คำตอบสั้น ๆ: Authorize Contact คือ การเพิ่มผู้ติดต่อให้มีสิทธิ์ในการเข้าถึงข้อมูลและมีอำนาจในการสั่งการและรับอีเมลต่างๆ ของผู้ติดต่อหลัก
คู่มือนี้อธิบาย Authorize Contact ทีละขั้นตอน พร้อมคำสั่งที่ใช้ได้จริงและปัญหาที่พบบ่อย
Authorize User คือ การเพิ่มผู้ติดต่อให้มีสิทธิ์ในการเข้าถึงข้อมูลและมีอำนาจในการสั่งการและรับอีเมลต่างๆ ของผู้ติดต่อหลัก ด้วยเหตุผลทางด้านความปลอดภัยของข้อมูลเป็นหลัก
ตัวอย่างเช่น
Case A : หากลูกค้ามีหลายแผนกและต้องการให้แต่ละแผนก ได้รับอีเมลบริการต่างๆ ก็สามารถรับอีเมลได้เลย เช่น หากบริการจะหมดอายุ จะมีอีเมลแจ้งเตือนการชำระค่าบริการ และผู้ติดต่อหลักไม่สะดวกในการตรวจสอบอีเมลแจ้งค่าชำระบริการ อาจทำให้บริการหมดอายุและถูกระงับชั่วคราว แต่ถ้ามีผู้ติดต่อย่อยและให้สิทธิ์การรับอีเมลแจ้งเตือนการชำระค่าบริการ อีเมลแจ้งเตือนชำระค่าบริการก็จะถูกส่งไปที่ผู้ติดต่อหลัก และผู้ติดต่อย่อยค่ะ ทำให้ผู้ติดต่อย่อยสามารถชำระค่าบริการได้ทันท่วงทีค่ะ
Case B : กรณีต้องการเปลี่ยนรหัสผ่านของ Hosting Account, FTP ต้องแจ้งด้วยอีเมลที่ถือเป็นผู้มีสิทธิ์ในการสั่งการเท่านั้น
วิธีเพิ่มผู้ติดต่อย่อย Authorize Contact
สามารถทำได้ดังนี้ค่ะ
1. Login เข้าสู่ระบบที่ https://my.thaidatahosting.com และเลือก New Contact
2. ทำการกรอกข้อมูลส่วนตัวของผู้ติดต่อย่อยให้ครบถ้วน
3. เมื่อทำการ ติ๊ก Tick to configure as a sub-account with client area access เรียบร้อยแล้ว จะมีช่องให้ใส่ Password ให้ใส่ Password ได้ตามต้องการค่ะ
4. กำหนดสิทธิ์การเข้าถึงอีเมลต่างๆ
5. เมื่อกด บันทึก ก็เสร็จสิ้นการเพิ่มข้อมูลผู้ติดต่อย่อยค่ะ
6. จะเห็นได้ว่าเมนู Contacts มีชื่อผู้ติดต่อเพิ่มขึ้นมาเรียบร้อยแล้ว
ทำความเข้าใจ Authorize Contact ก่อนเริ่ม
ผู้ติดต่อที่ได้รับอนุญาตคือกลไกที่ทำให้บุคคลอื่นดำเนินการแทนเจ้าของบัญชีได้อย่างถูกต้องและตรวจสอบได้ ปัญหาที่พบบ่อยในองค์กรคือฝ่ายไอทีต้องแจ้งงานเร่งด่วนแต่ไม่มีสิทธิ์ จึงต้องรอเจ้าของบัญชีซึ่งอาจเป็นผู้บริหารที่ติดต่อยาก การกำหนดผู้ติดต่อไว้ล่วงหน้าแก้ปัญหานี้โดยไม่ต้องแชร์รหัสผ่านบัญชีหลัก ซึ่งเป็นสิ่งที่ไม่ควรทำเด็ดขาด เพราะเมื่อเกิดเรื่องขึ้นจะไม่มีทางรู้ว่าใครเป็นผู้สั่งการจริง
สิ่งที่ต้องเตรียมก่อนใช้งาน Authorize Contact
- บัญชีลูกค้าหลักที่เป็นเจ้าของบริการ
- ชื่อ ที่อยู่อีเมล และเบอร์ติดต่อของผู้ที่จะเพิ่ม
- ข้อสรุปว่าจะให้สิทธิ์ในส่วนใดบ้าง เช่น เรื่องทางเทคนิค การเรียกเก็บเงิน หรือการต่ออายุบริการ
ตรวจสอบว่า Authorize Contact ทำงานถูกต้องแล้ว
- ผู้ติดต่อที่เพิ่มปรากฏในรายการพร้อมสิทธิ์ที่กำหนด
- ผู้ติดต่อได้รับอีเมลแจ้งและเข้าใช้งานตามสิทธิ์ที่ได้รับได้
- ทดสอบว่าผู้ติดต่อเห็นเฉพาะส่วนที่ได้รับสิทธิ์ ไม่เห็นส่วนอื่น