สร้าง Filter คัดแยกอีเมลบน Zimbra Webmail
เมื่อกล่องจดหมายมีอีเมลเข้ามาวันละหลายสิบฉบับ ทั้งใบแจ้งหนี้ อีเมลแจ้งเตือนจากระบบ และจดหมายข่าว การคัดแยกด้วยมือทุกวันจะเสียเวลามาก Zimbra Webmail มีระบบ Filter ที่ทำงานบนเซิร์ฟเวอร์ คือคัดแยกอีเมลทันทีที่อีเมลเข้ามา ไม่ว่าคุณจะเปิดอ่านจาก Webmail, Outlook หรือโทรศัพท์ ผลลัพธ์ก็จะเหมือนกัน
บทความนี้อธิบายการสร้าง Filter บน Zimbra Web Client ทั้งหน้าจอแบบ Classic และแบบ Modern พร้อมตัวอย่างเงื่อนไขที่ใช้บ่อยและวิธีเรียงลำดับ Filter ให้ทำงานถูกต้อง
สิ่งที่ต้องเตรียม
- บัญชีอีเมลบน Zimbra และรหัสผ่านสำหรับเข้า Webmail
- URL ของ Webmail ที่ผู้ดูแลแจ้งไว้ เช่น
https://mail.example.com - โฟลเดอร์ปลายทางที่ต้องการย้ายอีเมลเข้าไป (สร้างล่วงหน้า หรือสร้างระหว่างตั้ง Filter ก็ได้)
หมายเหตุ: Zimbra มีหน้าจอ 2 แบบ คือ Classic UI และ Modern UI (ตั้งแต่ Zimbra 9 ขึ้นไป) ชื่อเมนูอาจต่างกันเล็กน้อยตามเวอร์ชันและภาษาที่ตั้งไว้ บางความสามารถ เช่น การ Forward ไปยังอีเมลภายนอกผ่าน Filter อาจถูกปิดโดยผู้ดูแลระบบ
ทำความรู้จักส่วนประกอบของ Filter
Filter หนึ่งตัวประกอบด้วย 3 ส่วน
| ส่วน | ความหมาย | ตัวอย่าง |
|---|---|---|
| ชื่อ Filter | ชื่อสำหรับจำ ไม่มีผลต่อการทำงาน | ใบแจ้งหนี้จากซัพพลายเออร์ |
| เงื่อนไข (Conditions) | เลือกว่าต้องตรงทุกข้อ (all) หรือข้อใดข้อหนึ่ง (any) | From contains [email protected] |
| การกระทำ (Actions) | สิ่งที่ทำกับอีเมลที่ตรงเงื่อนไข | Move into folder "บัญชี" |
เงื่อนไขที่เลือกได้ เช่น From, To, Cc, Subject, Header Named (หัวอีเมลที่ระบุชื่อเอง), Size (ขนาดอีเมล), Date, Body และ Attachment ส่วนการกระทำที่ใช้บ่อย ได้แก่
- Keep in Inbox เก็บไว้ในกล่องจดหมายเข้าตามปกติ
- Move into folder ย้ายไปยังโฟลเดอร์ที่เลือก
- Tag with ติดแท็กสี เพื่อให้มองเห็นง่ายโดยไม่ต้องย้าย
- Mark as ทำเครื่องหมายว่าอ่านแล้ว หรือติดธง (Flag)
- Redirect to address ส่งต่อไปยังอีเมลอื่น (อาจถูกปิดไว้)
- Discard ลบทิ้งทันทีโดยไม่เข้าถังขยะ ใช้ด้วยความระวัง
ขั้นตอนที่ 1: สร้างโฟลเดอร์ปลายทาง
- เข้าสู่ระบบ Webmail
- ที่แผงด้านซ้าย คลิกขวาที่ Inbox หรือคลิกไอคอนรูปเฟือง/บวกข้าง Folders แล้วเลือก New Folder
- ตั้งชื่อ เช่น
บัญชีแล้วคลิก OK
ขั้นตอนที่ 2: สร้าง Filter บน Classic UI
- คลิกแท็บ Preferences ด้านบน
- เลือก Filters จากเมนูด้านซ้าย จะเห็นแท็บ Incoming Message Filters (กรองอีเมลขาเข้า) และ Outgoing Message Filters (กรองอีเมลขาออก)
- ที่แท็บ Incoming Message Filters คลิก Create Filter
- ช่อง Filter Name ตั้งชื่อ เช่น
ใบแจ้งหนี้จากซัพพลายเออร์ - เลือก If any of the following conditions are met หรือ If all of the following conditions are met
- ตั้งเงื่อนไข เช่น From / contains /
@vendor.exampleคลิกปุ่ม + ด้านขวาเพื่อเพิ่มเงื่อนไขข้อถัดไป - ในส่วน Perform the following actions เลือก Move into folder แล้วคลิกเลือกโฟลเดอร์
บัญชี - หากไม่ต้องการให้ Filter ตัวถัดไปทำงานกับอีเมลนี้อีก ให้ติ๊ก Do not process additional filters
- คลิก OK และกลับมาที่หน้า Preferences คลิก Save (ใน Classic UI บางเวอร์ชัน Filter จะบันทึกทันทีเมื่อกด OK)
ขั้นตอนที่ 3: สร้าง Filter บน Modern UI
- คลิกไอคอนรูปเฟือง (Settings) มุมขวาบน
