คำตอบสั้น ๆ: ตั้ง Dual Delivery และ Split Delivery ใน Gmail routing ของ Google Workspace ส่งสำเนาไปเซิร์ฟเวอร์เดิมหรือแยกผู้ใช้ที่ยังไม่ย้าย ให้สองระบบทำงานคู่กันช่วงย้ายเมล
คู่มือนี้อธิบาย Dual Delivery ทีละขั้นตอน พร้อมคำสั่งที่ใช้ได้จริงและปัญหาที่พบบ่อย
Dual Delivery คือการตั้งให้อีเมลขาเข้าทุกฉบับถูกส่งถึงสองที่พร้อมกัน คือกล่อง Gmail และเซิร์ฟเวอร์อีเมลเดิม ส่วน Split Delivery คือการแยกส่งตามผู้รับ ผู้ใช้ที่ย้ายแล้วรับใน Gmail ผู้ใช้ที่ยังไม่ย้ายรับในระบบเดิม ทั้งสองแบบช่วยให้ย้ายอีเมลองค์กรได้ทีละกลุ่มโดยไม่มีวันที่อีเมลหยุดเข้า
คู่มือนี้สำหรับผู้ดูแลระบบที่กำลังย้ายจากเซิร์ฟเวอร์อีเมลอื่น เช่น Zimbra หรือ Cloud Mail Server มาใช้ Google Workspace หรือองค์กรที่ตั้งใจให้พนักงานบางส่วนใช้ระบบเดิมต่อเพื่อคุมค่าใช้จ่าย Google แนะนำให้ Gmail เป็นเซิร์ฟเวอร์หลักที่ MX ชี้มา แล้วส่งต่อให้ระบบเดิม เมื่อจบคู่มือ คุณจะตั้งเส้นทางไปเซิร์ฟเวอร์เดิม สร้างกฎ Dual Delivery หรือ Split Delivery ทดสอบ และปิดกฎได้อย่างปลอดภัยเมื่อย้ายเสร็จ
สิ่งที่ต้องเตรียม
- บัญชี Super Admin หรือผู้ดูแลที่มีสิทธิ์ Gmail Settings
- เซิร์ฟเวอร์อีเมลเดิมที่มีชื่อโฮสต์ เช่น
mail-old.example.comรับ SMTP พอร์ต 25 จากอินเทอร์เน็ตได้ และมีใบรับรอง TLS ที่ตรงกับชื่อโฮสต์ - เซิร์ฟเวอร์เดิมต้องมองโดเมนเป็นโดเมนภายใน (local) และต้องไม่ส่งอีเมลของโดเมนกลับไปหา Google ไม่เช่นนั้นจะวนลูป
- รายชื่อผู้ใช้ว่าใครย้ายแล้ว ใครยังอยู่ระบบเดิม และสร้างบัญชี Workspace ให้ผู้ที่ย้ายตาม คู่มือเพิ่มผู้ใช้ใหม่
- สิทธิ์แก้ไข DNS และลด TTL ของ MX ล่วงหน้าอย่างน้อยหนึ่งวันตาม คู่มือวางแผน TTL
ขั้นตอนที่ 1: เลือกระหว่าง Dual Delivery กับ Split Delivery
| หัวข้อ | Dual Delivery | Split Delivery |
|---|---|---|
| ผู้รับได้อีเมลที่ไหน | ทั้ง Gmail และระบบเดิม | ระบบใดระบบหนึ่งตามผู้รับ |
| บัญชี Workspace | ทุกคนที่ต้องการรับใน Gmail | เฉพาะคนที่ย้ายแล้ว |
| เหมาะกับ | ช่วงทดลองหรือเก็บสำเนาไว้ในระบบเดิม | ย้ายทีละแผนก หรือใช้สองระบบถาวร |
สองแบบใช้ร่วมกันได้ เช่น ผู้ใช้ที่ย้ายแล้วรับใน Gmail พร้อมสำเนาในระบบเดิม และผู้ใช้ที่ยังไม่ย้ายรับในระบบเดิมอย่างเดียว ข้อสำคัญของ Split Delivery คือผู้ใช้หนึ่งคนต้องมีกล่องจดหมายในระบบเดียวเท่านั้น
