THAI DATA CLOUD
Manual Microsoft 365

Microsoft Teams: สร้างทีมและ Channel ให้แต่ละแผนกในองค์กร

สร้างทีมใน Microsoft Teams ให้แต่ละแผนก แยก Channel ตามงาน เพิ่มสมาชิกและ Guest อย่างปลอดภัย พร้อมเลือก Standard, Private หรือ Shared channel ให้ถูกตั้งแต่แรก

โดย ทีมงาน THAI DATA CLOUD อัปเดต อ่าน 11 นาที

แชร์FacebookXLINELinkedIn
Microsoft Teams — Microsoft Teams: สร้างทีมและ Channel ให้แต่ละแผนกในองค์กร
Microsoft Teams: สร้างทีมและ Channel ให้แต่ละแผนกในองค์กร

คำตอบสั้น ๆ: สร้างทีมใน Microsoft Teams ให้แต่ละแผนก แยก Channel ตามงาน เพิ่มสมาชิกและ Guest อย่างปลอดภัย พร้อมเลือก Standard, Private หรือ Shared channel ให้ถูกตั้งแต่แรก

คู่มือนี้อธิบาย Microsoft Teams ทีละขั้นตอน พร้อมคำสั่งที่ใช้ได้จริงและปัญหาที่พบบ่อย

Microsoft Teams ช่วยให้แต่ละแผนกมีพื้นที่ทำงานของตัวเอง โดยหนึ่งทีม (Team) คือกลุ่มคนที่ทำงานด้วยกัน และ Channel คือห้องย่อยในทีมที่แยกบทสนทนาและไฟล์ตามหัวข้อ เบื้องหลังทุกทีมคือ Microsoft 365 Group หนึ่งกลุ่ม พร้อม SharePoint site สำหรับเก็บไฟล์และปฏิทินกลางของทีม

คู่มือนี้เหมาะกับหัวหน้าแผนกและผู้ดูแลระบบที่ต้องการจัดระเบียบการสื่อสารแทนกลุ่มแชตที่กระจัดกระจาย เมื่อทำครบ คุณจะมีทีมของแผนกพร้อม Channel ตามงาน มีเจ้าของทีมอย่างน้อยสองคน เพิ่มบุคคลภายนอกเป็น Guest ได้อย่างปลอดภัย และเลือกได้ถูกว่างานไหนควรใช้ Standard, Private หรือ Shared channel

สิ่งที่ต้องเตรียม

  • ไลเซนส์ที่มี Microsoft Teams รวมอยู่ ปัจจุบันบางแพ็กเกจขายแบบไม่รวม Teams แล้วซื้อ Teams แยก ให้ตรวจใน Microsoft 365 admin center > Billing > Your products
  • สิทธิ์สร้างทีม โดยค่าเริ่มต้นผู้ใช้ทุกคนสร้างได้ แต่บางองค์กรจำกัดไว้เฉพาะ IT
  • แอป Teams บนคอมพิวเตอร์ หรือเปิดผ่านเว็บที่ https://teams.microsoft.com
  • ถ้าจะเพิ่มบุคคลภายนอก ผู้ดูแลต้องเปิด Guest access ไว้ก่อน (รายละเอียดในขั้นตอนที่ 4)
  • รายชื่อสมาชิก ผู้ที่จะเป็นเจ้าของทีม (Owner) และรายการ Channel ที่ต้องการ
แผนภาพทีมใน Microsoft Teams ที่ผูกกับ Microsoft 365 Group, SharePoint site และปฏิทินกลาง โดย Private channel มีไซต์แยก
สร้างทีมหนึ่งครั้ง ได้กลุ่ม ไซต์เก็บไฟล์ และปฏิทินกลางมาด้วย Private channel แยกไซต์ของตัวเอง

