สร้างและจัดการ Shared Drive ใน Google Workspace

Shared Drive (ไดรฟ์ที่แชร์) ใน Google Workspace คือพื้นที่เก็บไฟล์ที่เป็นของทีมหรือองค์กร ไม่ได้เป็นของผู้ใช้คนใดคนหนึ่ง ต่างจาก My Drive ที่ไฟล์เป็นของผู้สร้าง ถ้าพนักงานที่สร้างไฟล์ใน My Drive ลาออกแล้วบัญชีถูกลบ ไฟล์ก็อาจหายไปด้วย แต่ไฟล์ใน Shared Drive ยังอยู่ครบ และทุกคนในทีมเห็นไฟล์ชุดเดียวกันตามสิทธิ์ที่ได้รับ

คู่มือนี้อธิบายการเปิดให้ผู้ใช้สร้าง Shared Drive การสร้าง การกำหนดสมาชิกและระดับสิทธิ์ การตั้งค่าการแชร์ภายนอก และการย้ายไฟล์เดิมเข้ามา ความพร้อมใช้งานและข้อจำกัดของ Shared Drive ขึ้นกับรุ่น (Edition) ของ Google Workspace ที่องค์กรใช้ หากไม่พบเมนูตามคู่มือ ให้ตรวจสอบรุ่นที่ใช้อยู่ก่อน

สิ่งที่ต้องเตรียม (Google Workspace)

• บัญชี Google Workspace (ผู้ใช้ทั่วไปสร้างได้ถ้าผู้ดูแลอนุญาต)
• สิทธิ์ Super Admin หรือ Admin ที่จัดการ Drive ได้ หากต้องปรับนโยบาย
• รายชื่อสมาชิกและระดับสิทธิ์ที่แต่ละคนควรได้ แนะนำให้ใช้ Google Group เช่น [email protected] แทนการเพิ่มรายคน

ขั้นตอนที่ 1 (ผู้ดูแลระบบ): ตรวจนโยบายการสร้าง Shared Drive

1. เข้า Admin console ที่ https://admin.google.com
2. ไปที่ Apps > Google Workspace > Drive and Docs > Sharing settings
3. ในส่วน Shared drive creation ตรวจตัวเลือก Prevent users in [ชื่อองค์กร] from creating new shared drives ถ้าติ๊กไว้ ผู้ใช้จะสร้างเองไม่ได้ ต้องให้ผู้ดูแลสร้างให้
4. เลือกได้ว่าจะใช้กับทั้งองค์กร หรือเฉพาะ Organizational Unit ที่เลือกทางแถบซ้าย แล้วคลิก Save

หน้าเดียวกันนี้กำหนดค่าเริ่มต้นของ Shared Drive ใหม่ได้ด้วย เช่น อนุญาตให้แชร์ไฟล์ออกนอกองค์กรหรือไม่

ขั้นตอนที่ 2: สร้าง Shared Drive

1. เปิด Google Drive ที่ https://drive.google.com
2. คลิก Shared drives ในแถบซ้าย
3. คลิก New (ปุ่ม + New มุมซ้ายบน)
4. ตั้งชื่อ เช่น "ฝ่ายขาย" หรือ "โครงการ ABC 2026" แล้วคลิก Create

ผู้สร้างจะได้สิทธิ์ Manager โดยอัตโนมัติ ควรตั้งชื่อให้สื่อความและไม่ซ้ำ เพราะผู้ใช้จะเห็นรายการ Shared Drive ทั้งหมดที่ตัวเองเป็นสมาชิกเรียงตามชื่อ

ขั้นตอนที่ 3: เพิ่มสมาชิกและกำหนดสิทธิ์

1. เปิด Shared Drive ที่สร้าง คลิกลูกศรข้างชื่อด้านบน แล้วเลือก Manage members
2. พิมพ์ชื่อ อีเมล หรือ Google Group
3. เลือกระดับสิทธิ์ แล้วคลิก Send (หรือ Share)

ระดับสิทธิ์	ทำอะไรได้	เหมาะกับ
Manager	ทุกอย่าง รวมถึงจัดการสมาชิก เปลี่ยนการตั้งค่า และลบ Shared Drive	หัวหน้าทีม 1-2 คน
Content manager	เพิ่ม แก้ไข ย้าย และลบไฟล์	ผู้ดูแลเนื้อหาประจำทีม
Contributor	เพิ่มและแก้ไขไฟล์ แต่ย้ายหรือลบไม่ได้	สมาชิกทีมส่วนใหญ่
Commenter	ดูและแสดงความคิดเห็น	ผู้ตรวจงาน
Viewer	ดูอย่างเดียว	ผู้ที่ต้องอ่านเอกสารอ้างอิง

หลักการที่แนะนำคือให้สิทธิ์ต่ำที่สุดที่ทำงานได้ และให้ Manager อย่างน้อยสองคน เพื่อไม่ให้ Shared Drive ไม่มีใครจัดการได้เมื่อคนเดียวลาออก สิทธิ์ที่ให้ในระดับ Shared Drive จะมีผลกับไฟล์ทุกไฟล์ข้างใน การให้สิทธิ์เพิ่มเฉพาะโฟลเดอร์ย่อยทำได้ แต่ลดสิทธิ์ของสมาชิก Shared Drive ในโฟลเดอร์ย่อยไม่ได้ ถ้ามีเอกสารที่ต้องจำกัดคนเห็น ให้แยกเป็น Shared Drive อีกอัน

ขั้นตอนที่ 4: ตั้งค่าการแชร์ของ Shared Drive

คลิกลูกศรข้างชื่อ Shared Drive > Shared drive settings (ต้องเป็น Manager) จะมีตัวเลือกหลักดังนี้ (ชื่ออาจต่างเล็กน้อยตามเวอร์ชัน)

• Access to people outside [องค์กร]: อนุญาตให้แชร์ไฟล์กับบุคคลภายนอกหรือไม่ ถ้าผู้ดูแลปิดไว้ในระดับองค์กร จะเปิดตรงนี้ไม่ได้
• Access to people who aren't shared drive members: อนุญาตให้แชร์ไฟล์รายไฟล์ให้คนที่ไม่ใช่สมาชิกหรือไม่
• Download, copy and print: อนุญาตให้ Commenter และ Viewer ดาวน์โหลด คัดลอก หรือพิมพ์ไฟล์หรือไม่