สร้างตัวกรอง (Filter) คัดแยกอีเมลใน Gmail
ตัวกรอง (Filter) ใน Gmail คือกฎที่สั่งให้ Gmail จัดการอีเมลใหม่ที่ตรงเงื่อนไขโดยอัตโนมัติ เช่น ติดป้ายกำกับ (Label) ให้อีเมลจากลูกค้า ข้ามกล่องจดหมายสำหรับจดหมายข่าว หรือทำเครื่องหมายสำคัญให้อีเมลจากหัวหน้า ตัวกรองทำงานบนเซิร์ฟเวอร์ของ Google จึงมีผลทั้งบนเว็บ แอปมือถือ และโปรแกรมอีเมลที่เชื่อมผ่าน IMAP
คู่มือนี้ใช้ได้กับทั้งบัญชี Google Workspace ขององค์กรและ Gmail ส่วนตัว อธิบายการสร้างตัวกรองจากช่องค้นหา การใช้ตัวดำเนินการค้นหา (Search Operator) เพื่อเขียนเงื่อนไขที่แม่นยำ และการแก้ไข ส่งออก และนำเข้าตัวกรอง ชื่อเมนูในคู่มือเป็นภาษาอังกฤษ หากหน้าจอเป็นภาษาไทย ชื่อจะต่างไปแต่ตำแหน่งเดียวกัน
สิ่งที่ต้องเตรียม
- บัญชี Gmail หรือ Google Workspace และเปิดใช้งานผ่านเว็บเบราว์เซอร์บนคอมพิวเตอร์ (แอปมือถือสร้างตัวกรองไม่ได้)
- ตัวอย่างอีเมลที่ต้องการคัดแยก เพื่อดูที่อยู่ผู้ส่งหรือคำในหัวเรื่อง
- ถ้าจะให้ติด Label ให้คิดชื่อ Label ไว้ก่อน เช่น "ลูกค้า/บริษัท ABC" (ใช้เครื่องหมาย
/เพื่อทำ Label ซ้อนกัน)
ขั้นตอนที่ 1: กำหนดเงื่อนไข
- เปิด Gmail คลิกไอคอน Show search options (รูปแถบปรับค่า) ทางขวาของช่องค้นหา
- กรอกเงื่อนไขในช่องที่ต้องการ: From, To, Subject, Has the words, Doesn't have, Size และ Has attachment
- คลิก Search ก่อน เพื่อดูว่าผลลัพธ์ตรงกับอีเมลที่ต้องการจริง ถ้าติดอีเมลอื่นมาด้วย ให้ปรับเงื่อนไขให้แคบลง
- เมื่อผลลัพธ์ถูกต้อง เปิดกล่องตัวเลือกอีกครั้ง แล้วคลิก Create filter
ทางลัด: เปิดอีเมลตัวอย่าง คลิกเมนูจุดสามจุด (More) แล้วเลือก Filter messages like these Gmail จะเติมที่อยู่ผู้ส่งให้
ขั้นตอนที่ 2: เลือกการกระทำ
หน้าถัดไปมีตัวเลือกให้ติ๊กได้หลายข้อพร้อมกัน
| ตัวเลือก | ผล |
|---|---|
| Skip the Inbox (Archive it) | ไม่แสดงใน Inbox แต่ยังค้นหาได้และอยู่ใน Label ที่ติด |
| Mark as read | ทำเครื่องหมายว่าอ่านแล้ว |
| Star it | ติดดาว |
| Apply the label | ติด Label ที่เลือก หรือสร้างใหม่ได้จาก New label |
| Forward it to | ส่งต่อไปยังที่อยู่ที่ยืนยันไว้แล้ว (ดูหัวข้อปัญหาที่พบบ่อย) |
| Delete it | ย้ายไปถังขยะ ซึ่งจะถูกลบถาวรหลัง 30 วัน |
| Never send it to Spam | ไม่ให้เข้าโฟลเดอร์ Spam เหมาะกับอีเมลสำคัญที่ถูกกรองผิดบ่อย |
| Always / Never mark it as important | บังคับเครื่องหมายสำคัญ |
| Categorize as | จัดเข้าแท็บ Primary, Social, Updates, Forums หรือ Promotions |
ติ๊ก Also apply filter to matching conversations ถ้าต้องการให้ตัวกรองจัดการอีเมลเก่าที่ตรงเงื่อนไขด้วย แล้วคลิก Create filter ถ้าไม่ติ๊ก ตัวกรองจะมีผลเฉพาะอีเมลที่เข้ามาใหม่
หมายเหตุ: ระวังการใช้ Delete it กับเงื่อนไขกว้าง ๆ เช่น คำทั่วไปในเนื้อหา เพราะอาจลบอีเมลสำคัญโดยไม่รู้ตัว ถ้าไม่แน่ใจ ให้ใช้ Skip the Inbox คู่กับ Label แทน
ขั้นตอนที่ 3: เขียนเงื่อนไขให้แม่นยำด้วย Search Operator
