เพิ่มผู้ใช้ใหม่ใน Google Workspace Admin Console
เมื่อองค์กรมีพนักงานใหม่ สิ่งแรกที่ผู้ดูแลระบบต้องทำคือสร้างบัญชีผู้ใช้ใน Google Workspace เพื่อให้พนักงานได้อีเมล ชื่อ@example.com พร้อมสิทธิ์ใช้ Gmail, Google Drive, Calendar และ Meet ภายใต้โดเมนของบริษัท การเพิ่มผู้ใช้ทำได้จาก Google Admin Console โดยตรง ทั้งแบบทีละคนและแบบนำเข้าหลายคนพร้อมกันด้วยไฟล์ CSV
บทความนี้อธิบายทั้งสองวิธี รวมถึงเรื่องที่มักถูกมองข้าม เช่น จำนวน License ที่ต้องมีเพียงพอ การเลือก Organizational Unit และการส่งข้อมูลเข้าสู่ระบบครั้งแรกให้พนักงานอย่างปลอดภัย
สิ่งที่ต้องเตรียม
- บัญชีที่มีสิทธิ์ Super Admin หรือ User Management Admin ใน Google Workspace
- โดเมนที่ยืนยันความเป็นเจ้าของ (Verify) กับ Google Workspace เรียบร้อยแล้ว และตั้งค่า MX Record ชี้มายัง Google แล้ว หากต้องการให้รับอีเมลได้ทันที
- License ว่างเพียงพอสำหรับผู้ใช้ใหม่ (ตรวจสอบได้ในขั้นตอนที่ 1)
- ข้อมูลพนักงาน: ชื่อ นามสกุล อีเมลที่ต้องการ แผนก และอีเมลส่วนตัวหรือเบอร์โทรสำหรับกู้คืนบัญชี (ถ้ามี)
หมายเหตุ: Google ปรับหน้าตา Admin Console เป็นระยะ ชื่อเมนูในบทความนี้อ้างอิงหน้าจอภาษาอังกฤษ หากตั้งภาษาเป็นไทย เมนูจะแสดงเป็นภาษาไทย เช่น Directory คือ "ไดเรกทอรี" และ Users คือ "ผู้ใช้"
ขั้นตอนที่ 1: ตรวจสอบจำนวน License ที่เหลือ
ผู้ใช้ทุกคนต้องได้รับ License ของ Google Workspace จึงจะใช้ Gmail และบริการอื่นได้ หากสร้างผู้ใช้โดยที่ License หมด บัญชีจะถูกสร้างขึ้น แต่ผู้ใช้เข้าใช้งานบริการหลักไม่ได้
- เข้าสู่ระบบที่ https://admin.google.com ด้วยบัญชีผู้ดูแล
- ไปที่ Billing > Subscriptions เพื่อดูแผนที่ใช้อยู่
- ดูจำนวน License ที่ใช้ไปเทียบกับจำนวนทั้งหมด หรือไปที่ Billing > License settings เพื่อดูว่าเปิด Automatic licensing ไว้หรือไม่
หากเปิด Automatic licensing ไว้ ระบบจะมอบ License ให้ผู้ใช้ใหม่เองอัตโนมัติ ถ้า License ไม่พอ ให้ติดต่อผู้ดูแลบัญชีหรือตัวแทนจำหน่ายที่ท่านซื้อ Google Workspace ด้วยเพื่อเพิ่มจำนวนก่อน
ขั้นตอนที่ 2: เพิ่มผู้ใช้ทีละคน
- ใน Admin Console ไปที่ Directory > Users
- คลิก Add new user ด้านบนของรายชื่อผู้ใช้
- กรอก First name และ Last name (ใช้ภาษาไทยหรืออังกฤษก็ได้ ชื่อนี้จะแสดงเป็นชื่อผู้ส่งอีเมล)
- กรอก Primary email คือส่วนหน้าของอีเมล เช่น
somchaiแล้วเลือกโดเมนexample.comจากรายการ หากบัญชีมีหลายโดเมน ต้องเลือกให้ถูกโดเมน - กรอก Secondary email เป็นอีเมลส่วนตัวของพนักงาน (ไม่บังคับ) ระบบสามารถส่งข้อมูลเข้าสู่ระบบไปที่อีเมลนี้ได้
- ในส่วน Organizational unit เลือกหน่วยงานที่ผู้ใช้สังกัด เพื่อให้ได้รับนโยบายที่ตั้งไว้กับหน่วยนั้น เช่น การบังคับ 2-Step Verification
