คำตอบสั้น ๆ: เปิด Shadow Copies บน Windows File Server ตั้งตารางเวลาและพื้นที่เก็บ ให้พนักงานกู้ไฟล์ที่ลบหรือบันทึกทับจาก Previous Versions ได้เอง พร้อมข้อจำกัดที่ต้องรู้
คู่มือนี้อธิบาย Shadow Copies ทีละขั้นตอน พร้อมคำสั่งที่ใช้ได้จริงและปัญหาที่พบบ่อย
Shadow Copies หรือชื่อเต็มว่า Shadow Copies of Shared Folders คือฟีเจอร์ของ Windows Server ที่ใช้ Volume Shadow Copy Service ถ่ายภาพ volume ข้อมูลไว้ตามเวลาที่กำหนด เมื่อพนักงานเผลอลบไฟล์ บันทึกทับไฟล์ Excel ด้วยข้อมูลผิด หรือแก้เอกสารพังจนเปิดไม่ได้ พนักงานกู้ไฟล์เวอร์ชันก่อนหน้าได้เองจากแท็บ Previous Versions ใน File Explorer โดยไม่ต้องรอผู้ดูแลกู้จาก Backup
คู่มือนี้เหมาะกับผู้ดูแล File Server บน Windows Server 2016, 2019, 2022 และ 2025 ที่ได้รับคำขอกู้ไฟล์จากพนักงานบ่อย เมื่อทำครบ คุณจะเปิด Shadow Copies บน volume ที่ถูกต้อง ตั้งพื้นที่เก็บและตารางเวลาให้เหมาะกับการใช้งาน สอนพนักงานกู้ไฟล์เองได้ และรู้ข้อจำกัดว่าทำไม Shadow Copies ใช้แทนการสำรองข้อมูลไม่ได้
สิ่งที่ต้องเตรียม
- File Server ที่แชร์โฟลเดอร์จาก volume ข้อมูล เช่น ไดรฟ์ D: และตั้งสิทธิ์ Share กับ NTFS ไว้แล้ว ถ้ายังไม่ได้ทำ ดูคู่มือสร้าง File Server และกำหนดสิทธิ์ Share กับ NTFS
- บัญชีในกลุ่ม Administrators ของเครื่อง
- พื้นที่ว่างบน volume สำหรับเก็บ shadow copy อย่างน้อย 10 ถึง 20 เปอร์เซ็นต์ของขนาด volume หรือดิสก์แยกอีกลูกสำหรับเก็บโดยเฉพาะ
- ข้อมูลรูปแบบการทำงานของพนักงาน เช่น เวลาเข้างาน พักเที่ยง และเลิกงาน สำหรับวางตารางเวลา
- ระบบสำรองข้อมูลแยกอีกชุด เพราะ Shadow Copies ไม่ใช่ Backup
ขั้นตอนที่ 1: เลือก volume และวางแผนพื้นที่เก็บ Shadow Copies
Shadow Copies ทำงานระดับ volume ไม่ใช่ระดับโฟลเดอร์ เมื่อเปิดบนไดรฟ์ D: ทุกโฟลเดอร์ที่แชร์จาก D: จะมี Previous Versions ทั้งหมด เลือกเฉพาะ volume ที่เก็บไฟล์ของผู้ใช้ ไม่จำเป็นต้องเปิดบนไดรฟ์ C: ที่มีแต่ระบบ
ระบบเก็บเฉพาะบล็อกที่เปลี่ยนแปลงหลังการถ่ายภาพแต่ละครั้ง พื้นที่ที่ใช้จึงขึ้นกับปริมาณการแก้ไขไฟล์ ไม่ใช่ขนาดข้อมูลทั้งหมด ค่าเริ่มต้นเมื่อกด Enable คือจองพื้นที่ไว้ 10 เปอร์เซ็นต์ของ volume และเก็บได้สูงสุด 64 ชุดต่อ volume เมื่อพื้นที่เต็มหรือครบ 64 ชุด ชุดที่เก่าที่สุดจะถูกลบอัตโนมัติ
สำหรับ File Server ที่มีการแก้ไขไฟล์มาก Microsoft แนะนำให้เก็บ shadow copy ไว้บน volume อื่นที่อยู่บนดิสก์อีกลูก เพื่อไม่ให้ภาระการเขียนหนักทำให้ชุดเก่าถูกลบ และได้ประสิทธิภาพดีกว่า การเลือกที่เก็บต้องทำก่อนสร้าง shadow copy ชุดแรก ถ้าเปิดไปแล้วจะเปลี่ยนที่เก็บไม่ได้จนกว่าจะลบชุดที่มีอยู่ทั้งหมด