ช่อง Has the words รองรับตัวดำเนินการเดียวกับช่องค้นหา ช่วยให้ตัวกรองเดียวครอบคลุมหลายกรณี
| ตัวอย่าง | ความหมาย |
|---|---|
from:@customer.example | ทุกคนจากโดเมน customer.example |
from:([email protected] OR [email protected]) | จากผู้ส่งคนใดคนหนึ่ง |
subject:(ใบแจ้งหนี้ OR invoice) | หัวเรื่องมีคำใดคำหนึ่ง |
has:attachment filename:pdf | มีไฟล์แนบเป็น PDF |
larger:10M | อีเมลขนาดใหญ่กว่า 10 MB |
list:news.example.org | อีเมลจาก Mailing list ที่ระบุ |
deliveredto:[email protected] | อีเมลที่ส่งถึงที่อยู่นี้ เหมาะเมื่อบัญชีรับอีเมลจากหลาย Alias |
-from:[email protected] | ยกเว้นผู้ส่งนี้ (เครื่องหมายลบนำหน้า) |
ตัวอย่างการใช้งานจริง: ต้องการเก็บใบแจ้งหนี้ PDF จากผู้ขายทุกรายเข้า Label "บัญชี" โดยไม่ให้รก Inbox ให้ใส่ใน Has the words ว่า subject:(invoice OR ใบแจ้งหนี้ OR ใบกำกับภาษี) filename:pdf แล้วเลือก Apply the label "บัญชี" และ Skip the Inbox
ขั้นตอนที่ 4: แก้ไข ลบ ส่งออก และนำเข้าตัวกรอง
- คลิกไอคอนรูปเฟือง > See all settings
- ไปที่แท็บ Filters and Blocked Addresses
- คลิก edit หรือ delete ท้ายตัวกรองที่ต้องการ
- ติ๊กเลือกหลายตัวกรองแล้วคลิก Export จะได้ไฟล์ XML สำหรับสำรองไว้ หรือแจกให้เพื่อนร่วมทีม
- คลิก Import filters ด้านล่าง เลือกไฟล์ XML แล้วคลิก Open file เพื่อนำเข้า
ตรวจสอบผลลัพธ์
- ส่งอีเมลทดสอบที่ตรงเงื่อนไขจากอีกบัญชีหนึ่ง อีเมลต้องติด Label และถูกจัดการตามที่ตั้งไว้
- คลิกชื่อ Label ในแถบซ้าย ต้องเห็นอีเมลที่ตรงเงื่อนไข รวมถึงอีเมลเก่าหากติ๊กให้ใช้กับอีเมลเดิม
- เปิดแอป Gmail บนมือถือ อีเมลที่ถูก Skip the Inbox ต้องไม่อยู่ใน Inbox เช่นกัน
ปัญหาที่พบบ่อย
ตัวเลือก Forward it to เป็นสีเทาหรือไม่มีที่อยู่ให้เลือก
ต้องเพิ่มและยืนยันที่อยู่ปลายทางก่อนที่ Settings > Forwarding and POP/IMAP > Add a forwarding address แล้วกดลิงก์ยืนยันที่ส่งไปยังปลายทาง ในบัญชี Google Workspace ผู้ดูแลอาจปิดการส่งต่ออัตโนมัติไว้ที่ Admin console > Apps > Google Workspace > Gmail > End User Access > Automatic forwarding
ตัวกรองไม่ทำงานกับอีเมลที่ควรตรง
ตรวจเงื่อนไขด้วยการค้นหาก่อนเสมอ ปัญหาที่พบบ่อยคือที่อยู่ผู้ส่งจริงต่างจากชื่อที่แสดง เช่น ระบบส่งจาก [email protected] ดูที่อยู่จริงได้จาก Header ตามคู่มือ อ่าน Email Header
อีเมลหายไปหลังสร้างตัวกรอง
อาจถูก Skip the Inbox หรือ Delete it ค้นหาด้วย in:anywhere ตามด้วยคำค้น เพื่อหาในทุกที่รวมถังขยะและ Spam แล้วแก้ตัวกรองที่เป็นต้นเหตุ
ต้องการให้คนอื่นช่วยดูแลอีเมลด้วย
ตัวกรองจัดระเบียบได้เฉพาะกล่องของตัวเอง ถ้าต้องการให้ผู้ช่วยอ่านและตอบแทน ดู มอบสิทธิ์จัดการกล่องจดหมาย Gmail (Mail Delegation)
หากสร้างตัวกรองแล้วยังทำงานไม่ตามที่ต้องการ ติดต่อทีมงาน THAI DATA CLOUD ได้ที่ https://thaidata.cloud/contact/
- Categories:
- Cloud
