คำตอบสั้น ๆ: สร้างบัญชีผู้ใช้ใหม่ใน Google Workspace ทั้งแบบทีละคนและนำเข้าหลายคนด้วย CSV พร้อมตรวจ License และส่งรหัสผ่านให้พนักงานอย่างปลอดภัย
คู่มือนี้อธิบาย Google Workspace ทีละขั้นตอน พร้อมคำสั่งที่ใช้ได้จริงและปัญหาที่พบบ่อย
เมื่อองค์กรมีพนักงานใหม่ สิ่งแรกที่ผู้ดูแลระบบต้องทำคือสร้างบัญชีผู้ใช้ใน Google Workspace เพื่อให้พนักงานได้อีเมล ชื่อ@example.com พร้อมสิทธิ์ใช้ Gmail, Google Drive, Calendar และ Meet ภายใต้โดเมนของบริษัท การเพิ่มผู้ใช้ทำได้จาก Google Admin Console โดยตรง ทั้งแบบทีละคนและแบบนำเข้าหลายคนพร้อมกันด้วยไฟล์ CSV
บทความนี้อธิบายทั้งสองวิธี รวมถึงเรื่องที่มักถูกมองข้าม เช่น จำนวน License ที่ต้องมีเพียงพอ การเลือก Organizational Unit และการส่งข้อมูลเข้าสู่ระบบครั้งแรกให้พนักงานอย่างปลอดภัย
สิ่งที่ต้องเตรียม
- บัญชีที่มีสิทธิ์ Super Admin หรือ User Management Admin ใน Google Workspace
- โดเมนที่ยืนยันความเป็นเจ้าของ (Verify) กับ Google Workspace เรียบร้อยแล้ว และตั้งค่า MX Record ชี้มายัง Google แล้ว หากต้องการให้รับอีเมลได้ทันที
- License ว่างเพียงพอสำหรับผู้ใช้ใหม่ (ตรวจสอบได้ในขั้นตอนที่ 1)
- ข้อมูลพนักงาน: ชื่อ นามสกุล อีเมลที่ต้องการ แผนก และอีเมลส่วนตัวหรือเบอร์โทรสำหรับกู้คืนบัญชี (ถ้ามี)
หมายเหตุ: Google ปรับหน้าตา Admin Console เป็นระยะ ชื่อเมนูในบทความนี้อ้างอิงหน้าจอภาษาอังกฤษ หากตั้งภาษาเป็นไทย เมนูจะแสดงเป็นภาษาไทย เช่น Directory คือ "ไดเรกทอรี" และ Users คือ "ผู้ใช้"
ขั้นตอนที่ 1: ตรวจสอบจำนวน License ที่เหลือ
ผู้ใช้ทุกคนต้องได้รับ License ของ Google Workspace จึงจะใช้ Gmail และบริการอื่นได้ หากสร้างผู้ใช้โดยที่ License หมด บัญชีจะถูกสร้างขึ้น แต่ผู้ใช้เข้าใช้งานบริการหลักไม่ได้
- เข้าสู่ระบบที่ https://admin.google.com ด้วยบัญชีผู้ดูแล
- ไปที่ Billing > Subscriptions เพื่อดูแผนที่ใช้อยู่
- ดูจำนวน License ที่ใช้ไปเทียบกับจำนวนทั้งหมด หรือไปที่ Billing > License settings เพื่อดูว่าเปิด Automatic licensing ไว้หรือไม่
หากเปิด Automatic licensing ไว้ ระบบจะมอบ License ให้ผู้ใช้ใหม่เองอัตโนมัติ ถ้า License ไม่พอ ให้ติดต่อผู้ดูแลบัญชีหรือตัวแทนจำหน่ายที่ท่านซื้อ Google Workspace ด้วยเพื่อเพิ่มจำนวนก่อน
ขั้นตอนที่ 2: เพิ่มผู้ใช้ทีละคน
- ใน Admin Console ไปที่ Directory > Users
- คลิก Add new user ด้านบนของรายชื่อผู้ใช้
- กรอก First name และ Last name (ใช้ภาษาไทยหรืออังกฤษก็ได้ ชื่อนี้จะแสดงเป็นชื่อผู้ส่งอีเมล)
- กรอก Primary email คือส่วนหน้าของอีเมล เช่น
somchaiแล้วเลือกโดเมนexample.comจากรายการ หากบัญชีมีหลายโดเมน ต้องเลือกให้ถูกโดเมน - กรอก Secondary email เป็นอีเมลส่วนตัวของพนักงาน (ไม่บังคับ) ระบบสามารถส่งข้อมูลเข้าสู่ระบบไปที่อีเมลนี้ได้
- ในส่วน Organizational unit เลือกหน่วยงานที่ผู้ใช้สังกัด เพื่อให้ได้รับนโยบายที่ตั้งไว้กับหน่วยนั้น เช่น การบังคับ 2-Step Verification