ขั้นตอนที่ 1: วางโครงสร้างทีมและ Channel ก่อนสร้าง

ใช้หลักหนึ่งแผนกหนึ่งทีม แล้วแยก Channel ตามหัวข้องาน เช่น ทีม "ฝ่ายบัญชี" มี Channel "ปิดงบรายเดือน" "เบิกจ่าย" และ "ภาษี" อย่าสร้างทีมใหม่ทุกครั้งที่มีโปรเจกต์เล็ก เพราะแต่ละทีมสร้าง Microsoft 365 Group และ SharePoint site ใหม่ทุกครั้ง ระบบจะรกเร็วมาก

กำหนดเจ้าของทีมอย่างน้อยสองคนเสมอ ถ้าเจ้าของคนเดียวลาออก ทีมจะไม่มีใครเพิ่มสมาชิกหรือแก้ค่าได้ และควรตั้งรูปแบบชื่อให้เหมือนกันทั้งองค์กร เช่น DEPT-Finance เพื่อค้นหาง่าย

ขั้นตอนที่ 2: สร้างทีมใหม่ใน Microsoft Teams

  1. ใน Teams รุ่นใหม่ เลือก Chat ที่แถบซ้าย (ถ้าตั้งค่าแยกมุมมองไว้ ให้เลือก Teams) แล้วคลิก New items (ไอคอน +) เหนือรายการแชตและ Channel
  2. เลือก New team ตั้งชื่อทีมและใส่คำอธิบาย
  3. เลือกประเภท Private สำหรับทีมของแผนก (เฉพาะคนที่ถูกเชิญ) หรือ Public ถ้าต้องการให้ทุกคนในองค์กรเข้าร่วมได้เอง
  4. ตั้งชื่อ Channel แรก (เดิมเรียกว่า General) แล้วคลิก Create

ผู้ดูแลระบบสร้างทีมแทนได้จาก Teams admin center (https://admin.teams.microsoft.com) > Teams > Manage teams > Add แล้วระบุชื่อ คำอธิบาย เจ้าของทีม และ Privacy วิธีนี้เหมาะเมื่อต้องการกำหนดเจ้าของทีมให้หัวหน้าแผนกตั้งแต่แรก

ขั้นตอนที่ 3: เพิ่มสมาชิกและกำหนดเจ้าของทีม

คลิก More options (จุดสามจุด) ข้างชื่อทีม > Add member พิมพ์ชื่อพนักงาน หรือพิมพ์ชื่อกลุ่ม เช่น Distribution list ของแผนก เพื่อเพิ่มทีละหลายคน แล้วคลิก Add

เปลี่ยนสมาชิกเป็นเจ้าของร่วมได้ที่ More options > Manage team > แท็บ Members แล้วเปลี่ยน Role จาก Member เป็น Owner เจ้าของทีมเพิ่มหรือลบสมาชิก สร้าง Channel และแก้การตั้งค่าทีมได้ ส่วนสมาชิกทำได้ตามสิทธิ์ที่เจ้าของเปิดให้

ขั้นตอนที่ 4: เพิ่มบุคคลภายนอกเป็น Guest

ก่อนเชิญ Guest ผู้ดูแลต้องตรวจการตั้งค่าสี่จุด เพราะถ้าจุดใดปิดอยู่ การเชิญจะไม่สำเร็จ

  • Microsoft Entra admin center > External Identities > External collaboration settings ต้องอนุญาตให้ผู้ใช้เชิญ Guest
  • Teams admin center > Users > Guest access ตั้งค่า Guest access เป็น On
  • Microsoft 365 admin center > Settings > Org settings > Microsoft 365 Groups ติ๊กให้เจ้าของกลุ่มเพิ่มคนนอกเป็น Guest ได้ และให้ Guest เข้าถึงเนื้อหากลุ่มได้
  • SharePoint admin center > Policies > Sharing ต้องอยู่ที่ระดับ New and existing guests หรือสูงกว่า เพื่อให้ Guest เปิดไฟล์ในทีมได้

