ตั้งค่าอีเมล IMAP บน Outlook รุ่นใหม่

Outlook รุ่นใหม่ (New Outlook for Windows) เป็นโปรแกรมอีเมลที่ Microsoft ติดตั้งมาแทน Mail and Calendar เดิมบน Windows 11 และกำลังทยอยแทน Outlook แบบคลาสสิก หน้าตาคล้าย Outlook on the web และรองรับบัญชีอีเมลจากผู้ให้บริการอื่นผ่าน IMAP เช่น อีเมลบน Web Hosting ที่ใช้ Plesk หรือ DirectAdmin

คู่มือนี้อธิบายการเพิ่มบัญชี IMAP แบบกรอกค่าเซิร์ฟเวอร์เอง ซึ่งมักจำเป็นเพราะการตรวจหาค่าอัตโนมัติไม่พบค่าที่ถูกต้องสำหรับโดเมนองค์กร รวมถึงข้อควรรู้เรื่องการซิงก์ผ่าน Microsoft Cloud ที่ Outlook รุ่นใหม่ต่างจากรุ่นคลาสสิก

สิ่งที่ต้องเตรียม

• Windows 10 หรือ Windows 11 ที่ติดตั้ง Outlook รุ่นใหม่แล้ว (เปิดจาก Start แล้วค้นหาคำว่า Outlook ไอคอนจะมีคำว่า new หรือใน Outlook คลาสสิกจะมีสวิตช์ "Try the new Outlook" / "New Outlook" มุมขวาบน)
• ที่อยู่อีเมลและรหัสผ่าน เช่น [email protected]
• ชื่อเซิร์ฟเวอร์ IMAP และ SMTP จากอีเมลต้อนรับหรือแผงควบคุม ในคู่มือนี้ใช้ mail.example.com เป็นตัวอย่าง

ค่ามาตรฐานที่ใช้กับเซิร์ฟเวอร์อีเมลส่วนใหญ่มีดังนี้

หมายเหตุ: อย่าใช้พอร์ต 25 สำหรับส่งอีเมลจากโปรแกรม พอร์ตนี้ใช้ระหว่างเซิร์ฟเวอร์ และเครือข่ายอินเทอร์เน็ตหลายแห่งปิดกั้นไว้

ข้อควรรู้ก่อนเริ่ม: IMAP บน Outlook รุ่นใหม่ซิงก์ผ่าน Microsoft Cloud

Outlook รุ่นใหม่ไม่ได้เชื่อมต่อจากเครื่องของคุณไปยัง Mail Server โดยตรงแบบรุ่นคลาสสิก แต่ให้เซิร์ฟเวอร์ของ Microsoft เชื่อมต่อ IMAP และ SMTP แทน แล้วซิงก์อีเมลมาที่โปรแกรม Microsoft แจ้งเรื่องนี้ไว้ในหน้าจอตอนเพิ่มบัญชี ผลที่ตามมามีสามข้อ

• ชื่อเซิร์ฟเวอร์ต้องเข้าถึงได้จากอินเทอร์เน็ต ชื่อที่ใช้ได้เฉพาะในวงแลนหรือผ่าน VPN จะใช้ไม่ได้
• ถ้า Mail Server จำกัดการเข้าถึงตามประเทศหรือตาม IP การเชื่อมต่อจาก Microsoft อาจถูกบล็อก
• ข้อมูลอีเมลจะมีสำเนาซิงก์อยู่บนระบบของ Microsoft หากองค์กรมีนโยบายห้ามเก็บข้อมูลนอกระบบ ให้ใช้ Outlook คลาสสิก หรือโปรแกรมอย่าง Mozilla Thunderbird แทน

ขั้นตอนที่ 1: เปิดหน้าจอเพิ่มบัญชี

1. เปิด Outlook รุ่นใหม่
2. ถ้าเป็นการเปิดครั้งแรก หน้าจอจะขอให้กรอกอีเมลทันที ข้ามไปขั้นตอนที่ 2 ได้
3. ถ้ามีบัญชีอยู่แล้ว คลิกไอคอนรูปเฟือง (Settings) มุมขวาบน แล้วไปที่ Accounts > Email accounts คลิก Add account

อีกทางหนึ่งคือคลิกขวาที่รายการบัญชีในแถบโฟลเดอร์ด้านซ้าย แล้วเลือก Add account ชื่อเมนูอาจต่างเล็กน้อยตามเวอร์ชันที่อัปเดต

ขั้นตอนที่ 2: กรอกอีเมลและเลือก IMAP

1. พิมพ์อีเมล เช่น [email protected] แล้วคลิก Continue
2. Outlook จะพยายามตรวจหาชนิดบัญชี ถ้าขึ้นหน้าให้เลือกผู้ให้บริการ ให้เลือก IMAP อย่าเลือก Microsoft 365 หรือ Google หากอีเมลของคุณไม่ได้อยู่บนระบบนั้น
3. หากโปรแกรมพยายามพาไปหน้าเข้าสู่ระบบ Microsoft ทั้งที่อีเมลอยู่บน Hosting ให้กลับมาแล้วเลือกเปลี่ยนผู้ให้บริการ (Change provider) เป็น IMAP

