คำตอบสั้น ๆ: สร้าง Forwarder ส่งต่ออีเมลไปหลายปลายทาง ตั้ง Autoresponder และ Vacation Message ตอบกลับอัตโนมัติบน DirectAdmin และเลือกเก็บสำเนาไว้ในกล่องเดิมได้
คู่มือนี้อธิบาย Autoresponder ทีละขั้นตอน พร้อมคำสั่งที่ใช้ได้จริงและปัญหาที่พบบ่อย
DirectAdmin มีเครื่องมืออีเมลอัตโนมัติสามแบบที่มักใช้ร่วมกัน ได้แก่ Forwarders สำหรับส่งต่ออีเมลไปยังที่อยู่อื่น Autoresponders สำหรับตอบกลับอัตโนมัติทุกครั้งที่มีอีเมลเข้า และ Vacation Messages สำหรับตอบกลับเฉพาะช่วงวันที่กำหนด เช่น ช่วงลาพักร้อน การเลือกให้ถูกแบบช่วยลดปัญหาอีเมลซ้ำหรือข้อความตอบกลับค้างอยู่หลังกลับมาทำงานแล้ว
| เครื่องมือ | ทำอะไร | ตัวอย่างการใช้งาน |
|---|---|---|
| Forwarders | ส่งอีเมลที่ถึงที่อยู่หนึ่งไปยังอีเมลอื่นหนึ่งหรือหลายที่อยู่ | [email protected] ส่งถึงพนักงานขายสามคน |
| Autoresponders | ตอบกลับทุกผู้ส่งตลอดเวลาจนกว่าจะลบ | ยืนยันการรับเรื่องที่ [email protected] |
| Vacation Messages | ตอบกลับเฉพาะระหว่างวันเริ่มและวันสิ้นสุดที่ตั้งไว้ | พนักงานลาพัก 23 ถึง 30 ต.ค. |
สิ่งที่ต้องเตรียม
- บัญชี DirectAdmin ระดับผู้ใช้ และโดเมนที่ใช้อีเมลบนเซิร์ฟเวอร์นี้
- บัญชีอีเมลที่สร้างไว้แล้ว (จำเป็นสำหรับ Vacation Message) ดู สร้างบัญชีอีเมลบน DirectAdmin
- ถ้าบัญชีมีหลายโดเมน ให้เลือกโดเมนที่ต้องการจากตัวเลือกโดเมนก่อนเข้าแต่ละเมนู
หมายเหตุ: คู่มือนี้อ้างอิงหน้าตาแบบ Evolution ซึ่งเป็นหน้าตามาตรฐานของ DirectAdmin รุ่นปัจจุบัน ถ้าหน้าจอของคุณเป็นแบบเก่า (Enhanced) ชื่อเมนูจะเหมือนกันแต่ตำแหน่งต่างไป และในหน้า Dashboard ของ Evolution มีช่องค้นหาที่พิมพ์ชื่อเมนูเพื่อไปยังหน้านั้นได้ทันที
ขั้นตอนที่ 1: สร้าง Forwarder
- ในหมวด E-Mail Manager คลิก Forwarders
- คลิก Create Forwarder
- ช่อง Forwarder Name ใส่เฉพาะส่วนหน้า @ เช่น
sales - ช่อง Destination Email ใส่อีเมลปลายทาง หลายที่อยู่ให้คั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค เช่น
[email protected],[email protected] - คลิก Create
ส่งต่อแต่ยังเก็บสำเนาไว้ในกล่องเดิม
ถ้ามีทั้งบัญชีอีเมล [email protected] และ Forwarder ชื่อ somchai อีเมลจะถูกส่งตาม Forwarder และไม่เข้ากล่องเดิม ถ้าต้องการให้เก็บสำเนาไว้ด้วย ให้ใส่ที่อยู่ของกล่องเดิมเป็นหนึ่งในปลายทาง
Forwarder Name: somchai
Destination Email: [email protected],[email protected]ค่าพิเศษที่ใส่เป็นปลายทางได้ใน DirectAdmin
:fail: ข้อความตีกลับอีเมลพร้อมข้อความที่กำหนด เหมาะกับที่อยู่ของพนักงานที่ลาออก เช่น:fail: This address is no longer in use, please contact [email protected]:blackhole:รับแล้วทิ้งเงียบ ๆ ใช้กับที่อยู่ที่มีแต่ Spam
ขั้นตอนที่ 2: สร้าง Autoresponder
- ใน E-Mail Manager คลิก Autoresponders แล้ว Create Autoresponder
- ช่อง Autoresponder Name ใส่ชื่อหน้า @ เช่น
support - ช่อง Reply Frequency เลือกความถี่ขั้นต่ำที่จะตอบผู้ส่งรายเดิมซ้ำ แนะนำ 1 วัน เพื่อไม่ให้ผู้ส่งได้รับข้อความซ้ำทุกฉบับ
- เลือก Content Type เป็น text/plain (แนะนำ) หรือ text/html
- กรอก Subject และข้อความตอบกลับ
- ถ้าต้องการให้สำเนาอีเมลที่เข้ามาถูกส่งไปอีกที่อยู่ ให้ใส่ในช่อง Send CC To (ตัวเลือกนี้ใช้ได้เฉพาะบางเวอร์ชัน)
- คลิก Create
ตัวอย่างข้อความ
เราได้รับอีเมลของคุณแล้ว ทีมงานจะตอบกลับภายในวันทำการถัดไป
หากต้องการเพิ่มรายละเอียด ตอบกลับอีเมลฉบับนี้ได้เลย
ฝ่ายบริการลูกค้า Example Co., Ltd.