คำตอบสั้น ๆ: สร้างตัวกรองใน Gmail เพื่อติด Label ข้ามกล่องจดหมาย หรือทำเครื่องหมายอีเมลอัตโนมัติ ใช้ Search Operator เขียนเงื่อนไขให้แม่นยำ และสำรองตัวกรองเป็นไฟล์
คู่มือนี้อธิบาย Filter ทีละขั้นตอน พร้อมคำสั่งที่ใช้ได้จริงและปัญหาที่พบบ่อย
ตัวกรอง (Filter) ใน Gmail คือกฎที่สั่งให้ Gmail จัดการอีเมลใหม่ที่ตรงเงื่อนไขโดยอัตโนมัติ เช่น ติดป้ายกำกับ (Label) ให้อีเมลจากลูกค้า ข้ามกล่องจดหมายสำหรับจดหมายข่าว หรือทำเครื่องหมายสำคัญให้อีเมลจากหัวหน้า ตัวกรองทำงานบนเซิร์ฟเวอร์ของ Google จึงมีผลทั้งบนเว็บ แอปมือถือ และโปรแกรมอีเมลที่เชื่อมผ่าน IMAP
คู่มือนี้ใช้ได้กับทั้งบัญชี Google Workspace ขององค์กรและ Gmail ส่วนตัว อธิบายการสร้างตัวกรองจากช่องค้นหา การใช้ตัวดำเนินการค้นหา (Search Operator) เพื่อเขียนเงื่อนไขที่แม่นยำ และการแก้ไข ส่งออก และนำเข้าตัวกรอง ชื่อเมนูในคู่มือเป็นภาษาอังกฤษ หากหน้าจอเป็นภาษาไทย ชื่อจะต่างไปแต่ตำแหน่งเดียวกัน
สิ่งที่ต้องเตรียม (Filter)
- บัญชี Gmail หรือ Google Workspace และเปิดใช้งานผ่านเว็บเบราว์เซอร์บนคอมพิวเตอร์ (แอปมือถือสร้างตัวกรองไม่ได้)
- ตัวอย่างอีเมลที่ต้องการคัดแยก เพื่อดูที่อยู่ผู้ส่งหรือคำในหัวเรื่อง
- ถ้าจะให้ติด Label ให้คิดชื่อ Label ไว้ก่อน เช่น "ลูกค้า/บริษัท ABC" (ใช้เครื่องหมาย
/เพื่อทำ Label ซ้อนกัน)
ขั้นตอนที่ 1: กำหนดเงื่อนไข
- เปิด Gmail คลิกไอคอน Show search options (รูปแถบปรับค่า) ทางขวาของช่องค้นหา
- กรอกเงื่อนไขในช่องที่ต้องการ: From, To, Subject, Has the words, Doesn't have, Size และ Has attachment
- คลิก Search ก่อน เพื่อดูว่าผลลัพธ์ตรงกับอีเมลที่ต้องการจริง ถ้าติดอีเมลอื่นมาด้วย ให้ปรับเงื่อนไขให้แคบลง
- เมื่อผลลัพธ์ถูกต้อง เปิดกล่องตัวเลือกอีกครั้ง แล้วคลิก Create filter
ทางลัด: เปิดอีเมลตัวอย่าง คลิกเมนูจุดสามจุด (More) แล้วเลือก Filter messages like these Gmail จะเติมที่อยู่ผู้ส่งให้
ขั้นตอนที่ 2: เลือกการกระทำ
หน้าถัดไปมีตัวเลือกให้ติ๊กได้หลายข้อพร้อมกัน
| ตัวเลือก | ผล |
|---|---|
| Skip the Inbox (Archive it) | ไม่แสดงใน Inbox แต่ยังค้นหาได้และอยู่ใน Label ที่ติด |
| Mark as read | ทำเครื่องหมายว่าอ่านแล้ว |
| Star it | ติดดาว |
| Apply the label | ติด Label ที่เลือก หรือสร้างใหม่ได้จาก New label |
| Forward it to | ส่งต่อไปยังที่อยู่ที่ยืนยันไว้แล้ว (ดูหัวข้อปัญหาที่พบบ่อย) |
| Delete it | ย้ายไปถังขยะ ซึ่งจะถูกลบถาวรหลัง 30 วัน |
| Never send it to Spam | ไม่ให้เข้าโฟลเดอร์ Spam เหมาะกับอีเมลสำคัญที่ถูกกรองผิดบ่อย |
| Always / Never mark it as important | บังคับเครื่องหมายสำคัญ |
| Categorize as | จัดเข้าแท็บ Primary, Social, Updates, Forums หรือ Promotions |
ติ๊ก Also apply filter to matching conversations ถ้าต้องการให้ตัวกรองจัดการอีเมลเก่าที่ตรงเงื่อนไขด้วย แล้วคลิก Create filter ถ้าไม่ติ๊ก ตัวกรองจะมีผลเฉพาะอีเมลที่เข้ามาใหม่
หมายเหตุ: ระวังการใช้ Delete it กับเงื่อนไขกว้าง ๆ เช่น คำทั่วไปในเนื้อหา เพราะอาจลบอีเมลสำคัญโดยไม่รู้ตัว ถ้าไม่แน่ใจ ให้ใช้ Skip the Inbox คู่กับ Label แทน
ขั้นตอนที่ 3: เขียนเงื่อนไขให้แม่นยำด้วย Search Operator
ช่อง Has the words รองรับตัวดำเนินการเดียวกับช่องค้นหา ช่วยให้ตัวกรองเดียวครอบคลุมหลายกรณี
| ตัวอย่าง | ความหมาย |
|---|---|
from:@customer.example | ทุกคนจากโดเมน customer.example |
from:([email protected] OR [email protected]) | จากผู้ส่งคนใดคนหนึ่ง |
subject:(ใบแจ้งหนี้ OR invoice) | หัวเรื่องมีคำใดคำหนึ่ง |
has:attachment filename:pdf | มีไฟล์แนบเป็น PDF |
larger:10M | อีเมลขนาดใหญ่กว่า 10 MB |
list:news.example.org | อีเมลจาก Mailing list ที่ระบุ |
deliveredto:[email protected] | อีเมลที่ส่งถึงที่อยู่นี้ เหมาะเมื่อบัญชีรับอีเมลจากหลาย Alias |
-from:[email protected] | ยกเว้นผู้ส่งนี้ (เครื่องหมายลบนำหน้า) |
ตัวอย่างการใช้งานจริง: ต้องการเก็บใบแจ้งหนี้ PDF จากผู้ขายทุกรายเข้า Label "บัญชี" โดยไม่ให้รก Inbox ให้ใส่ใน Has the words ว่า subject:(invoice OR ใบแจ้งหนี้ OR ใบกำกับภาษี) filename:pdf แล้วเลือก Apply the label "บัญชี" และ Skip the Inbox