คำตอบสั้น ๆ: มอบสิทธิ์ให้เลขานุการหรือเพื่อนร่วมงานอ่านและตอบอีเมลในกล่อง Gmail ของคุณโดยไม่ต้องแชร์รหัสผ่าน ตั้งแต่ผู้ดูแลเปิดใช้งานจนถึงการถอนสิทธิ์
คู่มือนี้อธิบาย Mail Delegation ทีละขั้นตอน พร้อมคำสั่งที่ใช้ได้จริงและปัญหาที่พบบ่อย
Mail Delegation ใน Gmail คือการมอบสิทธิ์ให้ผู้อื่นในองค์กรเปิดอ่าน ตอบ ส่ง และจัดการอีเมลในกล่องจดหมายของคุณได้ โดยไม่ต้องให้รหัสผ่าน กรณีที่ใช้บ่อยคือผู้บริหารให้เลขานุการช่วยคัดกรองและตอบอีเมล หรือพนักงานลาพักยาวแล้วให้เพื่อนร่วมงานดูแลอีเมลลูกค้าแทน ผู้ที่ได้รับสิทธิ์ (Delegate) จะสลับไปดูกล่องจดหมายของคุณได้จากบัญชีของตัวเอง
การแชร์รหัสผ่านกันเป็นวิธีที่ไม่ควรทำ เพราะเปิดให้ทำได้ทุกอย่างรวมถึงเปลี่ยนรหัสผ่าน และขัดกับการยืนยันตัวตนสองขั้นตอน Mail Delegation จำกัดให้จัดการได้เฉพาะอีเมล และบันทึกไว้ว่าใครเป็นคนส่ง คู่มือนี้อธิบายสำหรับบัญชี Google Workspace ทั้งในฝั่งผู้ดูแลระบบ ผู้มอบสิทธิ์ และผู้รับสิทธิ์
สิ่งที่ต้องเตรียม (Mail Delegation)
- บัญชี Google Workspace ทั้งผู้มอบและผู้รับสิทธิ์ ในองค์กรเดียวกัน
- ผู้ดูแลระบบต้องเปิดใช้ Mail Delegation ให้ Organizational Unit ของผู้มอบสิทธิ์
- เปิดใช้งานผ่าน Gmail บนเว็บเบราว์เซอร์ในคอมพิวเตอร์ (การเพิ่ม Delegate ทำในแอปมือถือไม่ได้)
ขั้นตอนที่ 1 (ผู้ดูแลระบบ): เปิดใช้ Mail Delegation
- เข้า Admin console ที่
https://admin.google.com - ไปที่ Apps > Google Workspace > Gmail > User settings
- เลือก Organizational Unit ทางซ้าย (หรือใช้ระดับบนสุดสำหรับทั้งองค์กร)
- ในส่วน Mail delegation ติ๊ก Let users delegate access to their mailbox to other users in the domain
- ตัวเลือกเสริมที่ควรพิจารณา: Allow users to grant delegate access to a Google group สำหรับมอบสิทธิ์ให้ทั้งกลุ่ม และตัวเลือกเกี่ยวกับการแสดงข้อมูลผู้ส่ง ให้เลือกแสดงทั้งเจ้าของบัญชีและ Delegate เพื่อความโปร่งใส
- คลิก Save การเปลี่ยนแปลงอาจใช้เวลาสักพักก่อนมีผล
ขั้นตอนที่ 2 (ผู้มอบสิทธิ์): เพิ่ม Delegate
- เปิด Gmail คลิกไอคอนรูปเฟือง > See all settings
- ไปที่แท็บ Accounts (บัญชี Gmail ส่วนตัวจะเป็น Accounts and Import)
- ในส่วน Grant access to your account คลิก Add another account
- พิมพ์อีเมลของผู้ที่จะมอบสิทธิ์ เช่น
[email protected]แล้วคลิก Next Step - คลิก Send email to grant access
ในส่วนเดียวกันมีตัวเลือก Mark as read ให้เลือกว่าเมื่อ Delegate เปิดอ่านอีเมล จะทำเครื่องหมายว่าอ่านแล้วในกล่องของคุณด้วยหรือไม่ และ Sender information ให้เลือกแสดงทั้งชื่อคุณและชื่อ Delegate (sent by) หรือแสดงเฉพาะชื่อคุณ ถ้าผู้ดูแลระบบบังคับไว้ ตัวเลือกนี้จะเปลี่ยนไม่ได้
ขั้นตอนที่ 3 (ผู้รับสิทธิ์): ยอมรับและเปิดกล่องจดหมาย
- Delegate จะได้รับอีเมลเชิญ ให้คลิกลิงก์ยืนยันในอีเมลนั้น
- หลังยืนยัน สถานะในหน้า Accounts ของผู้มอบสิทธิ์จะเปลี่ยนจาก pending เป็นใช้งานได้ การตั้งค่าอาจใช้เวลาตั้งแต่ไม่กี่นาทีจนถึงหลายชั่วโมงก่อนเห็นกล่องจดหมาย
- เปิด Gmail ด้วยบัญชีของ Delegate เอง คลิกรูปโปรไฟล์มุมขวาบน จะเห็นกล่องจดหมายที่ได้รับมอบสิทธิ์ในรายการ ระบุว่า (delegated)
- คลิกเพื่อเปิด กล่องจดหมายจะเปิดในแท็บใหม่ของเบราว์เซอร์
บนแอป Gmail สำหรับมือถือ บัญชี Google Workspace เปิดกล่องจดหมายที่ได้รับมอบสิทธิ์ได้จากเมนูสลับบัญชีเช่นกัน หากไม่เห็น ให้อัปเดตแอปเป็นเวอร์ชันล่าสุด