THAI DATA CLOUD
Manual Microsoft 365

Import Contacts: นำเข้ารายชื่อจาก CSV และ Excel เข้า Outlook

Import Contacts จากไฟล์ Excel และ CSV เข้า Outlook ให้ชื่อภาษาไทยไม่เพี้ยน เบอร์โทรไม่หาย จับคู่ฟิลด์ให้ถูก และกำจัดรายชื่อซ้ำ ทั้ง classic, new Outlook และเว็บ

โดย ทีมงาน THAI DATA CLOUD อ่าน 12 นาที

แชร์FacebookXLINELinkedIn
Import Contacts — Import Contacts: นำเข้ารายชื่อจาก CSV และ Excel เข้า Outlook
Import Contacts: นำเข้ารายชื่อจาก CSV และ Excel เข้า Outlook

คำตอบสั้น ๆ: Import Contacts จากไฟล์ Excel และ CSV เข้า Outlook ให้ชื่อภาษาไทยไม่เพี้ยน เบอร์โทรไม่หาย จับคู่ฟิลด์ให้ถูก และกำจัดรายชื่อซ้ำ ทั้ง classic, new Outlook และเว็บ

คู่มือนี้อธิบาย Import Contacts ทีละขั้นตอน พร้อมคำสั่งที่ใช้ได้จริงและปัญหาที่พบบ่อย

Import Contacts คือการนำรายชื่อผู้ติดต่อจำนวนมากจากไฟล์ CSV หรือ Excel เข้า Outlook ในครั้งเดียว แทนการพิมพ์ทีละคน งานที่พบบ่อยคือนำรายชื่อลูกค้าจากระบบขาย รายชื่อผู้ขายจากฝ่ายจัดซื้อ หรือรายชื่อที่ส่งออกจากระบบอีเมลเดิมก่อนย้ายมา Microsoft 365 ปัญหาที่ทำให้งานนี้ต้องทำซ้ำหลายรอบมักมีสามเรื่อง คือชื่อภาษาไทยกลายเป็นตัวอ่านไม่ออก เลข 0 หน้าเบอร์โทรหาย และรายชื่อซ้ำเต็มสมุดรายชื่อ

คู่มือนี้เหมาะกับพนักงานและผู้ดูแลไอทีที่ต้องย้ายรายชื่อเข้า Outlook เมื่อทำครบ คุณจะเตรียมไฟล์ให้ถูกรูปแบบ บันทึกเป็น CSV UTF-8 ทำ Import Contacts ได้ทั้งใน classic Outlook, new Outlook และ Outlook on the web จับคู่ฟิลด์ให้ข้อมูลลงช่องที่ถูก ตรวจและกำจัดรายชื่อซ้ำ และรู้ว่าเมื่อไรควรให้ผู้ดูแลสร้างรายชื่อกลางขององค์กรแทน

สิ่งที่ต้องเตรียม

  • ไฟล์รายชื่อใน Excel หรือ CSV ที่มีแถวแรกเป็นหัวคอลัมน์ การ Import Contacts ใน Outlook ต้องมีหัวคอลัมน์ ไม่เช่นนั้นการนำเข้าจะล้มเหลว
  • Microsoft Excel สำหรับบันทึกไฟล์เป็น CSV UTF-8 และ classic Outlook ถ้าต้องจับคู่ฟิลด์เอง
  • สำเนาสำรองของรายชื่อเดิมใน Outlook ก่อน Import Contacts ใช้คำสั่ง Export contacts ในขั้นตอนที่ 5 หรือ Export to a file ใน classic Outlook
  • ถ้ารายชื่อมาจาก Zimbra ให้ส่งออกตาม การ Export รายชื่อ Contact บน Zimbra ไปยัง Outlook ก่อน
  • ความแน่ใจว่าองค์กรมีสิทธิ์เก็บรายชื่อนั้น ที่อยู่อีเมลและเบอร์โทรของบุคคลเป็นข้อมูลส่วนบุคคลตาม PDPA ถ้าไม่แน่ใจให้ปรึกษาฝ่ายกฎหมาย
ลำดับการ Import Contacts จากไฟล์ Excel ตั้งแต่จัดหัวคอลัมน์ บันทึกเป็น CSV UTF-8 ทดสอบไฟล์เล็ก นำเข้าจริง และตรวจรายชื่อซ้ำ
ทดสอบด้วยไฟล์ 5 แถวก่อนเสมอ ถ้าภาษาไทยหรือเบอร์โทรเพี้ยนจะเห็นทันทีโดยไม่ต้องลบทีละร้อยรายการ