ขั้นตอนที่ 2: เพิ่มเซิร์ฟเวอร์เดิมเป็น Host
ไปที่ admin.google.com › Apps › Google Workspace › Gmail › Hosts แล้วคลิก Add Route
- Name ตั้งชื่อ เช่น
Legacy mail - Specify email server เลือก Single host ใส่
mail-old.example.comและพอร์ต25(Google ไม่รองรับพอร์ต 465 สำหรับเส้นทางนี้) - ไม่ต้องติ๊ก Perform MX lookup on host เพราะใส่ชื่อเซิร์ฟเวอร์โดยตรง
- คงตัวเลือกที่แนะนำไว้ ได้แก่ บังคับ TLS ต้องเป็นใบรับรองที่ออกโดย CA และตรวจชื่อโฮสต์ในใบรับรอง
- คลิก Test TLS connection ให้ผ่านก่อน แล้วคลิก Save
ขั้นตอนที่ 3: เตรียมเซิร์ฟเวอร์เดิมให้รับอีเมลจาก Google
ตรวจจากภายนอกว่าเซิร์ฟเวอร์เดิมเปิดพอร์ต 25 และใบรับรองตรงกับชื่อโฮสต์ ถ้าใบรับรองไม่ผ่าน อีเมลที่ Gmail ส่งต่อจะตีกลับแม้บันทึกเส้นทางได้
openssl s_client -starttls smtp -connect mail-old.example.com:25 -briefอีเมลที่ Gmail ส่งต่อมาจะมาจาก IP ของ Google ไม่ใช่ IP ของผู้ส่งตัวจริง ถ้าเซิร์ฟเวอร์เดิมตรวจ SPF แล้วปฏิเสธ อีเมลจากลูกค้าจะตีกลับ ให้ยกเว้นการตรวจ SPF และสแปมสำหรับอีเมลที่มาจาก Google หรือเชื่อถือช่วง IP ของ Google ตามวิธีของซอฟต์แวร์ที่ใช้ และตรวจว่าโดเมน example.com ยังอยู่ในรายการโดเมนภายในของเซิร์ฟเวอร์เดิม
ขั้นตอนที่ 4: สร้างกฎ Dual Delivery
ไปที่ Apps › Google Workspace › Gmail › Routing ถ้าต้องการให้มีผลเฉพาะบางแผนก ให้เลือกหน่วยงานที่แถบด้านซ้ายก่อน ที่หัวข้อ Routing คลิก Configure หรือ Add another rule
- ตั้งชื่อกฎ เช่น
Dual delivery to legacy - ติ๊ก Inbound messages และ Internal outbound messages เพื่อให้อีเมลจากทั้งภายนอกและเพื่อนร่วมงานได้รับสำเนา
- ที่ Action เลือก Modify message แล้วเลื่อนไปที่ Also deliver to ติ๊ก Add more recipients และคลิก Add
- ในกล่องที่เปิดขึ้นเลือก Advanced ติ๊ก Change route แล้วเลือก Host ชื่อ Legacy mail
- คงติ๊ก Do not deliver spam to this recipient และ Suppress bounces from this recipient ไว้ เพื่อไม่ส่งสแปมต่อและไม่ให้ผู้ส่งได้รับอีเมลตีกลับซ้ำซ้อน
- คลิก Save ในกล่องย่อย แล้ว Save ที่กฎอีกครั้ง
สำเนาที่ส่งไปยังเซิร์ฟเวอร์เดิมยังใช้ที่อยู่ผู้รับเดิม เช่น [email protected] ดังนั้นเซิร์ฟเวอร์เดิมต้องมีกล่องจดหมายชื่อเดียวกันอยู่