- เลือก Filters
- คลิก Add Filter
- ตั้งชื่อ กำหนดเงื่อนไข และเลือกการกระทำแบบเดียวกับ Classic UI
- คลิก Save
ขั้นตอนที่ 4: สร้าง Filter จากอีเมลที่มีอยู่
วิธีที่เร็วที่สุดคือเริ่มจากอีเมลจริง ระบบจะกรอกผู้ส่งและหัวเรื่องให้อัตโนมัติ
- คลิกขวาที่อีเมลในรายการ
- เลือก Create Filter (ใน Classic UI อาจอยู่ในเมนูย่อย) หน้าต่างสร้าง Filter จะเปิดขึ้นพร้อมเงื่อนไข From และ Subject ของอีเมลนั้น
- ลบเงื่อนไขที่ไม่ต้องการ เช่น Subject ที่เปลี่ยนทุกครั้ง แล้วเลือกการกระทำ
ตัวอย่าง Filter ที่ใช้บ่อย
| จุดประสงค์ | เงื่อนไข | การกระทำ |
|---|---|---|
| แยกอีเมลแจ้งเตือนจากเซิร์ฟเวอร์ | From contains noreply@ และ Subject contains [Alert] (all) | Move into folder "Alerts" และ Tag สีแดง |
| แยกจดหมายข่าว | Header Named List-Unsubscribe exists | Move into folder "Newsletter" และ Mark as read |
| ไฟล์แนบขนาดใหญ่ | Size over 10 MB | Tag with "ไฟล์ใหญ่" |
| อีเมลจากลูกค้าคนสำคัญ | From contains @customer.example | Mark as flagged และ Keep in Inbox |
การใช้ Header Named List-Unsubscribe ได้ผลดีกับจดหมายข่าว เพราะระบบส่งจดหมายข่าวส่วนใหญ่ใส่หัวอีเมลนี้เสมอ หากสงสัยว่าอีเมลมีหัวอะไรบ้าง ดูวิธีเปิดดูได้ที่ อ่าน Email Header เพื่อตรวจสอบที่มาของอีเมล
ขั้นตอนที่ 5: เรียงลำดับและใช้กับอีเมลเก่า
Filter ทำงานจากบนลงล่าง อีเมลหนึ่งฉบับอาจตรงหลาย Filter หาก Filter แรกย้ายอีเมลไปแล้วและติ๊ก Do not process additional filters ไว้ Filter ถัดไปจะไม่ทำงาน ในหน้า Filters ให้เลือก Filter แล้วใช้ปุ่ม Move Up / Move Down เพื่อจัดลำดับ ควรวาง Filter ที่เจาะจงมากไว้บน และ Filter ที่กว้างไว้ล่าง
Filter ใหม่จะมีผลกับอีเมลที่เข้ามาหลังจากบันทึกเท่านั้น หากต้องการใช้กับอีเมลเก่า ให้เลือก Filter แล้วคลิก Run Filter จากนั้นเลือกโฟลเดอร์ที่ต้องการให้ประมวลผล เช่น Inbox
ตรวจสอบผลลัพธ์
- ส่งอีเมลทดสอบจากบัญชีอื่นที่ตรงกับเงื่อนไข แล้วตรวจว่าอีเมลเข้าโฟลเดอร์หรือได้แท็กตามที่ตั้งไว้
- เปิดอีเมลเดียวกันจากโปรแกรมอื่น เช่น Outlook หรือโทรศัพท์ที่เชื่อมแบบ IMAP อีเมลควรอยู่ในโฟลเดอร์เดียวกัน เพราะ Filter ทำงานบนเซิร์ฟเวอร์
ปัญหาที่พบบ่อย
Filter ไม่ทำงานเลย
ตรวจว่าเงื่อนไขพิมพ์ถูกต้อง โดยเฉพาะช่องว่างหน้าและหลังข้อความ ตรวจว่าไม่มี Filter ด้านบนที่ติ๊ก Do not process additional filters ไว้และจับอีเมลนั้นไปก่อน และตรวจว่า Filter ไม่ได้ถูกปิดใช้งาน (ช่อง Active ต้องติ๊กอยู่)
อีเมลที่ต้องการหายไป
มักเกิดจาก Filter ที่เงื่อนไขกว้างเกินไป เช่น Subject contains order ซึ่งจับอีเมลอื่นไปด้วย ให้ค้นหาในทุกโฟลเดอร์ด้วยช่องค้นหา และหากตั้ง Discard ไว้ อีเมลจะไม่อยู่ในถังขยะ จึงไม่ควรใช้ Discard จนกว่าจะแน่ใจ
ตั้ง Redirect แล้วอีเมลไม่ถูกส่งต่อ
ผู้ดูแลระบบอาจปิดการส่งต่อผ่าน Filter ไว้ หรืออีเมลปลายทางปฏิเสธเพราะ SPF ไม่ผ่าน ให้แจ้งผู้ดูแลระบบให้ตรวจสอบ
อีเมลจากผู้ส่งเดิมเข้า Junk ก่อนถึง Filter
การกรอง Spam ของเซิร์ฟเวอร์ทำงานก่อน Filter ของผู้ใช้ ให้เพิ่มผู้ส่งเป็นผู้ส่งที่เชื่อถือได้ใน Preferences > Mail ส่วน Spam Mail Options (หรือเมนูที่ใกล้เคียงตามเวอร์ชัน)
หากทำตามขั้นตอนแล้วยังติดปัญหา สามารถติดต่อทีมสนับสนุนของ THAI DATA CLOUD ได้ที่ https://thaidata.cloud/contact/
- Categories:
- Cloud
