คำตอบสั้น ๆ: ตั้งข้อความตอบกลับอัตโนมัติเมื่อไม่อยู่สำนักงาน แยกข้อความสำหรับคนในและนอกองค์กร กำหนดช่วงเวลาเปิดปิดเอง และให้ผู้ดูแลระบบตั้งแทนผู้ใช้ได้
คู่มือนี้อธิบาย Automatic Replies ทีละขั้นตอน พร้อมคำสั่งที่ใช้ได้จริงและปัญหาที่พบบ่อย
Automatic Replies หรือที่เรียกกันว่า Out of Office คือการตั้งให้ระบบตอบกลับอีเมลอัตโนมัติเมื่อคุณไม่อยู่ เช่น ลาพักร้อน ไปสัมมนา หรือช่วงวันหยุดยาว ผู้ส่งจะรู้ทันทีว่าคุณจะกลับมาเมื่อไร และควรติดต่อใครแทนในเรื่องเร่งด่วน ช่วยลดการติดตามซ้ำและไม่ทำให้ลูกค้ารู้สึกว่าถูกเพิกเฉย
สำหรับบัญชี Microsoft 365 (Exchange Online) การตอบกลับทำงานบนเซิร์ฟเวอร์ จึงตอบให้แม้ปิดคอมพิวเตอร์ คู่มือนี้อธิบายการตั้งค่าใน Outlook on the web และ Outlook รุ่นใหม่, Outlook คลาสสิก, การที่ผู้ดูแลระบบตั้งแทนผู้ใช้ และทางเลือกสำหรับบัญชี IMAP
สิ่งที่ต้องเตรียม
- บัญชี Microsoft 365 ที่มีกล่องจดหมาย Exchange Online
- วันและเวลาเริ่มต้นและสิ้นสุดที่จะไม่อยู่
- ข้อความตอบกลับสองชุด: สำหรับคนในองค์กร และสำหรับบุคคลภายนอก (ถ้าต้องการให้ต่างกัน)
ขั้นตอนที่ 1: เตรียมข้อความตอบกลับ
ข้อความที่ดีควรสั้น บอกช่วงเวลา และบอกช่องทางสำรอง ไม่ควรใส่ข้อมูลที่ไม่จำเป็น เช่น สถานที่ที่ไปเที่ยว หรือเบอร์โทรส่วนตัว เพราะข้อความถึงคนภายนอกจะถูกส่งให้ทุกคนที่อีเมลมา รวมถึงผู้ส่งสแปม ตัวอย่าง
เรียน ผู้ติดต่อ
ขอบคุณสำหรับอีเมลค่ะ ดิฉันไม่อยู่สำนักงานระหว่างวันที่ 10-14 เมษายน
และจะตอบกลับหลังวันที่ 15 เมษายน
หากเป็นเรื่องเร่งด่วน กรุณาติดต่อ [email protected]
ขอบคุณค่ะ
สมหญิงข้อความภายในองค์กรเขียนละเอียดได้มากกว่า เช่น ระบุชื่อเพื่อนร่วมงานที่รับช่วงงานแต่ละเรื่อง
ขั้นตอนที่ 2: ตั้งค่าใน Outlook on the web หรือ Outlook รุ่นใหม่
- คลิกไอคอนรูปเฟือง (Settings) มุมขวาบน
- ไปที่ Account > Automatic replies (ใน Outlook รุ่นใหม่บางเวอร์ชันคือ Accounts > Automatic replies แล้วเลือกบัญชี)
- เปิดสวิตช์ Turn on automatic replies
- ติ๊ก Send replies only during a time period แล้วกำหนด Start time และ End time ระบบจะเปิดและปิดให้เองตามเวลา ไม่ต้องจำกลับมาปิด
- ถ้าต้องการ ติ๊กตัวเลือกเสริม: Block my calendar for this period, Automatically decline new invitations for events that occur during this period และ Decline and cancel my meetings during this period
- พิมพ์ข้อความสำหรับคนในองค์กรในช่องแรก
- ติ๊ก Send replies outside your organization แล้วพิมพ์ข้อความสำหรับภายนอก ถ้าต้องการตอบเฉพาะคนที่อยู่ใน Contacts ให้ติ๊ก Send replies only to contacts
- คลิก Save
ขั้นตอนที่ 3: ตั้งค่าใน Outlook คลาสสิกบน Windows
- คลิก File แล้วคลิก Automatic Replies ที่หน้า Info (ถ้าไม่เห็นปุ่มนี้ แปลว่าบัญชีไม่ใช่ Exchange ดูหัวข้อบัญชี IMAP ด้านล่าง)
- เลือก Send automatic replies
- ติ๊ก Only send during this time range แล้วกำหนด Start time และ End time
- แท็บ Inside My Organization: พิมพ์ข้อความสำหรับคนในองค์กร
- แท็บ Outside My Organization: ติ๊ก Auto-reply to people outside my organization เลือก My Contacts only หรือ Anyone outside my organization แล้วพิมพ์ข้อความ
- คลิก OK ระหว่างที่เปิดใช้งาน Outlook จะแสดงแถบแจ้งเตือนสีเหลืองใต้ Ribbon