Unsubscribe: เลิกรับอีเมลโฆษณาใน Outlook อย่างปลอดภัย

Unsubscribe ใน Outlook คือการเลิกรับจดหมายข่าวและอีเมลโฆษณาผ่านลิงก์ Unsubscribe ที่ Outlook แสดงไว้ด้านบนของอีเมล หรือผ่านลิงก์ท้ายอีเมลของผู้ส่งเอง ปัญหาที่ผู้ใช้เจอคืออีเมลโฆษณาท่วม Inbox จนอีเมลงานจม และไม่แน่ใจว่ากด Unsubscribe แล้วปลอดภัยหรือไม่ หลักที่ใช้ได้เกือบทุกกรณีคือ ถ้าเป็นผู้ส่งที่คุณเคยสมัครรับเองและรู้จัก ให้ใช้ Unsubscribe ที่ Outlook แสดงให้ ถ้าเป็นผู้ส่งที่ไม่รู้จักหรือไม่เคยสมัคร อย่ากดลิงก์ใด ๆ ในอีเมล ให้ใช้ Report > Report junk หรือ Report phishing แทน

คู่มือนี้เขียนสำหรับผู้ใช้ Outlook ทุกเวอร์ชัน ทั้ง classic Outlook, new Outlook, Outlook on the web และ Outlook บนมือถือ และผู้ดูแลที่อยากลดอีเมลโฆษณาทั้งองค์กร ใช้ได้กับบัญชี Microsoft 365 และอีเมลบริษัทแบบ IMAP/POP เมื่อทำครบ คุณจะแยกได้ว่าอีเมลไหนควร Unsubscribe อีเมลไหนควรรายงาน และมีทางสำรองเมื่อผู้ส่งไม่ยอมหยุดส่ง

สิ่งที่ต้องเตรียม

• อีเมลโฆษณาหรือจดหมายข่าวที่ต้องการเลิกรับ เปิดอยู่ในโฟลเดอร์ Inbox หรือโฟลเดอร์ย่อย ไม่ใช่ใน Junk Email
• รู้ว่าใช้ Outlook ตัวไหน classic Outlook มีแท็บ File ส่วน new Outlook มีไอคอนเฟืองและสวิตช์ New Outlook มุมขวาบน ตำแหน่งของปุ่ม Unsubscribe และ Report ต่างกันเล็กน้อย
• ความจำว่าเคยสมัครรับจากผู้ส่งรายนี้หรือไม่ เช่น เคยซื้อของ ลงทะเบียนสัมมนา หรือสมัครสมาชิกเว็บ ข้อนี้ตัดสินว่าจะ Unsubscribe หรือรายงาน
• สำหรับผู้ดูแล Microsoft 365: สิทธิ์เข้า Microsoft Defender portal เพื่อปรับนโยบาย anti-spam

Unsubscribe, Block หรือ Report: เลือกอย่างไร

สามปุ่มนี้แก้ปัญหาคนละแบบ เลือกผิดอาจทำให้ได้อีเมลมากขึ้นหรือพลาดอีเมลที่ต้องการ

• Unsubscribe: บอกผู้ส่งที่ถูกต้องตามกติกาให้หยุดส่ง ใช้กับจดหมายข่าวของบริษัทที่รู้จักและเคยสมัครเอง ผู้ส่งที่ทำตามกติกาจะเอาชื่อคุณออกจากรายชื่อ
• Report junk: ใช้กับอีเมลขายของที่ไม่เคยสมัคร Microsoft ระบุว่าอีเมลจะถูกย้ายไป Junk Email และผู้ส่งจะถูกเพิ่มใน Blocked Senders ของคุณโดยอัตโนมัติ
• Report phishing: ใช้กับอีเมลที่ปลอมเป็นธนาคาร หน่วยงาน หรือบริษัทของคุณ เพื่อหลอกให้กดลิงก์หรือใส่รหัสผ่าน อีเมลที่รายงานจะถูกลบ และส่งให้ฝ่ายไอทีหรือ Microsoft ตามที่องค์กรตั้งไว้
• Block: ย้ายอีเมลจากผู้ส่งนี้ไป Junk Email ทุกครั้ง ไม่บอกผู้ส่ง เหมาะกับผู้ส่งที่กด Unsubscribe แล้วยังส่งมาต่อ

เหตุผลที่ไม่ควรกด Unsubscribe ในอีเมลสแปม: ผู้ส่งสแปมบางรายใช้ลิงก์นี้ยืนยันว่าอีเมลของคุณมีคนใช้อยู่จริง แล้วส่งมามากขึ้น และลิงก์อาจพาไปหน้าเว็บหลอกเก็บรหัสผ่าน ถ้าไม่แน่ใจว่าอีเมลเป็นของจริงหรือไม่ ให้ดูวิธีสังเกตในคู่มือสังเกตอีเมลหลอกลวง

