THAI DATA CLOUD
Manual Microsoft 365

Focused Inbox: เปิด ปิด และสอน Outlook ให้คัดอีเมลสำคัญ

เปิดหรือปิด Focused Inbox ใน classic Outlook, new Outlook และ Outlook on the web สอนระบบด้วย Always Move และให้ผู้ดูแลคุมทั้งองค์กรด้วย PowerShell

โดย ทีมงาน THAI DATA CLOUD อ่าน 12 นาที

แชร์FacebookXLINELinkedIn
Focused Inbox — Focused Inbox: เปิด ปิด และสอน Outlook ให้คัดอีเมลสำคัญ
Focused Inbox: เปิด ปิด และสอน Outlook ให้คัดอีเมลสำคัญ

คำตอบสั้น ๆ: เปิดหรือปิด Focused Inbox ใน classic Outlook, new Outlook และ Outlook on the web สอนระบบด้วย Always Move และให้ผู้ดูแลคุมทั้งองค์กรด้วย PowerShell

คู่มือนี้อธิบาย Focused Inbox ทีละขั้นตอน พร้อมคำสั่งที่ใช้ได้จริงและปัญหาที่พบบ่อย

Focused Inbox คือการแบ่งกล่องจดหมาย Inbox ใน Outlook ออกเป็นสองแท็บ คือ Focused สำหรับอีเมลที่ระบบคาดว่าสำคัญ และ Other สำหรับจดหมายข่าว โปรโมชัน และอีเมลอัตโนมัติ อีเมลทั้งสองแท็บยังอยู่ใน Inbox เดียวกัน ไม่ได้ถูกย้ายไปโฟลเดอร์อื่นหรือถือเป็นสแปม Focused Inbox มีใน classic Outlook, new Outlook, Outlook on the web, Outlook for Mac และแอปมือถือ

คู่มือนี้เหมาะกับผู้ใช้ที่หาอีเมลสำคัญไม่เจอเพราะไปอยู่ในแท็บ Other และผู้ดูแลระบบที่ต้องการเปิดหรือปิด Focused Inbox ให้ทั้งองค์กร เมื่อทำครบ คุณจะเปิดและปิดได้ในทุกเวอร์ชัน สอนระบบให้คัดผู้ส่งได้ถูก ผู้ดูแลจะสั่งเปิดหรือปิดทั้งองค์กรหรือรายคนด้วย PowerShell และตั้ง Mail flow rule ให้อีเมลจากฝ่ายบุคคลหรือระบบเงินเดือนเข้า Focused เสมอ

สิ่งที่ต้องเตรียม

  • กล่องจดหมาย Microsoft 365 (Exchange Online), Exchange หรือ Outlook.com ซึ่ง Microsoft ระบุว่ารองรับ Focused Inbox ส่วนบัญชี IMAP และ POP ใน classic Outlook ไม่มีตัวเลือกนี้
  • Focused Inbox ไม่ทำงานกับ Shared Mailbox ตามการออกแบบของ Microsoft ถ้าเปิดกล่องกลางแล้วไม่เห็นแท็บ Focused ถือว่าปกติ
  • สำหรับผู้ดูแล: สิทธิ์ใน Exchange Online ที่ครอบคลุมงาน Transport rules เช่น บทบาท Organization Management และโมดูล ExchangeOnlineManagement ใน PowerShell
  • รายชื่อผู้ส่งที่ต้องเข้า Focused เสมอ เช่น [email protected], [email protected] หรือโดเมนของผู้ให้บริการระบบเงินเดือน
ลำดับการคัดอีเมลของ Focused Inbox ตั้งแต่อีเมลผ่านการกรองสแปม ระบบคัดเป็น Focused หรือ Other ผู้ใช้สอนด้วย Always Move และกฎของผู้ดูแล
การสอนของผู้ใช้และ Mail flow rule ของผู้ดูแลมีผลเหนือการคาดเดาของระบบ

