มอบสิทธิ์ให้ผู้อื่นจัดการกล่องจดหมาย Gmail (Mail Delegation)

Mail Delegation ใน Gmail คือการมอบสิทธิ์ให้ผู้อื่นในองค์กรเปิดอ่าน ตอบ ส่ง และจัดการอีเมลในกล่องจดหมายของคุณได้ โดยไม่ต้องให้รหัสผ่าน กรณีที่ใช้บ่อยคือผู้บริหารให้เลขานุการช่วยคัดกรองและตอบอีเมล หรือพนักงานลาพักยาวแล้วให้เพื่อนร่วมงานดูแลอีเมลลูกค้าแทน ผู้ที่ได้รับสิทธิ์ (Delegate) จะสลับไปดูกล่องจดหมายของคุณได้จากบัญชีของตัวเอง

การแชร์รหัสผ่านกันเป็นวิธีที่ไม่ควรทำ เพราะเปิดให้ทำได้ทุกอย่างรวมถึงเปลี่ยนรหัสผ่าน และขัดกับการยืนยันตัวตนสองขั้นตอน Mail Delegation จำกัดให้จัดการได้เฉพาะอีเมล และบันทึกไว้ว่าใครเป็นคนส่ง คู่มือนี้อธิบายสำหรับบัญชี Google Workspace ทั้งในฝั่งผู้ดูแลระบบ ผู้มอบสิทธิ์ และผู้รับสิทธิ์

สิ่งที่ต้องเตรียม

• บัญชี Google Workspace ทั้งผู้มอบและผู้รับสิทธิ์ ในองค์กรเดียวกัน
• ผู้ดูแลระบบต้องเปิดใช้ Mail Delegation ให้ Organizational Unit ของผู้มอบสิทธิ์
• เปิดใช้งานผ่าน Gmail บนเว็บเบราว์เซอร์ในคอมพิวเตอร์ (การเพิ่ม Delegate ทำในแอปมือถือไม่ได้)

ขั้นตอนที่ 1 (ผู้ดูแลระบบ): เปิดใช้ Mail Delegation

1. เข้า Admin console ที่ https://admin.google.com
2. ไปที่ Apps > Google Workspace > Gmail > User settings
3. เลือก Organizational Unit ทางซ้าย (หรือใช้ระดับบนสุดสำหรับทั้งองค์กร)
4. ในส่วน Mail delegation ติ๊ก Let users delegate access to their mailbox to other users in the domain
5. ตัวเลือกเสริมที่ควรพิจารณา: Allow users to grant delegate access to a Google group สำหรับมอบสิทธิ์ให้ทั้งกลุ่ม และตัวเลือกเกี่ยวกับการแสดงข้อมูลผู้ส่ง ให้เลือกแสดงทั้งเจ้าของบัญชีและ Delegate เพื่อความโปร่งใส
6. คลิก Save การเปลี่ยนแปลงอาจใช้เวลาสักพักก่อนมีผล

ขั้นตอนที่ 2 (ผู้มอบสิทธิ์): เพิ่ม Delegate

1. เปิด Gmail คลิกไอคอนรูปเฟือง > See all settings
2. ไปที่แท็บ Accounts (บัญชี Gmail ส่วนตัวจะเป็น Accounts and Import)
3. ในส่วน Grant access to your account คลิก Add another account
4. พิมพ์อีเมลของผู้ที่จะมอบสิทธิ์ เช่น [email protected] แล้วคลิก Next Step
5. คลิก Send email to grant access

ในส่วนเดียวกันมีตัวเลือก Mark as read ให้เลือกว่าเมื่อ Delegate เปิดอ่านอีเมล จะทำเครื่องหมายว่าอ่านแล้วในกล่องของคุณด้วยหรือไม่ และ Sender information ให้เลือกแสดงทั้งชื่อคุณและชื่อ Delegate (sent by) หรือแสดงเฉพาะชื่อคุณ ถ้าผู้ดูแลระบบบังคับไว้ ตัวเลือกนี้จะเปลี่ยนไม่ได้

