ตั้งค่า Auto-Reply และ Forward อีเมลบน Plesk
คำตอบสั้น ๆ: ตั้งข้อความตอบกลับอัตโนมัติช่วงลาพักหรือวันหยุด และส่งต่ออีเมลไปยังอีกกล่องจดหมายบน Plesk พร้อมเลือกได้ว่าจะเก็บสำเนาไว้หรือไม่
คู่มือนี้อธิบาย Auto-Reply ทีละขั้นตอน พร้อมคำสั่งที่ใช้ได้จริงและปัญหาที่พบบ่อย
เมื่อพนักงานลาพัก ออกไปทำงานนอกสถานที่ หรือบริษัทหยุดยาว การตั้ง Auto-Reply ช่วยให้ผู้ส่งรู้ทันทีว่าจะได้รับคำตอบเมื่อไร และควรติดต่อใครแทน ส่วน Forwarding ใช้ส่งต่ออีเมลที่เข้ากล่องหนึ่งไปยังอีกกล่องหนึ่ง เช่น ส่งอีเมลของพนักงานที่ลาออกไปให้หัวหน้า หรือรวมอีเมล [email protected] ไปหลายคน
ทั้งสองอย่างตั้งได้จากหน้าตั้งค่าของแต่ละ Email Address ใน Plesk โดยไม่ต้องแก้ที่โปรแกรมอีเมลของผู้ใช้ และทำงานฝั่งเซิร์ฟเวอร์แม้เครื่องของผู้ใช้จะปิดอยู่
สิ่งที่ต้องเตรียม
- สิทธิ์เข้า Plesk ระดับเจ้าของ Subscription หรือผู้ใช้ที่มีสิทธิ์จัดการอีเมล
- บัญชีอีเมลที่สร้างไว้แล้ว ถ้ายังไม่มี ดู สร้างบัญชีอีเมลบน Plesk
- ข้อความตอบกลับที่เตรียมไว้ และอีเมลปลายทางที่จะส่งต่อ
ขั้นตอนที่ 1: เปิดหน้าตั้งค่าของ Email Address
- เข้า Plesk แล้วคลิกเมนู Mail ทางซ้าย
- ในแท็บ Email Addresses คลิกที่อีเมลที่ต้องการ เช่น
[email protected]
- จะเห็นแท็บย่อย เช่น General, Forwarding, Email Aliases, Auto-Reply และ Spam Filter (ชุดแท็บที่เห็นขึ้นกับบริการที่เปิดไว้บนเซิร์ฟเวอร์)
ขั้นตอนที่ 2: ตั้งค่า Auto-Reply
- ไปที่แท็บ Auto-Reply แล้วติ๊ก Switch on auto-reply
- กรอก Subject เช่น
ได้รับอีเมลแล้ว: อยู่ระหว่างลาพักถึง 30 ต.ค.
- เลือก Format เป็น Plain text (แนะนำ เพราะแสดงผลได้ทุกโปรแกรม) หรือ HTML
- ช่อง Return address ใส่ได้ถ้าต้องการให้ผู้ส่งตอบกลับไปยังอีกอีเมล เช่น เพื่อนร่วมงานที่รับงานแทน
- พิมพ์ข้อความในช่อง Message
- ตั้งจำนวนครั้งสูงสุดที่ส่งให้ผู้ส่งรายเดียวกันต่อวัน ค่าที่เหมาะคือ 1 ครั้ง เพื่อไม่ให้ผู้ส่งได้รับข้อความซ้ำทุกฉบับ
- ถ้าต้องการให้หยุดเอง ให้ติ๊กตัวเลือกปิด Auto-Reply ตามวันที่ แล้วเลือกวันสิ้นสุด
- คลิก OK หรือ Apply
ตัวอย่างข้อความที่สั้นและใช้งานได้จริง
เรียนผู้ติดต่อ
ขอบคุณสำหรับอีเมล ผมอยู่ระหว่างลาพักตั้งแต่วันที่ 23 ถึง 30 ตุลาคม
และจะตอบกลับหลังวันที่ 31 ตุลาคม
หากเป็นเรื่องเร่งด่วน กรุณาติดต่อ [email protected]
สมชาย
หมายเหตุ: อย่าใส่เบอร์โทรส่วนตัวหรือรายละเอียดการเดินทางในข้อความตอบกลับ เพราะข้อความนี้จะถูกส่งให้ทุกคนที่ส่งอีเมลเข้ามา รวมถึงผู้ส่ง Spam
ขั้นตอนที่ 3: ตั้งค่า Forwarding
- ไปที่แท็บ Forwarding แล้วติ๊ก Switch on mail forwarding
- ในช่องรายชื่ออีเมลปลายทาง ใส่อีเมลที่ต้องการส่งต่อ ใส่ได้หลายรายการ โดยขึ้นบรรทัดใหม่ หรือคั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาคหรือเว้นวรรค (ตามที่หน้าจอของเวอร์ชันนั้นแนะนำ)