ขั้นตอนที่ 1: จัดไฟล์ Excel ให้ตรงรูปแบบของ Outlook

วิธีที่ง่ายที่สุดคือให้ Outlook สร้างแม่แบบให้ สร้างรายชื่อตัวอย่างหนึ่งคนใน Outlook แล้วส่งออกเป็น CSV ตามขั้นตอนที่ 5 เปิดไฟล์ที่ได้ใน Excel จะเห็นหัวคอลัมน์ทั้งหมดที่ Outlook รู้จัก จากนั้นคัดลอกข้อมูลของคุณลงใต้หัวคอลัมน์ที่ตรงกัน หัวคอลัมน์ที่ใช้บ่อยคือ

  • First Name, Last Name ชื่อและนามสกุล ภาษาไทยได้
  • E-mail Address สะกดมีขีดกลางแบบนี้ ไม่ใช่ Email
  • Company, Department, Job Title
  • Business Phone, Mobile Phone
  • Notes สำหรับข้อมูลอื่นที่ไม่มีช่องตรง

เรื่องที่ต้องระวังใน Excel ก่อน Import Contacts:

  • เลข 0 หน้าเบอร์โทร: Excel มองเบอร์ 0812345678 เป็นตัวเลขและตัด 0 ทิ้ง ให้เลือกคอลัมน์เบอร์โทรแล้วตั้ง Format Cells เป็น Text ก่อนวางข้อมูล หรือใส่เบอร์ในรูป +66812345678
  • เครื่องหมายจุลภาคในข้อมูล: ชื่อบริษัทที่มีจุลภาค เช่น "ตัวอย่าง, จำกัด" Excel จะใส่เครื่องหมายคำพูดให้เองเมื่อบันทึก ไม่ต้องแก้มือ
  • รายชื่อซ้ำในไฟล์: เลือกตารางแล้วไปที่ Data > Remove Duplicates ติ๊กเฉพาะคอลัมน์ E-mail Address แล้วคลิก OK

ขั้นตอนที่ 2: บันทึกเป็น CSV UTF-8 และทดสอบไฟล์

  1. ใน Excel ไปที่ File > Save As ช่องชนิดไฟล์เลือก CSV UTF-8 (Comma delimited) (*.csv) แล้วบันทึก Microsoft แนะนำให้ใช้ UTF-8 เพราะรองรับทุกภาษา ส่วนชนิด CSV (Comma delimited) ธรรมดาอาจทำให้ภาษาไทยเพี้ยน
  2. ถ้าได้ไฟล์ CSV จากระบบอื่นมาแล้วภาษาไทยอ่านไม่ออกเมื่อเปิดใน Excel อย่าเปิดด้วยการดับเบิลคลิก ให้ใช้ Data > From Text/CSV เลือก File Origin เป็น 65001 : Unicode (UTF-8) แล้วบันทึกใหม่เป็น CSV UTF-8
  3. คัดลอกไฟล์แล้วลบให้เหลือ 5 แถวแรก ใช้ไฟล์นี้ทดลอง Import Contacts ก่อน ถ้าผลถูกต้องจึงนำเข้าไฟล์จริง

ผู้ดูแลตรวจไฟล์ก่อน Import Contacts ด้วย PowerShell ได้เร็วกว่าเปิด Excel โดยเฉพาะไฟล์หลายพันแถว

Get-Content .\contacts.csv -TotalCount 2 -Encoding UTF8
$c = Import-Csv .\contacts.csv -Encoding UTF8
$c.Count
$c | Group-Object 'E-mail Address' | Where-Object Count -gt 1 | Select-Object Name, Count
ผลคำสั่ง PowerShell อ่านไฟล์ CSV แบบ UTF-8 แสดงหัวคอลัมน์และชื่อภาษาไทย นับจำนวนแถว และหาที่อยู่อีเมลซ้ำก่อน Import Contacts
ถ้าภาษาไทยในหน้าจอนี้อ่านไม่ออก แปลว่าไฟล์ไม่ใช่ UTF-8 ให้บันทึกใหม่ก่อนนำเข้า

