ตั้งค่า Forwarder และ Autoresponder อีเมลบน DirectAdmin
DirectAdmin มีเครื่องมืออีเมลอัตโนมัติสามแบบที่มักใช้ร่วมกัน ได้แก่ Forwarders สำหรับส่งต่ออีเมลไปยังที่อยู่อื่น Autoresponders สำหรับตอบกลับอัตโนมัติทุกครั้งที่มีอีเมลเข้า และ Vacation Messages สำหรับตอบกลับเฉพาะช่วงวันที่กำหนด เช่น ช่วงลาพักร้อน การเลือกให้ถูกแบบช่วยลดปัญหาอีเมลซ้ำหรือข้อความตอบกลับค้างอยู่หลังกลับมาทำงานแล้ว
| เครื่องมือ | ทำอะไร | ตัวอย่างการใช้งาน |
|---|---|---|
| Forwarders | ส่งอีเมลที่ถึงที่อยู่หนึ่งไปยังอีเมลอื่นหนึ่งหรือหลายที่อยู่ | [email protected] ส่งถึงพนักงานขายสามคน |
| Autoresponders | ตอบกลับทุกผู้ส่งตลอดเวลาจนกว่าจะลบ | ยืนยันการรับเรื่องที่ [email protected] |
| Vacation Messages | ตอบกลับเฉพาะระหว่างวันเริ่มและวันสิ้นสุดที่ตั้งไว้ | พนักงานลาพัก 23 ถึง 30 ต.ค. |
สิ่งที่ต้องเตรียม
- บัญชี DirectAdmin ระดับผู้ใช้ และโดเมนที่ใช้อีเมลบนเซิร์ฟเวอร์นี้
- บัญชีอีเมลที่สร้างไว้แล้ว (จำเป็นสำหรับ Vacation Message) ดู สร้างบัญชีอีเมลบน DirectAdmin
- ถ้าบัญชีมีหลายโดเมน ให้เลือกโดเมนที่ต้องการจากตัวเลือกโดเมนก่อนเข้าแต่ละเมนู
หมายเหตุ: คู่มือนี้อ้างอิงหน้าตาแบบ Evolution ซึ่งเป็นหน้าตามาตรฐานของ DirectAdmin รุ่นปัจจุบัน ถ้าหน้าจอของคุณเป็นแบบเก่า (Enhanced) ชื่อเมนูจะเหมือนกันแต่ตำแหน่งต่างไป และในหน้า Dashboard ของ Evolution มีช่องค้นหาที่พิมพ์ชื่อเมนูเพื่อไปยังหน้านั้นได้ทันที
ขั้นตอนที่ 1: สร้าง Forwarder
- ในหมวด E-Mail Manager คลิก Forwarders
- คลิก Create Forwarder
- ช่อง Forwarder Name ใส่เฉพาะส่วนหน้า @ เช่น
sales - ช่อง Destination Email ใส่อีเมลปลายทาง หลายที่อยู่ให้คั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค เช่น
[email protected],[email protected] - คลิก Create
ส่งต่อแต่ยังเก็บสำเนาไว้ในกล่องเดิม
ถ้ามีทั้งบัญชีอีเมล [email protected] และ Forwarder ชื่อ somchai อีเมลจะถูกส่งตาม Forwarder และไม่เข้ากล่องเดิม ถ้าต้องการให้เก็บสำเนาไว้ด้วย ให้ใส่ที่อยู่ของกล่องเดิมเป็นหนึ่งในปลายทาง
Forwarder Name: somchai
Destination Email: [email protected],[email protected]ค่าพิเศษที่ใส่เป็นปลายทางได้ใน DirectAdmin
:fail: ข้อความตีกลับอีเมลพร้อมข้อความที่กำหนด เหมาะกับที่อยู่ของพนักงานที่ลาออก เช่น:fail: This address is no longer in use, please contact [email protected]:blackhole:รับแล้วทิ้งเงียบ ๆ ใช้กับที่อยู่ที่มีแต่ Spam
ขั้นตอนที่ 2: สร้าง Autoresponder
- ใน E-Mail Manager คลิก Autoresponders แล้ว Create Autoresponder
- ช่อง Autoresponder Name ใส่ชื่อหน้า @ เช่น
