สร้างและจัดการ Shared Drive ใน Google Workspace
Shared Drive (ไดรฟ์ที่แชร์) ใน Google Workspace คือพื้นที่เก็บไฟล์ที่เป็นของทีมหรือองค์กร ไม่ได้เป็นของผู้ใช้คนใดคนหนึ่ง ต่างจาก My Drive ที่ไฟล์เป็นของผู้สร้าง ถ้าพนักงานที่สร้างไฟล์ใน My Drive ลาออกแล้วบัญชีถูกลบ ไฟล์ก็อาจหายไปด้วย แต่ไฟล์ใน Shared Drive ยังอยู่ครบ และทุกคนในทีมเห็นไฟล์ชุดเดียวกันตามสิทธิ์ที่ได้รับ
คู่มือนี้อธิบายการเปิดให้ผู้ใช้สร้าง Shared Drive การสร้าง การกำหนดสมาชิกและระดับสิทธิ์ การตั้งค่าการแชร์ภายนอก และการย้ายไฟล์เดิมเข้ามา ความพร้อมใช้งานและข้อจำกัดของ Shared Drive ขึ้นกับรุ่น (Edition) ของ Google Workspace ที่องค์กรใช้ หากไม่พบเมนูตามคู่มือ ให้ตรวจสอบรุ่นที่ใช้อยู่ก่อน
สิ่งที่ต้องเตรียม
- บัญชี Google Workspace (ผู้ใช้ทั่วไปสร้างได้ถ้าผู้ดูแลอนุญาต)
- สิทธิ์ Super Admin หรือ Admin ที่จัดการ Drive ได้ หากต้องปรับนโยบาย
- รายชื่อสมาชิกและระดับสิทธิ์ที่แต่ละคนควรได้ แนะนำให้ใช้ Google Group เช่น
[email protected]แทนการเพิ่มรายคน
ขั้นตอนที่ 1 (ผู้ดูแลระบบ): ตรวจนโยบายการสร้าง Shared Drive
- เข้า Admin console ที่
https://admin.google.com - ไปที่ Apps > Google Workspace > Drive and Docs > Sharing settings
- ในส่วน Shared drive creation ตรวจตัวเลือก Prevent users in [ชื่อองค์กร] from creating new shared drives ถ้าติ๊กไว้ ผู้ใช้จะสร้างเองไม่ได้ ต้องให้ผู้ดูแลสร้างให้
- เลือกได้ว่าจะใช้กับทั้งองค์กร หรือเฉพาะ Organizational Unit ที่เลือกทางแถบซ้าย แล้วคลิก Save
หน้าเดียวกันนี้กำหนดค่าเริ่มต้นของ Shared Drive ใหม่ได้ด้วย เช่น อนุญาตให้แชร์ไฟล์ออกนอกองค์กรหรือไม่
ขั้นตอนที่ 2: สร้าง Shared Drive
- เปิด Google Drive ที่
https://drive.google.com - คลิก Shared drives ในแถบซ้าย
- คลิก New (ปุ่ม + New มุมซ้ายบน)
- ตั้งชื่อ เช่น "ฝ่ายขาย" หรือ "โครงการ ABC 2026" แล้วคลิก Create
ผู้สร้างจะได้สิทธิ์ Manager โดยอัตโนมัติ ควรตั้งชื่อให้สื่อความและไม่ซ้ำ เพราะผู้ใช้จะเห็นรายการ Shared Drive ทั้งหมดที่ตัวเองเป็นสมาชิกเรียงตามชื่อ
ขั้นตอนที่ 3: เพิ่มสมาชิกและกำหนดสิทธิ์
- เปิด Shared Drive ที่สร้าง คลิกลูกศรข้างชื่อด้านบน แล้วเลือก Manage members
- พิมพ์ชื่อ อีเมล หรือ Google Group
- เลือกระดับสิทธิ์ แล้วคลิก Send (หรือ Share)
| ระดับสิทธิ์ | ทำอะไรได้ | เหมาะกับ |
|---|---|---|
| Manager | ทุกอย่าง รวมถึงจัดการสมาชิก เปลี่ยนการตั้งค่า และลบ Shared Drive | หัวหน้าทีม 1-2 คน |
| Content manager | เพิ่ม แก้ไข ย้าย และลบไฟล์ | ผู้ดูแลเนื้อหาประจำทีม |
| Contributor | เพิ่มและแก้ไขไฟล์ แต่ย้ายหรือลบไม่ได้ | สมาชิกทีมส่วนใหญ่ |
| Commenter | ดูและแสดงความคิดเห็น | ผู้ตรวจงาน |
| Viewer | ดูอย่างเดียว | ผู้ที่ต้องอ่านเอกสารอ้างอิง |
หลักการที่แนะนำคือให้สิทธิ์ต่ำที่สุดที่ทำงานได้ และให้ Manager อย่างน้อยสองคน เพื่อไม่ให้ Shared Drive ไม่มีใครจัดการได้เมื่อคนเดียวลาออก สิทธิ์ที่ให้ในระดับ Shared Drive จะมีผลกับไฟล์ทุกไฟล์ข้างใน การให้สิทธิ์เพิ่มเฉพาะโฟลเดอร์ย่อยทำได้ แต่ลดสิทธิ์ของสมาชิก Shared Drive ในโฟลเดอร์ย่อยไม่ได้ ถ้ามีเอกสารที่ต้องจำกัดคนเห็น ให้แยกเป็น Shared Drive อีกอัน
ขั้นตอนที่ 4: ตั้งค่าการแชร์ของ Shared Drive