ขั้นตอนที่ 3: Import Contacts ใน classic Outlook

  1. ไปที่ File > Open & Export > Import/Export
  2. เลือก Import from another program or file แล้วคลิก Next
  3. เลือก Comma Separated Values แล้วคลิก Next
  4. คลิก Browse เลือกไฟล์ แล้วเลือกวิธีจัดการรายชื่อซ้ำ: Replace duplicates with items imported, Allow duplicates to be created (ค่าเริ่มต้น) หรือ Do not import duplicate items ถ้าสมุดรายชื่อมีข้อมูลเดิมอยู่แล้ว แนะนำข้อสุดท้าย
  5. เลือกโฟลเดอร์ปลายทางเป็น Contacts ของบัญชีที่ต้องการ ถ้ามีหลายบัญชีให้ตรวจชื่อบัญชีให้ดี แล้วคลิก Next
  6. คลิก Map Custom Fields ลากหัวคอลัมน์จากไฟล์ทางซ้ายไปวางบนฟิลด์ของ Outlook ทางขวา เช่น ลากคอลัมน์ "อีเมล" ไปวางที่ E-mail Address ใช้ปุ่ม Next ในหน้าต่างนี้เพื่อดูข้อมูลแถวถัดไปและตรวจว่าภาษาไทยอ่านได้ แล้วคลิก OK และ Finish

Map Custom Fields เป็นจุดเด่นของการ Import Contacts ใน classic Outlook ถ้าไฟล์มีหัวคอลัมน์ภาษาไทยหรือชื่อไม่ตรงรูปแบบ ให้ใช้วิธีนี้แทนการแก้หัวคอลัมน์ทีละช่อง

หน้าจอจำลองตัวช่วย Import Contacts ใน classic Outlook ให้เลือกไฟล์ CSV และวิธีจัดการรายชื่อซ้ำ โดยเลือก Do not import duplicate items
ค่าเริ่มต้นของ classic Outlook คือยอมให้สร้างรายชื่อซ้ำ เปลี่ยนก่อนกด Next (ภาพจำลอง)

ขั้นตอนที่ 4: Import Contacts ใน new Outlook และ Outlook on the web

  1. เลือก People ที่แถบด้านซ้าย ถ้าไม่เห็น ให้เพิ่มจาก More apps
  2. ใน Outlook on the web คลิก Manage contacts > Import contacts ส่วน new Outlook คลิก Import contacts บน ribbon
  3. คลิก Browse เลือกไฟล์ CSV แล้วคลิก Import

การ Import Contacts ใน new Outlook และ Outlook on the web ไม่มีหน้าจับคู่ฟิลด์ หัวคอลัมน์ต้องตรงกับรูปแบบที่ Outlook ส่งออกตามขั้นตอนที่ 1 ถ้าหัวคอลัมน์ไม่ตรง ข้อมูลช่องนั้นจะไม่ถูกนำเข้า ขั้นตอนทางการทั้งสามเวอร์ชันอยู่ที่ Import contacts to Outlook

ขั้นตอนที่ 5: ตรวจผลและกำจัดรายชื่อซ้ำ

  • นับจำนวน: หลัง Import Contacts ให้เทียบจำนวนรายชื่อใน Outlook กับจำนวนแถวในไฟล์ ถ้านำเข้าหยุดกลางทาง เช่น ได้ 300 จาก 800 รายการ มักเกิดจากแถวที่ 301 มีข้อมูลผิดรูปแบบ ให้แก้หรือลบแถวนั้นแล้วนำเข้าส่วนที่เหลือ
  • รายชื่อซ้ำใน new Outlook และ Outlook on the web: รายชื่อที่ซ้ำกันทุกช่องจะถูกซ่อนให้เอง ถ้าแก้รายชื่อที่ถูกซ่อนจากโปรแกรมอื่น มันจะกลับมาแสดงเพราะไม่ซ้ำแล้ว
  • รายชื่อซ้ำใน classic Outlook: ไม่มีคำสั่งลบรายชื่อซ้ำอัตโนมัติ Microsoft แนะนำให้ส่งออกรายชื่อทั้งหมดเป็นไฟล์ สร้างโฟลเดอร์รายชื่อใหม่ แล้วนำเข้าไฟล์นั้นเข้าโฟลเดอร์ใหม่โดยเลือก Do not import duplicate items เมื่อตรวจแล้วว่าครบจึงลบโฟลเดอร์เดิม
  • ส่งออกเพื่อสำรอง: classic Outlook ใช้ File > Open & Export > Import/Export > Export to a file > Comma Separated Values ส่วน Outlook on the web ใช้ Manage contacts > Export contacts

