คำตอบสั้น ๆ: ใช้ User Management บน TDC Enterprise เชิญเพื่อนร่วมงานเข้าบัญชีด้วยอีเมลของแต่ละคน เลือกสิทธิ์ที่จำเป็น แก้ไขสิทธิ์ ยกเลิกคำเชิญ และถอนสิทธิ์เมื่อพ้นหน้าที่
คู่มือนี้อธิบาย User Management ทีละขั้นตอน พร้อมคำสั่งที่ใช้ได้จริงและปัญหาที่พบบ่อย
User Management คือหน้าที่เจ้าของบัญชี TDC Enterprise ใช้เชิญเพื่อนร่วมงานเข้ามาจัดการบัญชีเดียวกัน โดยแต่ละคนเข้าสู่ระบบด้วยอีเมลและรหัสผ่านของตัวเอง และทำได้เฉพาะสิ่งที่เจ้าของบัญชีอนุญาต เช่น ให้ฝ่ายบัญชีดูและชำระใบแจ้งหนี้ได้อย่างเดียว หรือให้ทีมไอทีเปิด Ticket และดูบริการได้ โดยไม่ต้องแชร์รหัสผ่านของเจ้าของบัญชีให้ใคร
เมื่ออ่านจบ คุณจะส่งคำเชิญพร้อมกำหนดสิทธิ์ได้ เข้าใจความหมายของสิทธิ์แต่ละข้อ แก้ไขสิทธิ์ภายหลัง ยกเลิกคำเชิญที่ส่งผิด และถอนสิทธิ์พนักงานที่ย้ายงานหรือลาออก หน้านี้ต่างจากการเพิ่มผู้ติดต่อย่อยบนระบบเดิมตามคู่มือ Authorize Contact ตรงที่ผู้ถูกเชิญได้บัญชีเข้าสู่ระบบ TDC Enterprise ของตัวเอง
สิ่งที่ต้องเตรียม (User Management)
- สิทธิ์เจ้าของบัญชี (Owner) เมนู User Management แสดงเฉพาะเจ้าของบัญชีเท่านั้น
- อีเมลงานของผู้ที่จะเชิญ ควรเป็นอีเมลบริษัท เช่น
[email protected]ไม่ใช่อีเมลส่วนตัว - รายการว่าแต่ละคนต้องทำอะไรในบัญชีบ้าง เพื่อให้สิทธิ์เท่าที่จำเป็น (least privilege)
- ผู้ถูกเชิญที่ยังไม่มีบัญชีผู้ใช้ จะถูกขอให้สร้างบัญชีตอนตอบรับ ดูขั้นตอนสมัครได้ที่ วิธีสมัครและเข้าสู่ระบบ
บางอย่างยังสงวนไว้ให้เจ้าของบัญชีเท่านั้น ได้แก่ หน้า User Management การเปิด Two-factor authentication และส่วน Billing address กับ Email preferences ในหน้า Profile ผู้ใช้ที่ได้รับเชิญจะไม่เห็นหรือแก้ส่วนเหล่านี้ไม่ได้
ขั้นตอนที่ 1: เปิดหน้า User Management
เข้าสู่ระบบด้วยบัญชีเจ้าของ คลิก Account (บัญชี) ที่แถบเมนูด้านซ้าย แล้วเลือกแท็บ User Management (จัดการผู้ใช้) ในเมนูย่อยด้านบน หน้าจอมีการ์ด Users with access แสดงทุกคนที่เข้าบัญชีนี้ได้ พร้อมป้ายจำนวนผู้ใช้และปุ่ม Invite user
แต่ละแถวมีป้ายบทบาท ได้แก่ Owner (เจ้าของบัญชี มีสิทธิ์ Full access เสมอ), Member (ผู้ใช้ที่ตอบรับแล้ว แสดงชื่อและเวลา Last login) และ Pending (คำเชิญที่ยังไม่ตอบรับ) ท้ายแถวของสมาชิกแสดงสรุปสิทธิ์ เช่น 3 of 6 permissions หรือ All permissions
ขั้นตอนที่ 2: ส่งคำเชิญพร้อมกำหนดสิทธิ์ (User Management)
คลิก Invite user หน้าต่าง Invite user จะเปิดขึ้น
- พิมพ์อีเมลในช่อง Email หน้าจออธิบายว่าผู้ถูกเชิญจะได้รับอีเมลให้ตอบรับ
- ในส่วน Permissions ทุกข้อถูกติ๊กไว้ตั้งแต่แรก ให้เอาติ๊กข้อที่คนนี้ไม่จำเป็นต้องใช้ออก หรือใช้ช่อง Select all เพื่อเลือกหรือล้างทั้งหมด
- คลิก Send invite ถ้าสำเร็จจะมีข้อความ Invite sent to ตามด้วยอีเมลนั้น
ต้องเลือกสิทธิ์อย่างน้อย 1 ข้อ ไม่เช่นนั้นจะเห็นข้อความ Select at least one permission. ส่วนอีเมลที่รูปแบบไม่ถูกต้องจะเห็น Enter a valid email address. หลังส่ง แถวใหม่จะแสดงป้าย Pending พร้อมข้อความว่ายังไม่ตอบรับ
ขั้นตอนที่ 3: ทำความเข้าใจสิทธิ์แต่ละข้อ
หน้าต่างเชิญมีสิทธิ์ให้เลือก 6 ข้อ แต่ละข้อมีคำอธิบายสั้นกำกับไว้ เลือกตามหน้าที่จริงของแต่ละคน เช่น ฝ่ายบัญชีควรได้ View & Pay Invoices และ View Emails ส่วนทีมไอทีควรได้ View Products & Services และ View & Open Support Tickets
สิทธิ์ Place New Orders/Upgrades/Cancellations มีผลต่อค่าใช้จ่ายโดยตรง เพราะอนุญาตให้สั่งซื้อ อัปเกรด หรือยกเลิกบริการ ควรให้เฉพาะผู้ที่มีอำนาจอนุมัติงบประมาณ ถ้าผู้ใช้เปิดส่วนที่ไม่ได้รับสิทธิ์ ระบบจะไม่แสดงข้อมูลหรือไม่ยอมให้ทำรายการนั้น
ขั้นตอนที่ 4: ผู้ถูกเชิญตอบรับคำเชิญ
ผู้ถูกเชิญเปิดอีเมลเชิญแล้วทำตามลิงก์ ถ้ายังไม่มีบัญชีผู้ใช้ ระบบจะขอให้สร้างก่อน เมื่อตอบรับแล้ว แถวในหน้า User Management จะเปลี่ยนจาก Pending เป็น Member พร้อมชื่อของผู้ใช้ และเมื่อเริ่มใช้งานจะแสดงเวลา Last login ให้เจ้าของบัญชีตรวจได้
แนะนำให้ผู้ใช้ทุกคนตั้งรหัสผ่านที่ไม่ซ้ำกับเว็บอื่น และเก็บรหัสผ่านไว้ใช้คนเดียว การมีบัญชีแยกต่อคนทำให้ถอนสิทธิ์รายคนได้โดยไม่กระทบคนอื่น และเจ้าของบัญชีเห็นได้จากเวลา Last login ว่าใครยังใช้งานอยู่