ขั้นตอนที่ 3: กรอกค่าเซิร์ฟเวอร์เอง

หน้า "Sync your IMAP account" จะมีช่องรหัสผ่าน ให้คลิก Show more เพื่อแสดงค่าเซิร์ฟเวอร์ทั้งหมด แล้วกรอกดังนี้

1. IMAP password: รหัสผ่านอีเมล
2. IMAP incoming server: mail.example.com Port: 993 Secure connection type: SSL/TLS
3. SMTP username: อีเมลเต็ม SMTP password: รหัสผ่านเดียวกัน
4. SMTP outgoing server: mail.example.com Port: 465 Secure connection type: SSL/TLS (หรือพอร์ต 587 กับ STARTTLS)
5. คลิก Continue โปรแกรมจะทดสอบการเชื่อมต่อทั้งขารับและขาส่ง

ถ้าสำเร็จ จะขึ้นหน้ายืนยันว่าเพิ่มบัญชีแล้ว คลิก Done บัญชีใหม่จะปรากฏในแถบซ้ายพร้อมโฟลเดอร์ Inbox, Sent, Drafts และโฟลเดอร์อื่นบนเซิร์ฟเวอร์ การซิงก์ครั้งแรกอาจใช้เวลาหลายนาทีถึงหลายชั่วโมงถ้ากล่องจดหมายใหญ่

ขั้นตอนที่ 4: ตั้งค่าหลังเพิ่มบัญชี

• ลายเซ็น: Settings > Accounts > Signatures เลือกบัญชีที่จะใช้ลายเซ็นนั้น
• บัญชีหลักตอนเขียนอีเมลใหม่: ถ้ามีหลายบัญชี ตอนเขียนอีเมลให้ตรวจช่อง From ทุกครั้ง หรือตั้งบัญชีเริ่มต้นใน Settings > Accounts > Email accounts โดยเลือก Manage ของบัญชีที่ต้องการ แล้วตั้งเป็น Primary account (ชื่อตัวเลือกอาจต่างตามเวอร์ชัน)
• โฟลเดอร์ Sent: ตรวจว่าอีเมลที่ส่งไปอยู่ในโฟลเดอร์ Sent บนเซิร์ฟเวอร์ โดยเปิด Webmail ดูเทียบ

ตรวจสอบผลลัพธ์

1. ส่งอีเมลจากบัญชีนี้ไปยังอีเมลอื่นของคุณ เช่น Gmail ส่วนตัว ต้องได้รับภายในไม่กี่นาที
2. ตอบกลับจากอีเมลนั้นมาหาบัญชีนี้ อีเมลต้องเข้า Inbox ของ Outlook
3. เปิด Webmail ของบัญชีเดียวกัน อีเมลที่อ่านแล้วใน Outlook ต้องแสดงว่าอ่านแล้วใน Webmail ด้วย ยืนยันว่าเป็น IMAP ซิงก์สองทาง

ปัญหาที่พบบ่อย

ขึ้นข้อความว่าเชื่อมต่อเซิร์ฟเวอร์ไม่ได้ หรือรหัสผ่านไม่ถูกต้อง

ทดลองเข้า Webmail ด้วยอีเมลและรหัสผ่านเดียวกันก่อน ถ้าเข้าไม่ได้แปลว่ารหัสผ่านผิด ถ้าเข้าได้ให้ตรวจชื่อเซิร์ฟเวอร์ พอร์ต และประเภทการเข้ารหัสให้จับคู่ถูก (993 คู่กับ SSL/TLS, 587 คู่กับ STARTTLS) รวมถึงข้อจำกัดเรื่อง Microsoft Cloud ด้านบน หากบัญชีถูกบล็อกเพราะเดารหัสผิดหลายครั้ง อาจเป็นเพราะ Fail2Ban บนเซิร์ฟเวอร์

รับได้ แต่ส่งไม่ได้

ส่วนใหญ่เกิดจาก SMTP username หรือพอร์ตผิด ลองสลับไปใช้ 587/STARTTLS หากยังไม่ได้ ดูข้อความตีกลับตามคู่มือ ทำความเข้าใจอีเมลตีกลับและ SMTP Error Code

ขึ้นเตือนเรื่อง Certificate

ชื่อเซิร์ฟเวอร์ที่กรอกต้องตรงกับชื่อใน SSL Certificate ของ Mail Server หากใช้ชื่อที่ไม่ตรง เช่น กรอกเป็น IP การเชื่อมต่อแบบเข้ารหัสจะไม่ผ่าน ให้ใช้ชื่อตามที่ผู้ให้บริการแจ้ง

ต้องการลบบัญชีออก

ไปที่ Settings > Accounts > Email accounts คลิก Manage ของบัญชีนั้น แล้วเลือก Remove การลบบัญชีออกจาก Outlook ไม่ได้ลบอีเมลบนเซิร์ฟเวอร์

หากต้องไล่ตรวจปัญหาการรับส่งอย่างเป็นระบบ ดูคู่มือ อีเมลส่งไม่ออกหรือไม่ได้รับ: วิธีตรวจสอบเบื้องต้น ส่วนผู้ใช้ Mac ดู ตั้งค่าอีเมล IMAP บน Apple Mail

หากตั้งค่าตามคู่มือแล้วยังเชื่อมต่อไม่ได้ ติดต่อทีมงาน THAI DATA CLOUD พร้อมแจ้งข้อความ Error ที่ขึ้นบนหน้าจอได้ที่ https://thaidata.cloud/contact/