จากนั้นเจ้าของทีมใช้ Add member แล้วพิมพ์อีเมลของคนนอก เช่น [email protected] ระบบจะเสนอให้เพิ่มเป็น Guest ใส่ชื่อที่แสดงให้จำง่ายแล้วคลิก Add คนนอกจะได้อีเมลเชิญ และชื่อจะมีคำว่า (Guest) ต่อท้ายในทีม หลังเพิ่มแล้วอาจใช้เวลาหลายชั่วโมงกว่า Guest จะเข้าใช้งานได้ครบ รายละเอียดดูที่ Guest access in Microsoft Teams

ขั้นตอนที่ 5: สร้าง Channel แบบ Standard, Private หรือ Shared

คลิก More options ข้างชื่อทีม > Add channel ใส่ชื่อ คำอธิบาย และเลือกประเภท Channel แล้วคลิก Create

หน้าจอจำลองการสร้าง Channel ใน Microsoft Teams ตั้งชื่อ Channel และเลือก Channel type เป็น Private
เลือก Channel type ให้ถูกตั้งแต่แรก เพราะเปลี่ยนภายหลังไม่ได้ (ภาพจำลอง)
  • Standard: สมาชิกทุกคนในทีมเห็น เหมาะกับงานทั่วไปของแผนก
  • Private: เห็นเฉพาะคนที่เจ้าของ Channel เพิ่มเข้าไป (ต้องเป็นสมาชิกทีมก่อน) เหมาะกับเรื่องเงินเดือนหรือข้อมูลลับ
  • Shared: เชิญคนนอกทีมหรือคนจากองค์กรอื่นที่ใช้ Microsoft Teams เข้า Channel ได้โดยไม่ต้องเพิ่มเขาเข้าทั้งทีม เฉพาะเจ้าของทีมเท่านั้นที่สร้างได้

เลือกประเภทให้ถูกตั้งแต่แรก เพราะเปลี่ยนประเภท Channel ภายหลังไม่ได้ และ Private กับ Shared channel มี SharePoint site แยกของตัวเอง ไฟล์จึงไม่ได้อยู่ในไลบรารีเดียวกับ Standard channel

ตารางเปรียบเทียบ Standard channel, Private channel และ Shared channel ใน Microsoft Teams ด้านการมองเห็น Guest และไซต์เก็บไฟล์
ใช้ Standard เป็นหลัก เลือก Private เมื่อต้องจำกัดคนเห็น และ Shared เมื่อทำงานข้ามทีมหรือข้ามองค์กร

ขั้นตอนที่ 6: สร้างทีมจำนวนมากด้วย PowerShell

ถ้าต้องสร้างทีมให้หลายแผนกพร้อมกัน ใช้โมดูล MicrosoftTeams ใน PowerShell จะเร็วและตั้งชื่อเป็นมาตรฐานกว่า ติดตั้งครั้งแรกด้วย Install-Module MicrosoftTeams แล้วรันคำสั่งด้วยบัญชีที่มีบทบาท Teams Administrator

Connect-MicrosoftTeams
$t = New-Team -DisplayName "DEPT-Finance" -MailNickName "dept-finance" -Visibility Private -Description "ทีมฝ่ายบัญชี"
Add-TeamUser -GroupId $t.GroupId -User [email protected] -Role Owner
Add-TeamUser -GroupId $t.GroupId -User [email protected] -Role Member
New-TeamChannel -GroupId $t.GroupId -DisplayName "เงินเดือน" -MembershipType Private -Owner [email protected]
ผลคำสั่ง PowerShell สร้างทีม Microsoft Teams เพิ่มเจ้าของทีม และสร้าง Private channel ด้วยโมดูล MicrosoftTeams
เก็บผลของ New-Team ไว้ในตัวแปร เพื่อใช้ GroupId ในคำสั่งถัดไป

หลังสร้างเสร็จ ให้เปิด More options > Manage team > แท็บ Settings เพื่อกำหนด Member permissions เช่น ให้สมาชิกสร้าง Channel ได้หรือไม่ และ Guest permissions ซึ่งปิดการสร้าง Channel สำหรับ Guest ไว้เป็นค่าเริ่มต้น

ปัญหาที่พบบ่อยเกี่ยวกับ Microsoft Teams

พิมพ์อีเมลคนนอกแล้วไม่ขึ้นตัวเลือกเพิ่มเป็น Guest เกิดจากอะไร?

