คำตอบสั้น ๆ: Snooze ใน new Outlook และ Outlook on the web คลิกขวาที่อีเมลแล้วเลือกเวลา อีเมลจะพักในโฟลเดอร์ Scheduled แล้วกลับมาบน Inbox ส่วน classic Outlook ใช้ Flag แทน
คู่มือนี้อธิบาย Snooze ทีละขั้นตอน พร้อมคำสั่งที่ใช้ได้จริงและปัญหาที่พบบ่อย
Snooze คือการเลื่อนอีเมลออกจาก Inbox ไปก่อน แล้วให้อีเมลฉบับนั้นกลับมาอยู่ด้านบนของ Inbox อีกครั้งตามวันเวลาที่เลือก เหมาะกับอีเมลที่ยังทำตอนนี้ไม่ได้ เช่น ใบเสนอราคาที่ต้องตอบหลังประชุมพรุ่งนี้ ใน new Outlook for Windows และ Outlook on the web ใช้ได้ด้วยการคลิกขวาที่อีเมลแล้วเลือก Snooze หรือกด Snooze บน Ribbon แล้วเลือกเวลา ระหว่างรอ อีเมลจะไปพักอยู่ในโฟลเดอร์ Scheduled ปัญหาที่ผู้ใช้มักเจอคือหาปุ่ม Snooze ไม่เจอ ซึ่งมักเป็นเพราะใช้ classic Outlook ที่ไม่มีปุ่มนี้สำหรับอีเมล หรืออีเมลหายจาก Inbox แล้วนึกว่าถูกลบ ทั้งที่อยู่ในโฟลเดอร์ Scheduled
คู่มือนี้เขียนสำหรับผู้ใช้ Microsoft 365 และ Outlook.com ที่อยากใช้ Inbox เป็นรายการงานที่ต้องทำตอนนี้ ครอบคลุม new Outlook, Outlook on the web, Outlook บนมือถือ และวิธีทำผลแบบเดียวกันใน classic Outlook เมื่อทำครบ คุณจะ Snooze อีเมลได้ หาอีเมลที่ Snooze ไว้เจอ ดึงกลับก่อนเวลาได้ และรู้ว่าทำไมบางครั้งอีเมลกลับมาไม่ตรงเวลา
สิ่งที่ต้องเตรียม
- new Outlook for Windows หรือ Outlook on the web (outlook.office.com สำหรับบัญชีงาน outlook.com สำหรับบัญชีส่วนตัว) ถ้าเห็นแท็บ File ซ้ายบน แปลว่าใช้ classic Outlook ให้ดูทางเลือกในขั้นตอนที่ 5
- บัญชี Microsoft 365 หรือ Outlook.com Snooze ทำงานโดยให้เซิร์ฟเวอร์ย้ายอีเมลกลับตามเวลา บัญชี IMAP หรือ POP ของบริษัทใน new Outlook อาจไม่มีปุ่มนี้ ขึ้นกับเวอร์ชัน ให้ตรวจในเครื่องของคุณ
- เขตเวลา (Time zone) ของบัญชีตั้งเป็นเวลาประเทศไทย (UTC+07:00) เพราะเวลาที่อีเมลกลับมาอิงเขตเวลานี้
- อีเมลทดสอบหนึ่งฉบับ สำหรับลอง Snooze ไว้อีกไม่กี่นาทีหรือไม่กี่ชั่วโมงข้างหน้า
Snooze ต่างจาก Flag, Pin และ Schedule Send อย่างไร
- Snooze: เอาอีเมลออกจาก Inbox ชั่วคราว แล้วกลับมาด้านบนตามเวลาที่เลือก ระหว่างนั้น Inbox สะอาดขึ้น
- Flag พร้อม Reminder: อีเมลอยู่ที่เดิม แต่ Outlook เด้งเตือนตามเวลา เป็นทางที่ classic Outlook ใช้แทน Snooze ดูการใช้ Flag ในคู่มือ Categories และ Flag
- Pin: ปักอีเมลไว้ด้านบนของ Inbox ตลอด ไม่มีเวลาหมด
- Schedule Send: ตั้งเวลาส่งอีเมลที่คุณเขียนเอง ไม่เกี่ยวกับอีเมลที่ได้รับ ดูคู่มือ Schedule Send
