สร้าง Rules คัดแยกอีเมลอัตโนมัติใน Outlook
Rules ใน Outlook คือกฎที่สั่งให้ระบบจัดการอีเมลโดยอัตโนมัติเมื่ออีเมลตรงเงื่อนไข เช่น ย้ายใบแจ้งหนี้จากผู้ขายเข้าโฟลเดอร์บัญชี ติดหมวดสี (Category) ให้อีเมลจากลูกค้ารายสำคัญ หรือย้ายจดหมายข่าวออกจาก Inbox เพื่อให้เหลือแต่อีเมลที่ต้องตอบจริง ใช้ดีมากเมื่อกล่องจดหมายได้รับอีเมลหลายสิบถึงหลายร้อยฉบับต่อวัน
คู่มือนี้อธิบายการสร้าง Rule ทั้งใน Outlook on the web และ Outlook รุ่นใหม่ (ซึ่งใช้หน้าตาเดียวกัน) และใน Outlook คลาสสิกบน Windows พร้อมตัวอย่าง Rule ที่ใช้จริง และข้อควรระวังเรื่องลำดับการทำงานของ Rule
สิ่งที่ต้องเตรียม
- บัญชีอีเมลที่เปิดใน Outlook ได้แล้ว เช่น บัญชี Microsoft 365 หรือบัญชี IMAP
- สร้างโฟลเดอร์ปลายทางไว้ล่วงหน้า เช่น "บัญชี-ใบแจ้งหนี้" หรือ "จดหมายข่าว" (สร้างระหว่างตั้ง Rule ก็ได้)
- รู้ว่าจะใช้อะไรเป็นเงื่อนไข เช่น ที่อยู่ผู้ส่ง คำในหัวเรื่อง หรือโดเมนผู้ส่ง
เข้าใจก่อน: Rule ทำงานที่ไหน
| ประเภท | ทำงานเมื่อ | ตัวอย่าง |
|---|---|---|
| Server-side Rule | ทำงานบนเซิร์ฟเวอร์ Exchange ตลอดเวลา แม้ปิดคอมพิวเตอร์ | Rule ของบัญชี Microsoft 365 ที่ใช้เงื่อนไขและการกระทำพื้นฐาน |
| Client-only Rule | ทำงานเฉพาะตอนที่ Outlook คลาสสิกบนเครื่องนั้นเปิดอยู่ | Rule ของบัญชี IMAP ทุก Rule หรือ Rule ของ Microsoft 365 ที่ใช้การกระทำเฉพาะเครื่อง เช่น เล่นเสียง หรือย้ายไปโฟลเดอร์ในไฟล์ PST |
Outlook คลาสสิกจะแสดงคำว่า (client-only) ต่อท้ายชื่อ Rule ประเภทนี้ สำหรับบัญชี IMAP บน Web Hosting หากต้องการให้คัดแยกบนเซิร์ฟเวอร์ ให้ใช้ Filter ของ Webmail แทน เช่น Filter บน Zimbra Webmail
ขั้นตอนที่ 1: สร้าง Rule ใน Outlook on the web หรือ Outlook รุ่นใหม่
- คลิกไอคอนรูปเฟือง (Settings) มุมขวาบน
- ไปที่ Mail > Rules แล้วคลิก Add new rule
- ตั้งชื่อ Rule ให้สื่อความ เช่น "ใบแจ้งหนี้ ABC ไปโฟลเดอร์บัญชี"
- Add a condition: เลือกเงื่อนไข เช่น From แล้วใส่
[email protected]หรือ Subject includes แล้วใส่คำว่าInvoice - Add an action: เลือก Move to แล้วเลือกโฟลเดอร์ปลายทาง
- ถ้ามีกรณีที่ไม่ต้องการให้ Rule ทำงาน คลิก Add an exception
- ติ๊ก Stop processing more rules ถ้าไม่ต้องการให้ Rule ถัดไปทำงานซ้ำกับอีเมลเดียวกัน
- หากมีตัวเลือก Run rule now ติ๊กไว้เพื่อให้คัดแยกอีเมลเดิมใน Inbox ด้วย แล้วคลิก Save
อีกทางลัดคือ คลิกขวาที่อีเมลตัวอย่าง เลือก Rules > Create rule (บางเวอร์ชันอยู่ใต้ Advanced actions) ระบบจะเติมผู้ส่งให้อัตโนมัติ
ขั้นตอนที่ 2: สร้าง Rule ใน Outlook คลาสสิก
- ที่แท็บ Home คลิก Rules > Manage Rules & Alerts (ใน Ribbon แบบย่ออาจต้องคลิกจุดสามจุดก่อน)
- เลือกบัญชีที่จะใช้ในช่อง Apply changes to this folder หากมีหลายบัญชี
- คลิก New Rule เลือก Apply rule on messages I receive ใต้ Start from a blank rule แล้วคลิก Next