สาเหตุหลักคือ Guest access ยังปิดอยู่ในจุดใดจุดหนึ่งจากสี่จุดในขั้นตอนที่ 4 หรือโดเมนของคนนอกถูกบล็อกใน External collaboration settings ถ้าเพิ่งเปิด Guest access อาจต้องรอนานถึง 24 ชั่วโมงกว่าการตั้งค่าจะมีผลใน Microsoft Teams

ทำไมไฟล์ใน Private channel ไม่อยู่ใน SharePoint site ของทีม?

Private channel และ Shared channel มี SharePoint site แยกของตัวเองเพื่อจำกัดสิทธิ์ให้เฉพาะสมาชิก Channel เปิดไฟล์ได้จากแท็บ Files ของ Channel นั้น แล้วเลือก Open in SharePoint เพื่อดูไซต์จริง

เปลี่ยน Standard channel เป็น Private channel ได้ไหม?

ไม่ได้ ประเภท Channel เปลี่ยนหลังสร้างไม่ได้ ให้สร้าง Private channel ใหม่ แล้วย้ายไฟล์จากแท็บ Files ของ Channel เดิมด้วยคำสั่ง Move to ส่วนบทสนทนาเดิมจะคงอยู่ใน Channel เก่า ควรโพสต์แจ้งสมาชิกให้ไปคุยต่อที่ Channel ใหม่

โปรเจกต์จบแล้ว ควรลบทีมหรือเก็บไว้?

ถ้ายังอยากเก็บประวัติไว้อ้างอิง ให้ Archive ทีมจาก Teams admin center > Manage teams ทีมจะกลายเป็นอ่านอย่างเดียว ถ้าลบทีม Microsoft 365 Group ที่อยู่เบื้องหลังจะถูกลบไปด้วย และกู้คืนได้ภายใน 30 วันเท่านั้น

ถ้าต้องการให้ช่วยวางโครงสร้าง Microsoft Teams ให้ทั้งองค์กร ตั้งค่า Guest access อย่างปลอดภัย หรือย้ายไฟล์จาก File Server เข้าทีม ติดต่อทีมงาน THAI DATA CLOUD ได้ทันที องค์กรที่ต้องการจัดหาไลเซนส์หรือให้ทีมงานดูแล Microsoft 365 แบบครบวงจร ดูรายละเอียดได้ที่หน้าบริการของเรา

สรุปขั้นตอน Microsoft Teams

ทบทวน Microsoft Teams ทั้งหมดตามลำดับ ก่อนนำไปใช้กับระบบจริง

  1. วางโครงสร้างทีมและ Channel ก่อนสร้าง
  2. สร้างทีมใหม่ใน Microsoft Teams
  3. เพิ่มสมาชิกและกำหนดเจ้าของทีม
  4. เพิ่มบุคคลภายนอกเป็น Guest
  5. สร้าง Channel แบบ Standard, Private หรือ Shared
  6. สร้างทีมจำนวนมากด้วย PowerShell

เมื่อทำครบทุกข้อแล้ว Microsoft Teams จะพร้อมใช้งาน หากผลลัพธ์ไม่เป็นไปตามที่คาด ให้ย้อนกลับไปดูหัวข้อปัญหาที่พบบ่อยด้านบน ซึ่งรวบรวมกรณีที่พบจริงจากการใช้งาน Microsoft Teams ไว้แล้ว

อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับ Microsoft Teams

แชร์FacebookXLINELinkedIn

มีคำถามเรื่องบริการ? ติดต่อทีมงาน