ขั้นตอนที่ 1: เปิดหรือปิด Focused Inbox ใน classic Outlook

ไปที่ Mail แท็บ View คลิก Show Focused Inbox ปุ่มนี้เป็นสวิตช์ กดครั้งหนึ่งเปิด กดอีกครั้งปิด เมื่อเปิดแล้วจะเห็นแท็บ Focused และ Other เหนือรายการอีเมล ถ้าไม่เห็นปุ่มนี้ ให้ตรวจว่าเลือกโฟลเดอร์ Inbox ของบัญชี Microsoft 365 อยู่ ไม่ใช่บัญชี IMAP หรือ Shared Mailbox

การตั้งค่านี้มีผลเฉพาะ classic Outlook บนเครื่องนั้น ถ้าใช้หลายโปรแกรมต้องตั้งแยกทีละตัว

ขั้นตอนที่ 2: เปิดหรือปิด Focused Inbox ใน new Outlook และ Outlook on the web

  1. คลิก Settings (รูปเฟือง) หรือไปที่แท็บ View > View settings
  2. เลือก Mail > Message list ใน new Outlook ให้เลือกบัญชีที่ต้องการก่อน
  3. ส่วน Focused Inbox ติ๊กหรือเอาติ๊กออกที่ Sort messages into Focused and Other
  4. คลิก Save

Microsoft ปรับชื่อหน้าตั้งค่าเป็นระยะ ถ้าไม่เจอหน้า Message list ให้พิมพ์ Focused ในช่องค้นหาของ Settings ส่วนแอป Outlook บนมือถือมีสวิตช์ Focused Inbox ในหน้า Settings ของแอป วิธีตั้งแอปดูได้ที่ คู่มือ Outlook Mobile ขั้นตอนทางการทุกเวอร์ชันอยู่ที่ Focused Inbox for Outlook

ตารางเปรียบเทียบเมนูเปิดและปิด Focused Inbox ใน classic Outlook, new Outlook, Outlook on the web และ Outlook mobile
การตั้งค่าแยกกันในแต่ละโปรแกรม ปิดในคอมพิวเตอร์แล้วมือถืออาจยังเปิดอยู่

ขั้นตอนที่ 3: สอน Focused Inbox ให้คัดผู้ส่งได้ถูก

ระบบเรียนรู้จากผู้ส่งและการโต้ตอบของคุณ แต่จะแม่นเร็วขึ้นมากถ้าบอกตรง ๆ ว่าผู้ส่งรายใดควรอยู่แท็บไหน

  • classic Outlook: คลิกขวาที่อีเมลในแท็บ Focused เลือก Move to Other (เฉพาะฉบับนี้) หรือ Always Move to Other (ฉบับต่อไปจากผู้ส่งนี้ด้วย) ถ้าอยู่ในแท็บ Other ให้เลือก Move to Focused หรือ Always Move to Focused
  • new Outlook และ Outlook on the web: คลิกขวาที่อีเมล เลือก Move แล้วเลือก Move to Other inbox, Always move to Other inbox, Move to Focused inbox หรือ Always move to Focused inbox

ตัวเลือก Always ผูกกับที่อยู่อีเมลของผู้ส่ง ถ้าผู้ส่งเปลี่ยนที่อยู่ เช่น ระบบออกใบกำกับภาษีเปลี่ยนไปใช้ no-reply อีกโดเมน ต้องสอนใหม่ ส่วนอีเมลที่ Inbox rules ย้ายไปโฟลเดอร์อื่นแล้วจะไม่ผ่านแท็บ Focused หรือ Other เลย ดูการตั้งกฎใน คู่มือ Rules คัดแยกอีเมล

ขั้นตอนที่ 4: ผู้ดูแลเปิดหรือปิด Focused Inbox ด้วย PowerShell

Microsoft ยังไม่มีปุ่มนี้ใน Microsoft 365 admin center การตั้งระดับองค์กรต้องใช้ Exchange Online PowerShell

Connect-ExchangeOnline -UserPrincipalName [email protected]

