover Deleted Items ใน new Outlook และ Outlook on the web
- เปิดโฟลเดอร์ Deleted Items
- ที่ด้านบนของรายการอีเมลจะมีข้อความ Recover items deleted from this folder เลือกปุ่ม Recover ข้างข้อความนั้น
- ติ๊กเลือกอีเมลที่ต้องการกู้ แล้วเลือก Restore
- ใน new Outlook เมื่อเสร็จให้เลือก Go back to deleted items เพื่อกลับสู่หน้าปกติ
Microsoft ระบุว่าใน Outlook on the web อีเมลที่กู้จะถูกคืนไปยังโฟลเดอร์เดิมเมื่อทำได้ ถ้าโฟลเดอร์เดิมไม่มีแล้ว อีเมลจะไปอยู่ที่ Inbox ปฏิทินไปที่ Calendar และรายชื่อไปที่ Contacts ข้อนี้ต่างจาก classic Outlook ที่คืนไปที่ Deleted Items เสมอ หน้า Recover Deleted Items ของเว็บใช้จากเบราว์เซอร์บนมือถือไม่ได้ ต้องใช้คอมพิวเตอร์ ตรวจผลด้วยการค้นหัวเรื่องในช่อง Search ถ้าเจอในโฟลเดอร์เดิมหรือ Inbox ถือว่ากู้สำเร็จ
