สร้าง Rules คัดแยกอีเมลอัตโนมัติใน Outlook

Rules ใน Outlook คือกฎที่สั่งให้ระบบจัดการอีเมลโดยอัตโนมัติเมื่ออีเมลตรงเงื่อนไข เช่น ย้ายใบแจ้งหนี้จากผู้ขายเข้าโฟลเดอร์บัญชี ติดหมวดสี (Category) ให้อีเมลจากลูกค้ารายสำคัญ หรือย้ายจดหมายข่าวออกจาก Inbox เพื่อให้เหลือแต่อีเมลที่ต้องตอบจริง ใช้ดีมากเมื่อกล่องจดหมายได้รับอีเมลหลายสิบถึงหลายร้อยฉบับต่อวัน

คู่มือนี้อธิบายการสร้าง Rule ทั้งใน Outlook on the web และ Outlook รุ่นใหม่ (ซึ่งใช้หน้าตาเดียวกัน) และใน Outlook คลาสสิกบน Windows พร้อมตัวอย่าง Rule ที่ใช้จริง และข้อควรระวังเรื่องลำดับการทำงานของ Rule

สิ่งที่ต้องเตรียม

• บัญชีอีเมลที่เปิดใน Outlook ได้แล้ว เช่น บัญชี Microsoft 365 หรือบัญชี IMAP
• สร้างโฟลเดอร์ปลายทางไว้ล่วงหน้า เช่น "บัญชี-ใบแจ้งหนี้" หรือ "จดหมายข่าว" (สร้างระหว่างตั้ง Rule ก็ได้)
• รู้ว่าจะใช้อะไรเป็นเงื่อนไข เช่น ที่อยู่ผู้ส่ง คำในหัวเรื่อง หรือโดเมนผู้ส่ง

เข้าใจก่อน: Rule ทำงานที่ไหน

ประเภท	ทำงานเมื่อ	ตัวอย่าง
Server-side Rule	ทำงานบนเซิร์ฟเวอร์ Exchange ตลอดเวลา แม้ปิดคอมพิวเตอร์	Rule ของบัญชี Microsoft 365 ที่ใช้เงื่อนไขและการกระทำพื้นฐาน
Client-only Rule	ทำงานเฉพาะตอนที่ Outlook คลาสสิกบนเครื่องนั้นเปิดอยู่	Rule ของบัญชี IMAP ทุก Rule หรือ Rule ของ Microsoft 365 ที่ใช้การกระทำเฉพาะเครื่อง เช่น เล่นเสียง หรือย้ายไปโฟลเดอร์ในไฟล์ PST

Outlook คลาสสิกจะแสดงคำว่า (client-only) ต่อท้ายชื่อ Rule ประเภทนี้ สำหรับบัญชี IMAP บน Web Hosting หากต้องการให้คัดแยกบนเซิร์ฟเวอร์ ให้ใช้ Filter ของ Webmail แทน เช่น Filter บน Zimbra Webmail

ขั้นตอนที่ 1: สร้าง Rule ใน Outlook on the web หรือ Outlook รุ่นใหม่

1. คลิกไอคอนรูปเฟือง (Settings) มุมขวาบน
2. ไปที่ Mail > Rules แล้วคลิก Add new rule
3. ตั้งชื่อ Rule ให้สื่อความ เช่น "ใบแจ้งหนี้ ABC ไปโฟลเดอร์บัญชี"
4. Add a condition: เลือกเงื่อนไข เช่น From แล้วใส่ [email protected] หรือ Subject includes แล้วใส่คำว่า Invoice
5. Add an action: เลือก Move to แล้วเลือกโฟลเดอร์ปลายทาง
6. ถ้ามีกรณีที่ไม่ต้องการให้ Rule ทำงาน คลิก Add an exception
7. ติ๊ก Stop processing more rules ถ้าไม่ต้องการให้ Rule ถัดไปทำงานซ้ำกับอีเมลเดียวกัน
8. หากมีตัวเลือก Run rule now ติ๊กไว้เพื่อให้คัดแยกอีเมลเดิมใน Inbox ด้วย แล้วคลิก Save

อีกทางลัดคือ คลิกขวาที่อีเมลตัวอย่าง เลือก Rules > Create rule (บางเวอร์ชันอยู่ใต้ Advanced actions) ระบบจะเติมผู้ส่งให้อัตโนมัติ

ขั้นตอนที่ 2: สร้าง Rule ใน Outlook คลาสสิก

1. ที่แท็บ Home คลิก Rules > Manage Rules & Alerts (ใน Ribbon แบบย่ออาจต้องคลิกจุดสามจุดก่อน)
2. เลือกบัญชีที่จะใช้ในช่อง Apply changes to this folder หากมีหลายบัญชี
3. คลิก New Rule เลือก Apply rule on messages I receive ใต้ Start from a blank rule แล้วคลิก Next
4. เลือกเงื่อนไข เช่น from people or public group หรือ with specific words in the subject แล้วคลิกข้อความที่ขีดเส้นใต้ในกล่องด้านล่างเพื่อระบุค่า คลิก Next
5. เลือกการกระทำ เช่น move it to the specified folder คลิกคำว่า specified เพื่อเลือกโฟลเดอร์ และเลือก stop processing more rules หากต้องการ คลิก Next
6. เพิ่มข้อยกเว้นถ้ามี คลิก Next
7. ตั้งชื่อ Rule ติ๊ก Run this rule now on messages already in "Inbox" ถ้าต้องการคัดอีเมลเดิมด้วย แล้วคลิก Finish