# ดูค่าปัจจุบันของทั้งองค์กร
Get-OrganizationConfig | Format-List FocusedInboxOn*

# ปิด Focused Inbox ทั้งองค์กร (เปลี่ยนเป็น $true เพื่อเปิด)
Set-OrganizationConfig -FocusedInboxOn $false

# ปิดหรือเปิดรายกล่องจดหมาย
Get-FocusedInbox -Identity [email protected]
Set-FocusedInbox -Identity [email protected] -FocusedInboxOn $false

สิ่งที่ต้องเข้าใจก่อนสั่ง:

  • ค่ามีสองระดับ คือระดับองค์กรและระดับกล่องจดหมาย แต่ละระดับเก็บเวลาที่แก้ล่าสุดไว้ Outlook จะใช้ค่าที่แก้ล่าสุด ถ้าเคยตั้งรายคนไว้ก่อนแล้วมาปิดทั้งองค์กร ค่าองค์กรจะชนะ แต่ถ้าตั้งรายคนทีหลัง ค่ารายคนจะชนะ ค่าเริ่มต้นของทั้งสองระดับว่างอยู่ ซึ่งหมายถึงเปิด
  • การปิดด้วย PowerShell ไม่ได้ล็อก ผู้ใช้ยังเปิดกลับเองได้ในแต่ละโปรแกรม
  • ผู้ใช้จะเห็นการเปลี่ยนแปลงหลังปิดและเปิด Outlook ใหม่
  • ไม่มีคำสั่งใดบอกได้ว่าใครเปิดใช้อยู่ในโปรแกรมไหน เพราะการเปิดใช้เป็นค่าฝั่งโปรแกรม Get-FocusedInbox บอกได้เพียงว่ากล่องนั้นมีสิทธิ์ใช้หรือไม่
ผลคำสั่ง PowerShell ปิด Focused Inbox ทั้งองค์กรด้วย Set-OrganizationConfig และตรวจสถานะรายกล่องด้วย Get-FocusedInbox
Outlook เลือกค่าที่แก้ล่าสุดระหว่างระดับองค์กรกับระดับกล่องจดหมาย ผู้ใช้ต้องปิดและเปิด Outlook ใหม่

ขั้นตอนที่ 5: บังคับอีเมลสำคัญให้เข้า Focused ด้วย Mail flow rule

อีเมลจากฝ่ายบุคคล ระบบเงินเดือน หรือประกาศจากผู้บริหารไม่ควรไปอยู่ในแท็บ Other ผู้ดูแลตั้ง Mail flow rule ที่ใส่ header พิเศษให้อีเมลเหล่านี้ได้

  1. เปิด Exchange admin center ไปที่ Mail flow > Rules คลิก Add a rule > Create a new rule
  2. ตั้งชื่อ เช่น HR to Focused ที่ Apply this rule if เลือก The sender > is this person แล้วเลือก [email protected] ถ้าเป็นผู้ให้บริการภายนอก เลือก The sender > domain is แล้วใส่โดเมนของเขา
  3. ที่ Do the following เลือก Modify the message properties > set a message header ใส่ชื่อ X-MS-Exchange-Organization-BypassFocusedInbox และค่า true
  4. คลิก Next จนจบแล้วคลิก Save ตรวจว่าสถานะของกฎเป็น Enabled

หรือสร้างด้วย PowerShell

New-TransportRule -Name "HR to Focused" -From "[email protected]" `
  -SetHeaderName "X-MS-Exchange-Organization-BypassFocusedInbox" -SetHeaderValue "true"

New-TransportRule -Name "Payroll vendor to Focused" -SenderDomainIs "payroll-vendor.example.net" `
  -SetHeaderName "X-MS-Exchange-Organization-BypassFocusedInbox" -SetHeaderValue "true"

ชื่อ header และค่า true ต้องตรงตัวพิมพ์เล็กใหญ่ เมื่อกฎทำงาน Outlook on the web จะปิดตัวเลือก Always move to Other ของผู้ส่งนั้นและแสดงคำอธิบาย ส่วน classic Outlook ยังให้ผู้ใช้เลือกได้ วิธีตรวจคือเปิด header ของอีเมลแล้วหาบรรทัด X-MS-Exchange-Organization-BypassFocusedInbox: true รายละเอียดทั้งหมดอยู่ในเอกสาร Configure Focused Inbox for everyone in your organization

