File Server Resource Manager (FSRM): ตั้งโควตาและบล็อกไฟล์

File Server Resource Manager หรือ FSRM คือ Role Service บน Windows Server สำหรับคุมการใช้พื้นที่ของ File Server ทั้งตั้งโควตาแยกรายโฟลเดอร์ ส่งอีเมลเตือนก่อนพื้นที่เต็ม บล็อกไฟล์ที่ไม่ควรเก็บบนเซิร์ฟเวอร์ และออกรายงานว่าใครหรือไฟล์ประเภทใดกินพื้นที่มากที่สุด เหมาะกับองค์กรที่ดิสก์ส่วนกลางเต็มบ่อยโดยไม่รู้ตัวว่าเกิดจากโฟลเดอร์ไหน

คู่มือ สร้าง File Server และกำหนดสิทธิ์ Share กับ NTFS แนะนำการตั้งโควตาไว้สั้น ๆ คู่มือนี้ลงรายละเอียดต่อ ได้แก่ การตั้งค่าอีเมลแจ้งเตือน Quota Template ที่เตือนหลายระดับ Auto Apply Quota สำหรับโฟลเดอร์ผู้ใช้ File Screen แบบ Active และ Passive และรายงานพื้นที่ เมื่อจบคุณจะได้ File Server ที่เตือนก่อนปัญหาเกิด ไม่ใช่รู้ตัวตอนดิสก์เต็มแล้ว

สิ่งที่ต้องเตรียม

• Windows Server 2019, 2022 หรือ 2025 ที่ทำหน้าที่ File Server และเก็บข้อมูลบนไดรฟ์ NTFS แยกจากไดรฟ์ระบบ
• บัญชีในกลุ่ม Administrators และ PowerShell แบบ Run as administrator
• SMTP relay ที่ยอมรับอีเมลจาก IP ของเซิร์ฟเวอร์โดยไม่ต้องล็อกอิน เพราะหน้าตั้งค่าอีเมลของ FSRM ไม่มีช่องใส่ชื่อผู้ใช้และรหัสผ่าน
• อีเมลของทีมดูแลระบบที่จะรับการแจ้งเตือน เช่น [email protected]
• ตัวเลขพื้นที่ที่แต่ละแผนกควรได้ ตกลงกับผู้บริหารก่อนบังคับใช้ จะได้ไม่มีงานสะดุดกะทันหัน

ขั้นตอนที่ 1: ติดตั้ง File Server Resource Manager

Install-WindowsFeature -Name FS-Resource-Manager -IncludeManagementTools
Get-WindowsFeature -Name FS-Resource-Manager

คอลัมน์ Install State ต้องเป็น Installed การติดตั้งนี้มักไม่ต้องรีสตาร์ต เปิดหน้าจอจัดการได้ที่ Server Manager › Tools › File Server Resource Manager ซึ่งมีเมนูหลักคือ Quota Management, File Screening Management และ Storage Reports Management

ขั้นตอนที่ 2: ตั้งค่า SMTP และทดสอบอีเมล

ทุกการแจ้งเตือนของ File Server Resource Manager ใช้ค่ากลางชุดนี้ ตั้งให้ถูกตั้งแต่ต้นจะได้ไม่ต้องไล่แก้ทีละโควตา

Set-FsrmSetting -SmtpServer "smtp-relay.example.com" -AdminEmailAddress "[email protected]" -FromEmailAddress "[email protected]"
Test-NetConnection smtp-relay.example.com -Port 25
Send-FsrmTestEmail -ToEmailAddress "[email protected]"

ถ้าถนัดหน้าจอ ให้คลิกขวาที่ File Server Resource Manager (Local) เลือก Configure Options แล้วไปที่แท็บ Email Notifications กรอก SMTP server name or IP address, Default administrator recipients และ Default "From" e-mail address แล้วกด Send Test E-mail ถ้า Test-NetConnection ขึ้น TcpTestSucceeded เป็น False แปลว่าพอร์ต 25 ขาออกถูกปิด ต้องแก้ที่เครือข่ายก่อน