- เปิดส่วน Manage user's password, organizational unit, and profile photo (ชื่อลิงก์อาจต่างกันเล็กน้อยตามเวอร์ชัน) เพื่อกำหนดรหัสผ่านเอง หรือให้ระบบสุ่มให้
- เปิดตัวเลือก Ask for a password change at the next sign-in เพื่อบังคับให้พนักงานตั้งรหัสผ่านใหม่ของตัวเองเมื่อเข้าสู่ระบบครั้งแรก
- คลิก Add new user เพื่อยืนยัน
เมื่อสร้างสำเร็จ จะมีหน้าต่างสรุปแสดงอีเมลและรหัสผ่านชั่วคราว พร้อมตัวเลือกให้ส่งข้อมูลเข้าสู่ระบบทางอีเมล หรือคัดลอกไปส่งเองผ่านช่องทางอื่น
การส่งข้อมูลเข้าสู่ระบบให้พนักงานอย่างปลอดภัย
- อย่าส่งอีเมลและรหัสผ่านในข้อความเดียวกันผ่านแชตกลุ่ม ควรส่งแยกช่องทาง เช่น ส่งอีเมลผู้ใช้ทางอีเมลส่วนตัว และแจ้งรหัสผ่านทางโทรศัพท์
- เปิดตัวเลือกให้เปลี่ยนรหัสผ่านครั้งแรกเสมอ เพื่อไม่ให้ผู้ดูแลรู้รหัสผ่านจริงของพนักงาน
- แนะนำให้พนักงานเปิด 2-Step Verification ทันทีหลังเข้าระบบ ดูวิธีได้ที่ เปิดใช้งาน 2-Step Verification บน Google Workspace
ขั้นตอนที่ 3: เพิ่มผู้ใช้หลายคนพร้อมกันด้วยไฟล์ CSV
หากต้องเพิ่มผู้ใช้ตั้งแต่ประมาณ 5 คนขึ้นไป การนำเข้าด้วย CSV จะเร็วและลดการพิมพ์ผิด
- ไปที่ Directory > Users แล้วคลิก Bulk update users
- คลิก Download blank CSV template เพื่อดาวน์โหลดไฟล์ต้นแบบที่มีหัวคอลัมน์ถูกต้อง
- เปิดไฟล์ด้วย Google Sheets หรือ Excel แล้วกรอกข้อมูลผู้ใช้ทีละแถว
- บันทึกเป็น CSV แบบ UTF-8 (สำคัญมากหากมีชื่อภาษาไทย ไม่เช่นนั้นชื่อจะกลายเป็นตัวอักษรเพี้ยน)
- กลับมาที่หน้าต่าง Bulk update users คลิก Attach CSV file เลือกไฟล์ แล้วคลิก Upload
คอลัมน์ที่ต้องกรอกอย่างน้อยสำหรับผู้ใช้ใหม่มีดังนี้
| คอลัมน์ | ตัวอย่าง | คำอธิบาย |
|---|---|---|
| First Name [Required] | สมชาย | ชื่อจริง |
| Last Name [Required] | ใจดี | นามสกุล |
| Email Address [Required] | [email protected] | อีเมลเต็ม ต้องเป็นโดเมนที่ยืนยันแล้ว |
| Password [Required] | (รหัสผ่านชั่วคราว) | อย่างน้อย 8 ตัวอักษร และต้องผ่านนโยบายรหัสผ่านขององค์กร |
| Org Unit Path [Required] | /Sales | ใช้ / หากต้องการไว้ที่หน่วยบนสุด |
| Change Password at Next Sign-In | TRUE | บังคับเปลี่ยนรหัสผ่านครั้งแรก |
ตัวอย่างเนื้อหาไฟล์ (ตัดคอลัมน์อื่นออกเพื่อให้อ่านง่าย ในไฟล์จริงให้คงหัวคอลัมน์ตามไฟล์ต้นแบบ)
First Name [Required],Last Name [Required],Email Address [Required],Password [Required],Org Unit Path [Required],Change Password at Next Sign-In
สมชาย,ใจดี,[email protected],Temp#2026abc,/Sales,TRUE
สุดา,รักงาน,[email protected],Temp#2026xyz,/Accounting,TRUEระบบจะประมวลผลเบื้องหลังและส่งอีเมลสรุปผลให้ผู้ดูแลเมื่อเสร็จ หากบางแถวผิดพลาด อีเมลจะระบุแถวและสาเหตุ แก้เฉพาะแถวนั้นแล้วนำเข้าใหม่ได้
หมายเหตุ: ไฟล์ CSV ที่มีรหัสผ่านเป็นข้อความธรรมดาเป็นข้อมูลสำคัญ ลบไฟล์ออกจากเครื่องและจาก Google Drive หลังนำเข้าเสร็จ