คลิกลูกศรข้างชื่อ Shared Drive > Shared drive settings (ต้องเป็น Manager) จะมีตัวเลือกหลักดังนี้ (ชื่ออาจต่างเล็กน้อยตามเวอร์ชัน)
- Access to people outside [องค์กร]: อนุญาตให้แชร์ไฟล์กับบุคคลภายนอกหรือไม่ ถ้าผู้ดูแลปิดไว้ในระดับองค์กร จะเปิดตรงนี้ไม่ได้
- Access to people who aren't shared drive members: อนุญาตให้แชร์ไฟล์รายไฟล์ให้คนที่ไม่ใช่สมาชิกหรือไม่
- Download, copy and print: อนุญาตให้ Commenter และ Viewer ดาวน์โหลด คัดลอก หรือพิมพ์ไฟล์หรือไม่
ขั้นตอนที่ 5: ย้ายไฟล์เดิมจาก My Drive เข้ามา
- ใน My Drive เลือกไฟล์หรือโฟลเดอร์ แล้วลากไปวางที่ Shared Drive ในแถบซ้าย หรือคลิกขวา > Organize > Move แล้วเลือก Shared Drive
- ระบบจะเตือนว่าสิทธิ์การเข้าถึงจะเปลี่ยนตามสมาชิกของ Shared Drive และความเป็นเจ้าของจะเปลี่ยนเป็นขององค์กร คลิก Move เพื่อยืนยัน
การย้ายต้องเป็นเจ้าของไฟล์ และต้องมีสิทธิ์ใน Shared Drive ที่เพิ่มไฟล์ได้ การย้ายทั้งโฟลเดอร์ต้องการสิทธิ์สูงกว่านั้น (ตามเอกสารของ Google ปัจจุบันคือ Manager หรือ Content manager ขึ้นกับการตั้งค่าขององค์กร) และต้องเป็นเจ้าของทุกไฟล์ในโฟลเดอร์ ถ้ามีไฟล์ของคนอื่นปนอยู่ ให้เจ้าของไฟล์ย้ายเอง หรือให้ผู้ดูแลระบบช่วย
หมายเหตุ: ก่อนย้ายโฟลเดอร์ขนาดใหญ่ แจ้งผู้ที่เคยได้รับแชร์ไฟล์เหล่านั้นก่อน เพราะใครที่ไม่ใช่สมาชิก Shared Drive และไม่ได้ถูกแชร์รายไฟล์ จะเข้าไฟล์ไม่ได้หลังย้าย ลิงก์ของไฟล์ยังคงเดิม
จัดการ Shared Drive ในฐานะผู้ดูแลระบบ
ใน Admin console ไปที่ Apps > Google Workspace > Drive and Docs > Manage shared drives จะเห็น Shared Drive ทั้งองค์กร ใช้เพิ่มสมาชิกให้ Shared Drive ที่ไม่มี Manager เหลืออยู่ เปลี่ยนการตั้งค่า หรือกู้คืน Shared Drive ที่ถูกลบภายในระยะเวลาที่ Google กำหนด
ตรวจสอบผลลัพธ์
- ให้สมาชิกแต่ละระดับเปิด Google Drive แล้วคลิก Shared drives ต้องเห็น Shared Drive ใหม่
- ให้ Contributor ลองลบไฟล์ทดสอบ ต้องทำไม่ได้ ส่วน Content manager ต้องทำได้
- ลองแชร์ไฟล์ให้อีเมลภายนอก ผลต้องเป็นไปตามการตั้งค่าในขั้นตอนที่ 4
ปัญหาที่พบบ่อย
ไม่เห็นปุ่ม New ในหน้า Shared drives
ผู้ดูแลปิดการสร้าง Shared Drive สำหรับผู้ใช้ทั่วไปไว้ หรือรุ่นของ Google Workspace ไม่รองรับ ให้ติดต่อผู้ดูแลระบบขององค์กร
ไฟล์ที่ลบหายไปจาก Shared Drive
ไฟล์ที่ลบจะอยู่ในถังขยะของ Shared Drive นั้น (เปิด Shared Drive แล้วดูที่ Trash หรือเลือกถังขยะและสลับไปแท็บของ Shared Drive) และถูกลบถาวรหลัง 30 วัน Content manager และ Manager กู้คืนได้
ลบ Shared Drive ไม่ได้
ผู้ใช้ที่เป็น Manager ลบได้เฉพาะ Shared Drive ที่ว่างเปล่า ต้องย้ายหรือลบไฟล์ทั้งหมดก่อน ส่วนผู้ดูแลระบบลบพร้อมไฟล์ได้จาก Admin console ควรสำรองข้อมูลก่อนทุกครั้ง
สมาชิกเข้าไม่ได้ทั้งที่เพิ่มแล้ว
ตรวจว่าเพิ่มด้วยอีเมลองค์กร ไม่ใช่ Gmail ส่วนตัว และบัญชีนั้นลงชื่อเข้าใช้อยู่ในเบราว์เซอร์ ถ้าเป็นผู้ใช้ใหม่ ตรวจการสร้างบัญชีตามคู่มือ เพิ่มผู้ใช้ใหม่ใน Google Workspace และควรเปิด 2-Step Verification ให้ทุกบัญชีที่เข้าถึงไฟล์ขององค์กร
หากตั้งค่า Shared Drive แล้วติดปัญหาเรื่องสิทธิ์ ติดต่อทีมงาน THAI DATA CLOUD ได้ที่ https://thaidata.cloud/contact/
- Categories:
- Cloud