- เปิดส่วน Manage user's password, organizational unit, and profile photo (ชื่อลิงก์อาจต่างกันเล็กน้อยตามเวอร์ชัน) เพื่อกำหนดรหัสผ่านเอง หรือให้ระบบสุ่มให้
- เปิดตัวเลือก Ask for a password change at the next sign-in เพื่อบังคับให้พนักงานตั้งรหัสผ่านใหม่ของตัวเองเมื่อเข้าสู่ระบบครั้งแรก
- คลิก Add new user เพื่อยืนยัน
เมื่อสร้างสำเร็จ จะมีหน้าต่างสรุปแสดงอีเมลและรหัสผ่านชั่วคราว พร้อมตัวเลือกให้ส่งข้อมูลเข้าสู่ระบบทางอีเมล หรือคัดลอกไปส่งเองผ่านช่องทางอื่น
การส่งข้อมูลเข้าสู่ระบบให้พนักงานอย่างปลอดภัย
- อย่าส่งอีเมลและรหัสผ่านในข้อความเดียวกันผ่านแชตกลุ่ม ควรส่งแยกช่องทาง เช่น ส่งอีเมลผู้ใช้ทางอีเมลส่วนตัว และแจ้งรหัสผ่านทางโทรศัพท์
- เปิดตัวเลือกให้เปลี่ยนรหัสผ่านครั้งแรกเสมอ เพื่อไม่ให้ผู้ดูแลรู้รหัสผ่านจริงของพนักงาน
- แนะนำให้พนักงานเปิด 2-Step Verification ทันทีหลังเข้าระบบ ดูวิธีได้ที่ เปิดใช้งาน 2-Step Verification บน Google Workspace
ขั้นตอนที่ 3: เพิ่มผู้ใช้หลายคนพร้อมกันด้วยไฟล์ CSV
หากต้องเพิ่มผู้ใช้ตั้งแต่ประมาณ 5 คนขึ้นไป การนำเข้าด้วย CSV จะเร็วและลดการพิมพ์ผิด
- ไปที่ Directory > Users แล้วคลิก Bulk update users
- คลิก Download blank CSV template เพื่อดาวน์โหลดไฟล์ต้นแบบที่มีหัวคอลัมน์ถูกต้อง
- เปิดไฟล์ด้วย Google Sheets หรือ Excel แล้วกรอกข้อมูลผู้ใช้ทีละแถว
- บันทึกเป็น CSV แบบ UTF-8 (สำคัญมากหากมีชื่อภาษาไทย ไม่เช่นนั้นชื่อจะกลายเป็นตัวอักษรเพี้ยน)
- กลับมาที่หน้าต่าง Bulk update users คลิก Attach CSV file เลือกไฟล์ แล้วคลิก Upload
คอลัมน์ที่ต้องกรอกอย่างน้อยสำหรับผู้ใช้ใหม่มีดังนี้
| คอลัมน์ | ตัวอย่าง | คำอธิบาย |
|---|---|---|
| First Name [Required] | สมชาย | ชื่อจริง |
| Last Name [Required] | ใจดี | นามสกุล |
| Email Address [Required] | [email protected] | อีเมลเต็ม ต้องเป็นโดเมนที่ยืนยันแล้ว |
| Password [Required] | (รหัสผ่านชั่วคราว) | อย่างน้อย 8 ตัวอักษร และต้องผ่านนโยบายรหัสผ่านขององค์กร |
| Org Unit Path [Required] | /Sales | ใช้ / หากต้องการไว้ที่หน่วยบนสุด |
| Change Password at Next Sign-In | TRUE | บังคับเปลี่ยนรหัสผ่านครั้งแรก |
ตัวอย่างเนื้อหาไฟล์ (ตัดคอลัมน์อื่นออกเพื่อให้อ่านง่าย ในไฟล์จริงให้คงหัวคอลัมน์ตามไฟล์ต้นแบบ)
First Name [Required],Last Name [Required],Email Address [Required],Password [Required],Org Unit Path [Required],Change Password at Next Sign-In
สมชาย,ใจดี,[email protected],Temp#2026abc,/Sales,TRUE
สุดา,รักงาน,[email protected],Temp#2026xyz,/Accounting,TRUEระบบจะประมวลผลเบื้องหลังและส่งอีเมลสรุปผลให้ผู้ดูแลเมื่อเสร็จ หากบางแถวผิดพลาด อีเมลจะระบุแถวและสาเหตุ แก้เฉพาะแถวนั้นแล้วนำเข้าใหม่ได้