ใช้ Snooze เมื่ออีเมลยังทำไม่ได้จนกว่าจะถึงเวลาหนึ่ง และไม่อยากเห็นมันระหว่างนี้ ใช้ Flag เมื่อต้องการเห็นอีเมลนั้นตลอดและให้มีการเตือน
ขั้นตอนที่ 1: Snooze อีเมลใน new Outlook และ Outlook on the web
- เลือกอีเมลที่ต้องการเลื่อน เลือกได้หลายฉบับพร้อมกันด้วย Ctrl + คลิก
- คลิกขวาแล้วเลือก Snooze หรือเลือก Snooze บนแท็บ Home ของ Ribbon
- เลือกเวลาที่ต้องการให้อีเมลกลับมา Outlook มีตัวเลือกสำเร็จรูป เช่น ช่วงหลังของวันนี้ พรุ่งนี้เช้า สุดสัปดาห์นี้ หรือสัปดาห์หน้า หรือเลือก Choose a date เพื่อกำหนดวันและเวลาเอง
อีเมลจะหายจาก Inbox ทันทีและย้ายไปอยู่ในโฟลเดอร์ Scheduled เมื่อถึงเวลา อีเมลจะกลับมาอยู่ด้านบนของ Inbox ถ้าไม่เห็นปุ่ม Snooze บน Ribbon ให้กดปุ่ม ... (More options) ที่ปลาย Ribbon เพราะปุ่มอาจถูกซ่อนเมื่อหน้าต่างแคบ Microsoft อธิบายการ Snooze จากเมนูคลิกขวาและ Ribbon ไว้ใน New Outlook tips for executive admins and delegates
วิธีตรวจว่าได้ผล: Snooze อีเมลทดสอบด้วย Choose a date ให้กลับมาในอีกไม่กี่นาที แล้วเปิดโฟลเดอร์ Scheduled ต้องเห็นอีเมลนั้น เมื่อครบเวลา อีเมลต้องกลับมาที่ Inbox
ขั้นตอนที่ 2: หาอีเมลที่ Snooze ไว้ในโฟลเดอร์ Scheduled
ผู้ใช้หลายคนคิดว่าอีเมลที่ Snooze ไว้ถูกลบ เพราะหายจาก Inbox ทันที อีเมลทุกฉบับที่ Snooze อยู่ในโฟลเดอร์ Scheduled ในรายการโฟลเดอร์ของบัญชีนั้น
- new Outlook และ Outlook on the web: ดูในรายการโฟลเดอร์ด้านซ้าย ถ้าไม่เห็น ให้ขยายรายการโฟลเดอร์ทั้งหมดของบัญชี (Folders) โฟลเดอร์ Scheduled มักถูกสร้างขึ้นเมื่อใช้ Snooze ครั้งแรก
- classic Outlook: บัญชี Microsoft 365 จะเห็นโฟลเดอร์ Scheduled เป็นโฟลเดอร์ธรรมดา อีเมลที่ Snooze จาก new Outlook หรือมือถืออยู่ในนั้น และจะกลับเข้า Inbox เมื่อถึงเวลา แม้ไม่ได้เปิด new Outlook
- ค้นหาไม่เจอ: ใช้ช่องค้นหาโดยเลือกค้นทุกโฟลเดอร์ (All folders) แล้วพิมพ์ชื่อผู้ส่งหรือหัวเรื่อง
วิธีตรวจว่าได้ผล: เห็นอีเมลที่ Snooze ไว้ในโฟลเดอร์ Scheduled ครบตามที่เลื่อนไว้ ถ้าหาไม่เจอทั้งที่ค้นทุกโฟลเดอร์แล้ว ให้ดูคู่มืออีเมลหายจาก Inbox
ขั้นตอนที่ 3: เปลี่ยนเวลาหรือดึงอีเมลกลับก่อนเวลา
- เปิดโฟลเดอร์ Scheduled
- ถ้าต้องการเปลี่ยนเวลา ให้คลิกขวาที่อีเมลแล้วเลือก Snooze ใหม่ แล้วเลือกเวลาใหม่
- ถ้าต้องการให้กลับมาตอนนี้เลย ให้ลากอีเมลกลับไปวางที่ Inbox หรือคลิกขวา > Move > Inbox บางเวอร์ชันมีคำสั่งยกเลิก Snooze ให้โดยตรงในเมนูเดียวกัน
วิธีตรวจว่าได้ผล: อีเมลกลับมาอยู่ใน Inbox และหายจากโฟลเดอร์ Scheduled ถ้าเปลี่ยนเวลา ให้ดูว่าอีเมลยังอยู่ใน Scheduled และกลับมาตามเวลาใหม่