- เลือกเงื่อนไข เช่น from people or public group หรือ with specific words in the subject แล้วคลิกข้อความที่ขีดเส้นใต้ในกล่องด้านล่างเพื่อระบุค่า คลิก Next
- เลือกการกระทำ เช่น move it to the specified folder คลิกคำว่า specified เพื่อเลือกโฟลเดอร์ และเลือก stop processing more rules หากต้องการ คลิก Next
- เพิ่มข้อยกเว้นถ้ามี คลิก Next
- ตั้งชื่อ Rule ติ๊ก Run this rule now on messages already in "Inbox" ถ้าต้องการคัดอีเมลเดิมด้วย แล้วคลิก Finish
ตัวอย่าง Rule ที่ใช้บ่อย
| ความต้องการ | เงื่อนไข | การกระทำ |
|---|---|---|
| แยกอีเมลจากลูกค้าทั้งบริษัท | ที่อยู่ผู้ส่งมีคำว่า @customer.example (Sender address includes) | ย้ายไปโฟลเดอร์ลูกค้า หรือติด Category สีแดง |
| ลดจดหมายข่าวใน Inbox | ข้อความมีคำว่า unsubscribe ในเนื้อหา | ย้ายไปโฟลเดอร์ "จดหมายข่าว" |
| แยกอีเมลที่ถูก CC | ชื่อของฉันอยู่ในช่อง Cc | ย้ายไปโฟลเดอร์ "CC ถึงฉัน" |
| ไม่ให้พลาดอีเมลจากหัวหน้า | From หัวหน้า | Mark as important และ Stop processing more rules |
ลำดับของ Rule สำคัญ
Rule ทำงานจากบนลงล่างตามลำดับในรายการ อีเมลหนึ่งฉบับอาจตรงหลาย Rule ถ้า Rule แรกย้ายอีเมลออกไปแล้ว Rule ถัดไปอาจทำงานกับอีเมลนั้นต่อหรือไม่ก็ได้ ขึ้นกับการติ๊ก Stop processing more rules หลักง่าย ๆ คือ วาง Rule เฉพาะเจาะจงที่สุด (เช่น อีเมลจากหัวหน้า) ไว้บนสุดพร้อม Stop processing และวาง Rule กว้าง ๆ (เช่น จดหมายข่าว) ไว้ล่าง ปรับลำดับได้ด้วยลูกศรขึ้นลงในหน้า Rules
ตรวจสอบผลลัพธ์
- ส่งอีเมลทดสอบที่ตรงเงื่อนไขมาที่ตัวเอง อีเมลต้องไปอยู่ในโฟลเดอร์ปลายทาง ไม่ใช่ใน Inbox
- สำหรับ Server-side Rule ปิด Outlook บนคอมพิวเตอร์แล้วส่งอีเมลทดสอบ เปิด Outlook on the web หรือมือถือดู ต้องถูกคัดแยกแล้ว
- ถ้าคัดผิด ให้ใช้ Run rule now กับโฟลเดอร์ทดสอบ เพื่อเห็นผลทันทีโดยไม่ต้องรออีเมลใหม่
ปัญหาที่พบบ่อย
Rule ไม่ทำงานเมื่อปิดคอมพิวเตอร์
เป็น Client-only Rule ให้สร้างใหม่ใน Outlook on the web โดยใช้เฉพาะเงื่อนไขและการกระทำที่เว็บรองรับ หรือถ้าเป็นบัญชี IMAP ให้ย้ายไปตั้งเป็น Filter บน Webmail ของผู้ให้บริการ
ได้ข้อความว่าพื้นที่ Rule เต็ม
Exchange Online จำกัดพื้นที่รวมของ Rule ต่อกล่องจดหมายไว้ที่ 256 KB ให้รวม Rule ที่ย้ายไปโฟลเดอร์เดียวกันเป็น Rule เดียว โดยใส่หลายที่อยู่ในเงื่อนไขเดียว และลบ Rule ที่ไม่ใช้แล้ว
Rule Forward ไปอีเมลภายนอกแล้วถูกตีกลับ
Microsoft 365 บล็อกการ Forward อัตโนมัติออกนอกองค์กรเป็นค่าเริ่มต้น ดูวิธีจัดการใน ตั้งค่า Forward อีเมลจาก Microsoft 365 Admin Center
อีเมลที่คัดแยกแล้วหาไม่เจอ
ใช้ช่องค้นหาของ Outlook และเลือกค้นใน All folders หรือเปิดหน้า Rules เพื่อดูว่า Rule ใดย้ายไปโฟลเดอร์ไหน ถ้าเป็นแค่ต้องการตอบกลับอัตโนมัติ ให้ใช้ Automatic Replies แทนการเขียน Rule
หากสร้าง Rule แล้วยังทำงานไม่ตามที่ต้องการ ติดต่อทีมงาน THAI DATA CLOUD ได้ที่ https://thaidata.cloud/contact/
- Categories:
- Cloud