support - ช่อง Reply Frequency เลือกความถี่ขั้นต่ำที่จะตอบผู้ส่งรายเดิมซ้ำ แนะนำ 1 วัน เพื่อไม่ให้ผู้ส่งได้รับข้อความซ้ำทุกฉบับ
- เลือก Content Type เป็น text/plain (แนะนำ) หรือ text/html
- กรอก Subject และข้อความตอบกลับ
- ถ้าต้องการให้สำเนาอีเมลที่เข้ามาถูกส่งไปอีกที่อยู่ ให้ใส่ในช่อง Send CC To (ตัวเลือกนี้ใช้ได้เฉพาะบางเวอร์ชัน)
- คลิก Create
ตัวอย่างข้อความ
เราได้รับอีเมลของคุณแล้ว ทีมงานจะตอบกลับภายในวันทำการถัดไป
หากต้องการเพิ่มรายละเอียด ตอบกลับอีเมลฉบับนี้ได้เลย
ฝ่ายบริการลูกค้า Example Co., Ltd.ขั้นตอนที่ 3: ตั้ง Vacation Message ตามช่วงวัน
- ใน E-Mail Manager คลิก Vacation Messages แล้ว Create Vacation Message
- เลือกบัญชีอีเมลที่ต้องการ
- กำหนดวันและช่วงเวลาเริ่ม และวันและช่วงเวลาสิ้นสุด (เวลาอ้างอิงตาม Time Zone ของเซิร์ฟเวอร์)
- ตั้ง Reply Frequency ใส่ Subject และข้อความ แล้วคลิก Create
Vacation Message เหมาะกว่า Autoresponder สำหรับการลาพัก เพราะหยุดเองตามวันสิ้นสุด ไม่ต้องจำกลับมาลบ อย่าใส่รายละเอียดส่วนตัว เช่น สถานที่เดินทาง เพราะข้อความจะส่งให้ทุกผู้ส่ง รวมถึงผู้ส่ง Spam
ตรวจสอบผลลัพธ์
- ส่งอีเมลจากบัญชีภายนอก เช่น Gmail ไปที่
[email protected]ตรวจว่าทุกปลายทางได้รับ และดูโฟลเดอร์ Spam ของปลายทางด้วย - ส่งไปที่
[email protected]ควรได้รับข้อความ Autoresponder ส่งอีกครั้งจากที่อยู่เดิม ต้องไม่ได้รับซ้ำภายในช่วง Reply Frequency - ในหน้า Forwarders ตรวจรายการว่าแสดงปลายทางถูกต้องครบทุกที่อยู่
ปัญหาที่พบบ่อย
ตั้ง Forwarder แล้วกล่องเดิมไม่ได้รับอีเมลอีกเลย
เป็นพฤติกรรมตามที่อธิบายในขั้นตอนที่ 1 ให้เพิ่มที่อยู่ของกล่องเดิมลงในรายการปลายทาง
อีเมลที่ส่งต่อไป Gmail ตกเป็น Spam หรือถูกตีกลับ
การส่งต่ออีเมลของโดเมนอื่นออกจากเซิร์ฟเวอร์ของคุณ อาจทำให้ปลายทางตรวจ SPF หรือ DMARC ไม่ผ่าน และถ้าส่งต่อ Spam ไปด้วย ชื่อเสียง IP ของเซิร์ฟเวอร์จะแย่ลง ควรเปิดตัวกรอง Spam ก่อนส่งต่อ ดู ตั้งค่า SpamAssassin กรองอีเมล Spam บน DirectAdmin และถ้าถูกตีกลับ ดูรหัส Error ได้ที่ ทำความเข้าใจอีเมลตีกลับ (Bounce) และ SMTP Error Code
ทดสอบแล้วไม่ได้รับข้อความตอบกลับ
ระบบไม่ตอบกลับอีเมลที่ส่งจากที่อยู่เดียวกัน และไม่ตอบอีเมลอัตโนมัติ เช่น Mailing List ให้ทดสอบจากอีเมลภายนอกจริง ถ้าเป็น Vacation Message ตรวจว่าเวลาปัจจุบันอยู่ในช่วงวันที่ตั้งไว้แล้ว
ถ้าใช้ Plesk แทน DirectAdmin ดูวิธีที่ ตั้งค่า Auto-Reply และ Forward อีเมลบน Plesk
หากทำตามขั้นตอนแล้วยังติดปัญหา ติดต่อทีมซัพพอร์ต THAI DATA CLOUD ได้ที่ https://thaidata.cloud/contact/ โดยแจ้งชื่อโดเมน ชื่อผู้ใช้ DirectAdmin สิ่งที่ทำไปแล้ว และข้อความ Error ที่เห็น
- Categories:
- Cloud