ขั้นตอนที่ 3: สร้าง Quota Template ที่เตือนหลายระดับ

Quota Template ใน File Server Resource Manager ช่วยให้ทุกโฟลเดอร์ใช้กติกาเดียวกัน และแก้ครั้งเดียวมีผลทุกที่ ตัวอย่างนี้เตือนทางอีเมลที่ 85% และที่ 100% ส่งอีเมลพร้อมบันทึก Event Log

$mail = New-FsrmAction -Type Email -MailTo "[Admin Email]" -Subject "Quota warning: [Quota Path] at [Quota Used Percent]%" -Body "Folder [Quota Path] on [Server] has used [Quota Used Percent]% of [Quota Limit MB] MB." -RunLimitInterval 120
$evt = New-FsrmAction -Type Event -EventType Warning -Body "Quota [Quota Path] reached [Quota Used Percent]%."
$t85 = New-FsrmQuotaThreshold -Percentage 85 -Action $mail
$t100 = New-FsrmQuotaThreshold -Percentage 100 -Action $mail, $evt
New-FsrmQuotaTemplate -Name "Department 200GB" -Size 200GB -Threshold $t85, $t100
New-FsrmQuotaTemplate -Name "Home 20GB" -Size 20GB -Threshold $t85, $t100

ข้อความในวงเล็บเหลี่ยมคือตัวแปรที่ระบบแทนค่าให้ตอนส่งจริง ส่วน RunLimitInterval 120 กันไม่ให้อีเมลเรื่องเดิมถูกส่งถี่กว่าทุก 120 นาที Template ที่สร้างแบบนี้เป็น Hard quota คือบล็อกการเขียนเมื่อเต็ม ถ้าต้องการเฝ้าดูอย่างเดียว ให้เพิ่ม -SoftLimit

ขั้นตอนที่ 4: ใช้โควตากับโฟลเดอร์แผนกและโฟลเดอร์ผู้ใช้

โฟลเดอร์แผนกตั้งโควตาทีละโฟลเดอร์ ส่วนโฟลเดอร์ส่วนตัวของผู้ใช้ให้ใช้ Auto Apply Quota ที่โฟลเดอร์แม่ ระบบจะใส่โควตาให้ทุกโฟลเดอร์ย่อยที่มีอยู่และที่สร้างใหม่ในอนาคตโดยอัตโนมัติ

New-FsrmQuota -Path "D:\Shares\Company\Finance" -Template "Department 200GB"
New-FsrmQuota -Path "D:\Shares\Company\HR" -Template "Department 200GB"
New-FsrmAutoQuota -Path "D:\Shares\Home" -Template "Home 20GB"
Get-FsrmQuota | Format-Table Path, Template, Size, Usage, SoftLimit -AutoSize

ถ้าต้องเปลี่ยนขนาดใน Template ภายหลัง ใช้ Set-FsrmQuotaTemplate -Name "Home 20GB" -Size 30GB -UpdateDerivedMatching เพื่อปรับเฉพาะโควตาที่ยังตรงกับ Template เดิม โควตาที่แอดมินปรับให้เป็นกรณีพิเศษจะไม่ถูกทับ

New-FsrmFileGroup -Name "Disk Images" -IncludePattern @("*.iso", "*.vhd", "*.vhdx", "*.vmdk")
$notify = New-FsrmAction -Type Email -MailTo "[Admin Email];[Source Io Owner Email]" -Subject "Blocked file: [Source File Path]" -Body "[Source Io Owner] tried to save [Source File Path] ([Violated File Group])." -RunLimitInterval 60
New-FsrmFileScreen -Path "D:\Shares\Company" -IncludeGroup "Disk Images", "Executable Files" -Notification $notify -Active:$false

New-FsrmFileScreenException -Path "D:\Shares\Company\IT\Installers" -IncludeGroup "Executable Files"

New-FsrmStorageReport -Name "Share overview" -Namespace @("D:\Shares") -ReportType @("LargeFiles", "FilesByFileGroup", "QuotaUsage") -Interactive