สร้าง Filter คัดแยกอีเมลบน Zimbra Webmail

เมื่อกล่องจดหมายมีอีเมลเข้ามาวันละหลายสิบฉบับ ทั้งใบแจ้งหนี้ อีเมลแจ้งเตือนจากระบบ และจดหมายข่าว การคัดแยกด้วยมือทุกวันจะเสียเวลามาก Zimbra Webmail มีระบบ Filter ที่ทำงานบนเซิร์ฟเวอร์ คือคัดแยกอีเมลทันทีที่อีเมลเข้ามา ไม่ว่าคุณจะเปิดอ่านจาก Webmail, Outlook หรือโทรศัพท์ ผลลัพธ์ก็จะเหมือนกัน

บทความนี้อธิบายการสร้าง Filter บน Zimbra Web Client ทั้งหน้าจอแบบ Classic และแบบ Modern พร้อมตัวอย่างเงื่อนไขที่ใช้บ่อยและวิธีเรียงลำดับ Filter ให้ทำงานถูกต้อง

สิ่งที่ต้องเตรียม (Zimbra Webmail)

• บัญชีอีเมลบน Zimbra และรหัสผ่านสำหรับเข้า Webmail
• URL ของ Webmail ที่ผู้ดูแลแจ้งไว้ เช่น https://mail.example.com
• โฟลเดอร์ปลายทางที่ต้องการย้ายอีเมลเข้าไป (สร้างล่วงหน้า หรือสร้างระหว่างตั้ง Filter ก็ได้)

หมายเหตุ: Zimbra มีหน้าจอ 2 แบบ คือ Classic UI และ Modern UI (ตั้งแต่ Zimbra 9 ขึ้นไป) ชื่อเมนูอาจต่างกันเล็กน้อยตามเวอร์ชันและภาษาที่ตั้งไว้ บางความสามารถ เช่น การ Forward ไปยังอีเมลภายนอกผ่าน Filter อาจถูกปิดโดยผู้ดูแลระบบ

ทำความรู้จักส่วนประกอบของ Filter (Zimbra Webmail)

Filter หนึ่งตัวประกอบด้วย 3 ส่วน

ส่วน	ความหมาย	ตัวอย่าง
ชื่อ Filter	ชื่อสำหรับจำ ไม่มีผลต่อการทำงาน	ใบแจ้งหนี้จากซัพพลายเออร์
เงื่อนไข (Conditions)	เลือกว่าต้องตรงทุกข้อ (all) หรือข้อใดข้อหนึ่ง (any)	From contains [email protected]
การกระทำ (Actions)	สิ่งที่ทำกับอีเมลที่ตรงเงื่อนไข	Move into folder "บัญชี"

เงื่อนไขที่เลือกได้ เช่น From, To, Cc, Subject, Header Named (หัวอีเมลที่ระบุชื่อเอง), Size (ขนาดอีเมล), Date, Body และ Attachment ส่วนการกระทำที่ใช้บ่อย ได้แก่

• Keep in Inbox เก็บไว้ในกล่องจดหมายเข้าตามปกติ
• Move into folder ย้ายไปยังโฟลเดอร์ที่เลือก
• Tag with ติดแท็กสี เพื่อให้มองเห็นง่ายโดยไม่ต้องย้าย
• Mark as ทำเครื่องหมายว่าอ่านแล้ว หรือติดธง (Flag)
• Redirect to address ส่งต่อไปยังอีเมลอื่น (อาจถูกปิดไว้)
• Discard ลบทิ้งทันทีโดยไม่เข้าถังขยะ ใช้ด้วยความระวัง

ขั้นตอนที่ 1: สร้างโฟลเดอร์ปลายทาง (Zimbra Webmail)

1. เข้าสู่ระบบ Webmail
2. ที่แผงด้านซ้าย คลิกขวาที่ Inbox หรือคลิกไอคอนรูปเฟือง/บวกข้าง Folders แล้วเลือก New Folder
3. ตั้งชื่อ เช่น บัญชี แล้วคลิก OK

ขั้นตอนที่ 2: สร้าง Filter บน Classic UI (Zimbra Webmail)

1. คลิกแท็บ Preferences ด้านบน
2. เลือก Filters จากเมนูด้านซ้าย จะเห็นแท็บ Incoming Message Filters (กรองอีเมลขาเข้า) และ Outgoing Message Filters (กรองอีเมลขาออก)
3. ที่แท็บ Incoming Message Filters คลิก Create Filter
4. ช่อง Filter Name ตั้งชื่อ เช่น ใบแจ้งหนี้จากซัพพลายเออร์
5. เลือก If any of the following conditions are met หรือ If all of the following conditions are met
6. ตั้งเงื่อนไข เช่น From / contains / @vendor.example คลิกปุ่ม + ด้านขวาเพื่อเพิ่มเงื่อนไขข้อถัดไป
7. ในส่วน Perform the following actions เลือก Move into folder แล้วคลิกเลือกโฟลเดอร์ บัญชี
8. หากไม่ต้องการให้ Filter ตัวถัดไปทำงานกับอีเมลนี้อีก ให้ติ๊ก Do not process additional filters
9. คลิก OK และกลับมาที่หน้า Preferences คลิก Save (ใน Classic UI บางเวอร์ชัน Filter จะบันทึกทันทีเมื่อกด OK)

ขั้นตอนที่ 3: สร้าง Filter บน Modern UI

1. คลิกไอคอนรูปเฟือง (Settings) มุมขวาบน
2. เลือก Filters
3. คลิก Add Filter
4. ตั้งชื่อ กำหนดเงื่อนไข และเลือกการกระทำแบบเดียวกับ Classic UI
5. คลิก Save

ขั้นตอนที่ 4: สร้าง Filter จากอีเมลที่มีอยู่

วิธีที่เร็วที่สุดคือเริ่มจากอีเมลจริง ระบบจะกรอกผู้ส่งและหัวเรื่องให้อัตโนมัติ

1. คลิกขวาที่อีเมลในรายการ
2. เลือก Create Filter (ใน Classic UI อาจอยู่ในเมนูย่อย) หน้าต่างสร้าง Filter จะเปิดขึ้นพร้อมเงื่อนไข From และ Subject ของอีเมลนั้น
3. ลบเงื่อนไขที่ไม่ต้องการ เช่น Subject ที่เปลี่ยนทุกครั้ง แล้วเลือกการกระทำ