ขั้นตอนที่ 2: เปิด Shadow Copies บน volume ข้อมูล
เปิด File Explorer ไปที่ This PC คลิกขวาไดรฟ์ D: เลือก Properties แล้วไปที่แท็บ Shadow Copies หรือเปิด Computer Management คลิกขวา Shared Folders > All Tasks > Configure Shadow Copies
- เลือก volume D:\ ในรายการ Select a volume แล้วคลิก Settings... ก่อน อย่าเพิ่งกด Enable
- ในส่วน Storage area เลือกที่เก็บในช่อง Located on this volume ถ้ามีดิสก์แยกให้เลือกดิสก์นั้น
- ในส่วน Maximum size เลือก Use limit แล้วใส่ขนาดเป็น MB เช่น 20480 สำหรับ 20 GB อย่าเลือก No limit เพราะ shadow copy อาจกินพื้นที่จนแชร์เต็ม
- คลิก OK แล้วกลับมาคลิก Enable ระบบจะถามยืนยันและสร้างชุดแรกทันที
ปุ่ม Revert ในหน้านี้ย้อนข้อมูลทั้ง volume กลับไปยังเวลาที่เลือก ไฟล์ทุกไฟล์ที่ผู้ใช้ทุกคนแก้หลังเวลานั้นจะหายหมด อย่าใช้ปุ่มนี้เพื่อกู้ไฟล์เดี่ยว
ขั้นตอนที่ 3: ตั้งตารางเวลาของ Shadow Copies ให้ตรงกับเวลาทำงาน
ตารางเริ่มต้นคือวันจันทร์ถึงศุกร์ เวลา 07:00 และ 12:00 ซึ่งหมายความว่างานที่ทำช่วงบ่ายทั้งหมดจะไม่มีเวอร์ชันให้กู้จนถึงเช้าวันถัดไป บริษัทส่วนใหญ่ควรเพิ่มรอบช่วงบ่ายและหลังเลิกงาน ไปที่ Settings... > Schedule... แล้วคลิก New เพิ่มรายการ เช่น
- 07:00 ก่อนเข้างาน
- 12:00 พักเที่ยง
- 15:00 ช่วงบ่าย
- 18:30 หลังเลิกงาน
สี่รอบต่อวันทำงาน ห้าวันต่อสัปดาห์ เท่ากับ 20 ชุดต่อสัปดาห์ เพดาน 64 ชุดจึงย้อนหลังได้ประมาณ 3 สัปดาห์ ถ้าพื้นที่ไม่เต็มก่อน ไม่ควรตั้งถี่กว่าชั่วโมงละครั้ง เพราะจะชนเพดาน 64 ชุดเร็ว และชุดเก่าถูกลบไวกว่าที่ผู้ใช้คาด ตารางนี้ถูกเก็บเป็นงานใน Task Scheduler ชื่อขึ้นต้นด้วย ShadowCopyVolume ไม่ควรแก้หรือลบงานนั้นโดยตรง
ขั้นตอนที่ 4: ตรวจและปรับ Shadow Copies ด้วย vssadmin
ใช้ PowerShell แบบ Run as administrator ตรวจพื้นที่และรายการ shadow copy ที่มีอยู่
vssadmin list shadowstorage
vssadmin list shadows /for=D:
ถ้าต้องการกำหนดที่เก็บไว้บนดิสก์ E: ตั้งแต่ก่อนเปิดใช้งาน หรือปรับขนาดสูงสุดภายหลัง ใช้คำสั่งเหล่านี้ คำสั่ง add และ create ใช้ได้บน Windows Server เท่านั้น
vssadmin add shadowstorage /for=D: /on=E: /maxsize=50GB
vssadmin resize shadowstorage /for=D: /on=E: /maxsize=80GB
vssadmin create shadow /for=D:การลดขนาดด้วย resize ให้ต่ำกว่าพื้นที่ที่ใช้อยู่ จะทำให้ shadow copy ชุดเก่าถูกลบทันที ก่อนลดขนาด ให้แจ้งพนักงานว่าเวอร์ชันย้อนหลังบางช่วงจะหายไป คำสั่ง create ใช้สร้างชุดพิเศษนอกตาราง เช่น ก่อนให้ทีมบัญชีปิดงบหรือก่อนรันสคริปต์ที่แก้ไฟล์จำนวนมาก