หน้าจอจำลองการสร้าง Mail flow rule ใน Exchange admin center ที่ใส่ header ให้อีเมลฝ่ายบุคคลเข้า Focused Inbox เสมอ
ชื่อ header และค่า true ต้องพิมพ์ตรงตัวพิมพ์เล็กใหญ่ทุกตัวอักษร (ภาพจำลอง)

Focused Inbox กับ Junk Email และ Clutter ต่างกันอย่างไร

Focused Inbox ไม่ได้กรองสแปม อีเมลที่ถูกจัดเป็นสแปมจะไปที่โฟลเดอร์ Junk Email หรือถูกกักใน Quarantine ก่อนถึงขั้นแบ่งแท็บ ถ้าอีเมลของคู่ค้าเข้า Junk Email ให้ดู คู่มือ Junk Email และ Safe Senders แทน ส่วน Clutter เป็นฟีเจอร์รุ่นก่อนที่ย้ายอีเมลไปโฟลเดอร์ Clutter เมื่อผู้ใช้เปิด Focused Inbox ระบบจะปิด Clutter ให้เอง โฟลเดอร์ Clutter กลายเป็นโฟลเดอร์ธรรมดาที่เปลี่ยนชื่อหรือลบได้ และอีเมลเดิมในนั้นยังอยู่จนกว่าผู้ใช้จะย้ายหรือลบ

ปัญหาที่พบบ่อยเกี่ยวกับ Focused Inbox

อีเมลสำคัญจากลูกค้าไปอยู่ในแท็บ Other ทำอย่างไร?

คลิกขวาที่อีเมลแล้วเลือก Always Move to Focused เพื่อให้ฉบับต่อไปจากผู้ส่งนี้เข้า Focused เสมอ ถ้าเป็นผู้ส่งที่ทั้งองค์กรต้องเห็น เช่น ระบบแจ้งเงินเดือน ให้ผู้ดูแลตั้ง Mail flow rule ตามขั้นตอนที่ 5

ปิด Focused Inbox ทั้งองค์กรแล้ว ทำไมบางคนยังเห็นแท็บ Focused?

ผู้ใช้เปิดกลับเองได้ในแต่ละโปรแกรม และถ้ากล่องจดหมายนั้นเคยถูกตั้งด้วย Set-FocusedInbox หลังจากที่ตั้งระดับองค์กร ค่ารายคนจะชนะ ให้สั่ง Set-FocusedInbox -FocusedInboxOn $false กับกล่องนั้นอีกครั้ง แล้วให้ผู้ใช้ปิดและเปิด Outlook ใหม่

Shared Mailbox ไม่มีแท็บ Focused ผิดปกติไหม?

ไม่ผิดปกติ Microsoft ออกแบบให้ Focused Inbox ไม่ทำงานกับ Shared Mailbox classic Outlook อาจแสดงคำแนะนำเรื่อง Focused Inbox ในกล่องกลาง ซึ่ง Microsoft ยอมรับว่าเป็นพฤติกรรมที่ไม่ตั้งใจ ให้ข้ามไป

ปิด Focused Inbox แล้วอีเมลในแท็บ Other หายไปไหน?

ไม่หาย อีเมลทั้งสองแท็บอยู่ใน Inbox เดียวกันตลอด เมื่อปิด Focused Inbox ทุกฉบับจะแสดงรวมกันในรายการเดียวตามวันที่

ถ้าองค์กรต้องการให้ช่วยตั้งค่า Focused Inbox, Mail flow rule และนโยบายกรองอีเมลให้เหมาะกับการทำงาน ติดต่อทีมงาน THAI DATA CLOUD ได้ หรือดูบริการ Microsoft 365 สำหรับองค์กรที่ต้องการให้ทีมงานดูแลระบบอีเมลต่อเนื่อง

อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับ Focused Inbox

แชร์FacebookXLINELinkedIn

มีคำถามเรื่องบริการ? ติดต่อทีมงาน