ขั้นตอนที่ 1: ตรวจผู้ส่งก่อนกด Unsubscribe

1. ดูที่อยู่อีเมลผู้ส่งจริง ไม่ใช่แค่ชื่อที่แสดง ใน new Outlook และ Outlook on the web ให้คลิกที่ชื่อผู้ส่งเพื่อดูอีเมลเต็ม ใน classic Outlook ให้ชี้เมาส์ที่ชื่อผู้ส่ง
2. เทียบโดเมนกับเว็บจริงของบริษัทนั้น เช่น จดหมายข่าวของร้านค้าที่รู้จักควรมาจากโดเมนของร้าน ไม่ใช่โดเมนแปลกหรือบัญชีฟรี
3. ถ้า Outlook แสดงป้ายเตือนว่าเป็นผู้ส่งภายนอก หรือขึ้นคำเตือนว่าอีเมลน่าสงสัย ให้ถือว่าไม่ปลอดภัยและไปขั้นตอนที่ 4
4. ถ้าจำไม่ได้ว่าเคยสมัคร และผู้ส่งไม่ใช่บริษัทที่รู้จัก ให้ไปขั้นตอนที่ 4 เช่นกัน

วิธีตรวจว่าผ่าน: ผู้ส่งเป็นบริษัทที่คุณรู้จัก โดเมนตรงกับเว็บจริง และคุณจำได้ว่าเคยให้อีเมลกับบริษัทนี้ ถ้าครบสามข้อ ทำขั้นตอนที่ 2 ต่อได้ ถ้าต้องตรวจลึกกว่านี้ ผู้ดูแลอ่านผลการตรวจ SPF, DKIM และ DMARC ได้จาก header ตามคู่มืออ่าน Email Header

ขั้นตอนที่ 2: ใช้ปุ่ม Unsubscribe ที่ Outlook แสดงให้

เมื่อผู้ส่งใส่ข้อมูลการเลิกรับไว้ในส่วนหัวของอีเมล (header List-Unsubscribe) Outlook จะแสดงลิงก์หรือปุ่ม Unsubscribe ไว้ด้านบนของอีเมลเอง วิธีนี้ปลอดภัยกว่าลิงก์ท้ายอีเมล เพราะ Outlook ส่งคำขอเลิกรับให้ โดยคุณไม่ต้องเปิดหน้าเว็บของผู้ส่ง

• new Outlook และ Outlook on the web: เปิดอีเมลแล้วดูแถบด้านบนของเนื้อหา เช่น ข้อความ Getting too much email? พร้อมลิงก์ Unsubscribe คลิกแล้วยืนยัน บางเวอร์ชันถามต่อว่าจะย้ายหรือบล็อกอีเมลจากผู้ส่งนี้ด้วยหรือไม่
• classic Outlook: Outlook for Microsoft 365 บางเวอร์ชันแสดงลิงก์ Unsubscribe ใกล้ส่วนหัวของอีเมล ถ้าไม่เห็น ให้เปิดอีเมลฉบับเดียวกันใน Outlook on the web หรือใช้ลิงก์ท้ายอีเมลตามขั้นตอนที่ 3
• Outlook บนมือถือ: เปิดอีเมลแล้วมองหาลิงก์ Unsubscribe ด้านบนของเนื้อหา ตำแหน่งขึ้นกับเวอร์ชันของแอป

ถ้าไม่เห็น Unsubscribe เลย อาจเป็นเพราะผู้ส่งไม่ได้ใส่ header นี้ หรืออีเมลอยู่ในโฟลเดอร์ Junk Email ซึ่ง Outlook ปิดลิงก์ไว้ วิธีตรวจว่าได้ผล: ผู้ส่งที่ทำตามกติกามักส่งอีเมลยืนยันการเลิกรับหรือหยุดส่งภายในไม่กี่วัน จดวันที่กด Unsubscribe ไว้ ถ้าเกินหนึ่งถึงสองสัปดาห์ยังได้อีเมลอยู่ ให้ไปขั้นตอนที่ 5

ขั้นตอนที่ 3: ใช้ลิงก์ Unsubscribe ท้ายอีเมลอย่างปลอดภัย

จดหมายข่าวหลายฉบับไม่มี header ให้ Outlook แสดงปุ่ม ต้องใช้ลิงก์ท้ายอีเมลของผู้ส่ง ทำเฉพาะกับผู้ส่งที่ผ่านขั้นตอนที่ 1 แล้วเท่านั้น

1. ชี้เมาส์ที่ลิงก์ Unsubscribe โดยยังไม่คลิก ดู URL ที่ Outlook แสดง โดเมนควรเป็นของบริษัทผู้ส่งหรือระบบส่งจดหมายข่าวที่รู้จัก
2. คลิกลิงก์ หน้าเว็บที่ถูกต้องจะให้ยืนยันการเลิกรับ หรือให้เลือกประเภทอีเมลที่ยังอยากรับ
3. ถ้าหน้าเว็บขอให้ลงชื่อเข้าใช้ด้วยอีเมลและรหัสผ่านของ Microsoft 365 หรือของอีเมลบริษัท ให้ปิดหน้านั้นทันที การเลิกรับไม่จำเป็นต้องใช้รหัสผ่านอีเมล นี่คือสัญญาณของ phishing
4. ถ้าเผลอใส่รหัสผ่านไปแล้ว ให้เปลี่ยนรหัสผ่านทันทีและแจ้งผู้ดูแล ดูคู่มือรับมือบัญชีอีเมลถูกแฮก

วิธีตรวจว่าได้ผล: หน้าเว็บแจ้งว่าเลิกรับสำเร็จ หรือได้อีเมลยืนยันจากผู้ส่ง และไม่มีอีเมลจากรายชื่อนั้นเข้ามาอีกหลังจากผ่านไปไม่กี่วัน