คำตอบสั้น ๆ: สามารถเข้าสู่ระบบ Admin Zimbra เพื่อเข้าไปตรวจสอบการใช้งาน Mailbox Used ของ User ทั้งหมด
คู่มือนี้อธิบาย All User ทีละขั้นตอน พร้อมคำสั่งที่ใช้ได้จริงและปัญหาที่พบบ่อย
หากต้องการตรวจสอบว่า Email User / Email Account ใดใช้พื้นที่ไปแล้วเท่าไร เพื่อที่ Admin จะได้ตรวจสอบดูแลได้ว่าพื้นที่การใช้งานเต็มหรือไม่ คุณสามารถเข้าสู่ระบบ Admin Zimbra ได้ดังนี้
1. แอดมินสามารถตรวจสอบได้ว่า User ไหนใช้งานพื้นที่ไปเท่าไรได้ที่เมนู กำหนดค่า
2. คลิกที่โดเมน และดับเบิลคลิกชื่อโดเมนเนมที่ต้องการตรวจสอบ
3. เลือกโควต้ากล่องจดหมาย และจะแสดงจำนวนพื้นที่ใช้งานของทุก Account
Check Mailbox Used (All User)
ทำความเข้าใจ All User ก่อนเริ่ม
การตรวจพื้นที่กล่องจดหมายของผู้ใช้ทั้งหมดเป็นงานเชิงป้องกัน เพราะเมื่อกล่องจดหมายเต็มโควตา ระบบจะปฏิเสธการรับอีเมลใหม่และผู้ส่งจะได้ข้อความตีกลับ ซึ่งมักรู้ตัวก็ต่อเมื่อพลาดอีเมลสำคัญไปแล้ว การดูภาพรวมทั้งโดเมนช่วยให้เห็นว่าบัญชีใดใกล้เต็มก่อนเกิดปัญหา และยังช่วยวางแผนพื้นที่รวมขององค์กรได้ว่าควรขยายเมื่อใด หรือควรกำหนดนโยบายให้ย้ายอีเมลเก่าออกไปเก็บที่อื่น
สิ่งที่ต้องเตรียมก่อนใช้งาน All User
- สิทธิ์ผู้ดูแลระบบของ Zimbra Admin Console
- ชื่อโดเมนขององค์กรที่ต้องการตรวจสอบ
- เกณฑ์ที่ตกลงกันไว้ว่าถือว่าใกล้เต็มที่กี่เปอร์เซ็นต์ เช่น เกิน 80 เปอร์เซ็นต์ให้เริ่มแจ้งผู้ใช้