- คลิก OK
สิ่งที่มักเข้าใจผิดคือเรื่องการเก็บสำเนา ใน Plesk การส่งต่อจะเก็บสำเนาไว้ในกล่องเดิมหรือไม่ ขึ้นกับว่าอีเมลนั้นเปิด Mailbox อยู่หรือเปล่า
| สถานะ Mailbox (แท็บ General) | ผลของ Forwarding | เหมาะกับ |
|---|
| เปิด Mailbox | อีเมลถูกเก็บในกล่องเดิมและส่งสำเนาไปปลายทางด้วย | พนักงานลาพักที่ต้องการให้เพื่อนร่วมงานเห็นอีเมลด้วย |
| ปิด Mailbox | อีเมลถูกส่งต่อไปปลายทางอย่างเดียว ไม่กินพื้นที่บนเซิร์ฟเวอร์ | อีเมลกลาง เช่น info@ ที่มีคนอ่านที่อื่น |
ถ้าคุณแค่ต้องการให้อีเมลชื่ออื่นเข้ากล่องเดียวกัน เช่น [email protected] เข้ากล่อง [email protected] ให้ใช้แท็บ Email Aliases แทน เพราะไม่ต้องส่งออกไปนอกเซิร์ฟเวอร์และไม่มีปัญหา SPF
ตรวจสอบผลลัพธ์
- ใช้อีเมลภายนอก เช่น Gmail ส่งเข้ามาที่อีเมลที่ตั้งไว้ ควรได้รับข้อความ Auto-Reply ภายในไม่กี่นาที
- ส่งซ้ำจากที่อยู่เดิม ถ้าตั้งจำกัด 1 ครั้งต่อวันไว้ ฉบับที่สองต้องไม่มี Auto-Reply ตอบกลับ
- ตรวจกล่องปลายทางของ Forwarding ว่าได้รับอีเมลฉบับเดียวกัน อย่าลืมดูโฟลเดอร์ Spam หรือ Junk ด้วย
- ถ้าเปิด Mailbox ไว้ ให้เปิด Webmail ของกล่องเดิมดูว่ามีสำเนาเก็บไว้
ปัญหาที่พบบ่อย
ทดสอบจากอีเมลตัวเองแล้วไม่ได้รับ Auto-Reply
ระบบมักไม่ตอบกลับผู้ส่งที่เป็นอีเมลเดียวกัน และไม่ตอบอีเมลอัตโนมัติอย่าง Mailing List หรือ Bounce เพื่อป้องกันการตอบวนไปมา ให้ทดสอบจากอีเมลภายนอกจริง และระวังตัวจำกัดจำนวนครั้งต่อวันที่อาจทำให้ฉบับถัดไปไม่ได้รับคำตอบ
อีเมลที่ Forward ไป Gmail หรือ Outlook.com ตกเป็น Spam หรือถูกตีกลับ
การส่งต่อทำให้อีเมลออกจากเซิร์ฟเวอร์ของคุณในนามผู้ส่งเดิม ผู้ให้บริการปลายทางอาจมองว่าไม่ผ่าน SPF หรือ DMARC ของโดเมนผู้ส่ง โดยเฉพาะอีเมลที่เป็น Spam อยู่แล้ว ซึ่งทำให้ชื่อเสียง IP ของเซิร์ฟเวอร์เสียได้ ควรเปิด Spam Filter ก่อนส่งต่อ และถ้าปลายทางคือระบบของบริษัทเอง ให้พิจารณาใช้ Email Aliases แทน ดูวิธีอ่านข้อความตีกลับที่ ทำความเข้าใจอีเมลตีกลับ (Bounce) และ SMTP Error Code
ผู้ส่งได้รับ Auto-Reply ซ้ำหลายครั้ง
ตรวจว่าตั้งจำนวนครั้งต่อวันเป็น 1 และไม่ได้ตั้ง Auto-Reply ซ้อนไว้ในโปรแกรมอีเมล เช่น Outlook หรือ Roundcube พร้อมกัน
ลืมปิด Auto-Reply หลังกลับมาทำงาน
ใช้ตัวเลือกปิดตามวันที่ทุกครั้งที่ตั้งค่า ถ้าไม่ได้ตั้งไว้ ให้กลับไปที่แท็บ Auto-Reply แล้วเอาเครื่องหมายหน้า Switch on auto-reply ออก
หากอีเมลยังส่งไม่ถึงปลายทางด้วยสาเหตุอื่น ดูแนวทางตรวจสอบได้ที่ อีเมลส่งไม่ออกหรือไม่ได้รับ: วิธีตรวจสอบเบื้องต้น
หากทำตามขั้นตอนแล้วยังติดปัญหา ติดต่อทีมซัพพอร์ต THAI DATA CLOUD ได้ที่ https://thaidata.cloud/contact/ โดยแจ้งชื่อโดเมน สิ่งที่ทำไปแล้ว และข้อความ Error ที่เห็น เพื่อให้ทีมงานตรวจสอบได้เร็วขึ้น
อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับ Auto-Reply