หมายเหตุ: ไฟล์ CSV ที่มีรหัสผ่านเป็นข้อความธรรมดาเป็นข้อมูลสำคัญ ลบไฟล์ออกจากเครื่องและจาก Google Drive หลังนำเข้าเสร็จ
ขั้นตอนที่ 4: ตั้งค่าเพิ่มเติมหลังสร้างผู้ใช้
เพิ่ม Email Alias
หากพนักงานต้องรับอีเมลจากชื่ออื่นด้วย เช่น [email protected] ให้คลิกชื่อผู้ใช้ใน Directory > Users แล้วไปที่ User information > Alternate email addresses (email alias) เพิ่มชื่อที่ต้องการ Alias ไม่ใช้ License เพิ่ม แต่ถ้าต้องการให้หลายคนเห็นอีเมลเดียวกัน ควรใช้ Google Group แทน
เพิ่มเข้ากลุ่มและ Shared Drive
เพิ่มผู้ใช้เข้า Google Group ของแผนกเพื่อให้ได้รับอีเมลกลุ่ม และให้สิทธิ์ Shared Drive ของทีม ดูรายละเอียดได้ที่ สร้างและจัดการ Shared Drive ใน Google Workspace
มอบสิทธิ์ผู้ดูแล (เฉพาะกรณีจำเป็น)
ผู้ใช้ใหม่ทุกคนเป็นผู้ใช้ทั่วไป หากต้องการให้เป็นผู้ดูแล ให้เข้าไปที่ผู้ใช้นั้นแล้วเลือก Admin roles and privileges ควรมอบบทบาทที่แคบที่สุดที่ทำงานได้ เช่น Help Desk Admin แทน Super Admin
ตรวจสอบผลลัพธ์
- ใน Directory > Users ผู้ใช้ใหม่ต้องปรากฏในรายชื่อ สถานะเป็น Active และคอลัมน์ License แสดงแผนที่ได้รับ
- เปิดหน้าต่างเบราว์เซอร์แบบ Incognito แล้วเข้า https://mail.google.com ด้วยบัญชีใหม่ ระบบควรให้ยอมรับข้อตกลงและตั้งรหัสผ่านใหม่
- ส่งอีเมลทดสอบจากบัญชีภายนอกไปยังอีเมลใหม่ และส่งกลับออกไป หากรับไม่ได้ ให้ตรวจ MX Record ตาม ตรวจสอบ DNS ด้วย nslookup และ dig
Google ระบุว่าบัญชีใหม่บางบริการอาจใช้เวลาถึง 24 ชั่วโมงจึงจะพร้อมใช้งานครบ แต่ Gmail ส่วนใหญ่ใช้ได้ภายในไม่กี่นาที
ปัญหาที่พบบ่อย
ขึ้นข้อความว่าอีเมลนี้ถูกใช้แล้ว
ชื่อนี้อาจเป็น Alias ของผู้ใช้คนอื่น เป็นชื่อ Google Group หรือเป็นผู้ใช้ที่เพิ่งลบไปไม่นาน ให้ค้นหาชื่อนั้นในช่องค้นหาด้านบนของ Admin Console เพื่อดูว่าถูกใช้อยู่ที่ใด ผู้ใช้ที่ลบแล้วจะกู้คืนได้ภายใน 20 วัน หากเป็นพนักงานเดิมที่กลับมา ควรกู้คืนแทนการสร้างใหม่
ผู้ใช้เข้าสู่ระบบได้แต่ไม่มี Gmail
มักเกิดจากไม่ได้รับ License ให้เปิดผู้ใช้นั้นแล้วดูส่วน Licenses กำหนด License ให้ด้วยตัวเอง หรือเพิ่มจำนวน License ในบัญชี
รหัสผ่านไม่ผ่านเงื่อนไข
ตรวจนโยบายที่ Security > Authentication > Password management ว่ากำหนดความยาวขั้นต่ำหรือความซับซ้อนไว้เท่าใด แล้วตั้งรหัสผ่านชั่วคราวให้ตรงตามนั้น
ชื่อภาษาไทยจากไฟล์ CSV กลายเป็นอักขระแปลก
ไฟล์ไม่ได้บันทึกเป็น UTF-8 ใน Excel ให้เลือก Save As แล้วเลือกชนิดไฟล์ CSV UTF-8 (Comma delimited) หรือกรอกข้อมูลใน Google Sheets แล้วดาวน์โหลดเป็น CSV ซึ่งเป็น UTF-8 อยู่แล้ว
หากทำตามขั้นตอนแล้วยังติดปัญหา สามารถติดต่อทีมสนับสนุนของ THAI DATA CLOUD ได้ที่ https://thaidata.cloud/contact/
- Categories:
- Cloud