ขั้นตอนที่ 3 (ผู้รับสิทธิ์): ยอมรับและเปิดกล่องจดหมาย

1. Delegate จะได้รับอีเมลเชิญ ให้คลิกลิงก์ยืนยันในอีเมลนั้น
2. หลังยืนยัน สถานะในหน้า Accounts ของผู้มอบสิทธิ์จะเปลี่ยนจาก pending เป็นใช้งานได้ การตั้งค่าอาจใช้เวลาตั้งแต่ไม่กี่นาทีจนถึงหลายชั่วโมงก่อนเห็นกล่องจดหมาย
3. เปิด Gmail ด้วยบัญชีของ Delegate เอง คลิกรูปโปรไฟล์มุมขวาบน จะเห็นกล่องจดหมายที่ได้รับมอบสิทธิ์ในรายการ ระบุว่า (delegated)
4. คลิกเพื่อเปิด กล่องจดหมายจะเปิดในแท็บใหม่ของเบราว์เซอร์

บนแอป Gmail สำหรับมือถือ บัญชี Google Workspace เปิดกล่องจดหมายที่ได้รับมอบสิทธิ์ได้จากเมนูสลับบัญชีเช่นกัน หากไม่เห็น ให้อัปเดตแอปเป็นเวอร์ชันล่าสุด

Delegate ทำอะไรได้และไม่ได้

หมายเหตุ: Delegate เห็นอีเมลทุกฉบับในกล่อง รวมถึงเรื่องส่วนตัวหรือข้อมูลลับ มอบสิทธิ์เฉพาะคนที่ไว้วางใจ และถอนสิทธิ์ทันทีเมื่อไม่จำเป็นแล้ว หากต้องการเพียงให้หลายคนเห็นอีเมลของแผนก ทางเลือกที่ดีกว่าคือใช้ Google Group แบบ Collaborative Inbox

ถอนสิทธิ์ Delegate

กลับไปที่ Settings > Accounts > Grant access to your account คลิก delete ท้ายชื่อ Delegate การถอนสิทธิ์มีผลภายในเวลาไม่นาน ควรทำทุกครั้งเมื่อพนักงานที่เป็น Delegate ย้ายแผนกหรือลาออก

ตรวจสอบผลลัพธ์

1. ให้ Delegate เปิดกล่องจดหมายที่ได้รับมอบสิทธิ์ ต้องเห็นอีเมลล่าสุดตรงกับที่เจ้าของเห็น
2. ให้ Delegate ส่งอีเมลทดสอบไปยังอีเมลภายนอก ผู้รับต้องเห็นผู้ส่งตามที่ตั้ง เช่น "เจ้าของ sent by Delegate"
3. เจ้าของเปิดโฟลเดอร์ Sent ต้องเห็นอีเมลที่ Delegate ส่ง

ปัญหาที่พบบ่อย

ไม่มีส่วน Grant access to your account ในแท็บ Accounts

ผู้ดูแลยังไม่ได้เปิด Mail Delegation ให้ Organizational Unit ของคุณ หรือเพิ่งเปิดและยังไม่มีผล ติดต่อผู้ดูแลระบบให้ตรวจตามขั้นตอนที่ 1

เพิ่มอีเมลภายนอกองค์กรไม่ได้

Mail Delegation ของ Google Workspace ให้มอบสิทธิ์ได้เฉพาะผู้ใช้ในองค์กรเดียวกัน ถ้าต้องให้คนภายนอกเห็นอีเมล ให้ใช้การส่งต่ออีเมลแทน ตามคู่มือ สร้างตัวกรอง (Filter) คัดแยกอีเมลใน Gmail โดยคำนึงถึงนโยบายความปลอดภัยขององค์กร

Delegate ยืนยันแล้วแต่ยังไม่เห็นกล่องจดหมาย

รอสักพักแล้วรีเฟรชหน้า Gmail ตรวจว่าล็อกอินด้วยบัญชีองค์กรที่ถูกเพิ่ม ไม่ใช่บัญชีส่วนตัว หากลิงก์ยืนยันหมดอายุ ให้ผู้มอบสิทธิ์ลบแล้วเพิ่มใหม่

ผู้มอบสิทธิ์ไม่อยู่ ต้องการให้ระบบตอบกลับด้วย

ตั้ง Vacation responder ที่ Settings > General ควบคู่ไปด้วย ส่วนการเพิ่มความปลอดภัยของบัญชีที่มี Delegate ดู เปิดใช้งาน 2-Step Verification บน Google Workspace

หากมอบสิทธิ์แล้วยังใช้งานไม่ได้ ติดต่อทีมงาน THAI DATA CLOUD ได้ที่ https://thaidata.cloud/contact/