ถ้า Import Contacts ผิดแล้วต้องลบ ระวังว่าการลบรายชื่อในโปรแกรมใดโปรแกรมหนึ่งจะลบออกจากทุกโปรแกรมที่ใช้บัญชีเดียวกัน ให้ส่งออกสำรองก่อนลบจำนวนมากทุกครั้ง ถ้าต้องการรวมรายชื่อที่นำเข้าเป็นกลุ่มสำหรับส่งอีเมล ดู คู่มือ Contact Group

ตารางเปรียบเทียบการ Import Contacts ใน classic Outlook กับ new Outlook และ Outlook on the web เรื่องเมนู การจับคู่ฟิลด์ และรายชื่อซ้ำ
ถ้าหัวคอลัมน์ไม่ตรงรูปแบบของ Outlook ให้ใช้ classic Outlook ซึ่งจับคู่ฟิลด์เองได้

ขั้นตอนที่ 6: ให้ผู้ดูแลสร้างรายชื่อกลางเมื่อทั้งบริษัทต้องใช้

Import Contacts ใน Outlook เพิ่มรายชื่อเข้าสมุดของผู้ใช้คนเดียว ถ้าทั้งบริษัทต้องเห็นรายชื่อผู้ขายหรือคู่ค้าชุดเดียวกัน ให้ผู้ดูแลสร้างเป็น Mail contact ใน Exchange admin center ที่ Recipients > Contacts รายชื่อจะอยู่ใน Global Address List ทุกคนค้นเจอ และแก้ที่เดียวมีผลกับทุกคน ถ้ามีหลายรายการ ผู้ดูแลนำเข้าจากไฟล์ CSV ด้วย Exchange Online PowerShell ได้ ไฟล์ตัวอย่างนี้ใช้หัวคอลัมน์ Name และ Email

Connect-ExchangeOnline -UserPrincipalName [email protected]
Import-Csv C:\temp\suppliers.csv -Encoding UTF8 | ForEach-Object {
  New-MailContact -Name $_.Name -ExternalEmailAddress $_.Email
}

ค่า Name ต้องไม่ซ้ำกับผู้รับรายอื่นในองค์กร ทดลองกับไฟล์ 2 ถึง 3 แถวก่อน และตรวจผลด้วย Get-MailContact สำหรับองค์กรที่ใช้ Google Workspace ดูวิธีเพิ่มรายชื่อกลางใน วิธี Add contact บน Admin Console

ปัญหาที่พบบ่อยเกี่ยวกับ Import Contacts

Import Contacts แล้วชื่อภาษาไทยเป็นตัวอ่านไม่ออก แก้อย่างไร?

ไฟล์ไม่ได้บันทึกเป็น UTF-8 ให้ลบรายชื่อที่นำเข้าผิด เปิดไฟล์ต้นทางด้วย Data > From Text/CSV เลือก File Origin เป็น 65001 : Unicode (UTF-8) ตรวจว่าภาษาไทยอ่านได้ บันทึกเป็น CSV UTF-8 แล้วนำเข้าใหม่

หลัง Import Contacts เบอร์โทรไม่มีเลข 0 นำหน้า ทำไม?

Excel แปลงเบอร์เป็นตัวเลขก่อนบันทึก ไม่ใช่ Outlook ตัด ให้ตั้งคอลัมน์เบอร์โทรเป็น Text แล้วพิมพ์หรือวางเบอร์ใหม่ หรือใช้รูปแบบ +66 แล้วบันทึกไฟล์อีกครั้ง

Outlook ขึ้นข้อความ A file error has occurred in the Comma Separated Values translator หมายถึงอะไร?

ข้อมูลในไฟล์ผิดรูปแบบ เช่น จำนวนคอลัมน์ในบางแถวไม่เท่ากับแถวหัว หรือมีเครื่องหมายคำพูดไม่ครบคู่ ให้ส่งออกจากระบบต้นทางใหม่ หรือเปิดใน Excel แล้วบันทึกเป็น CSV UTF-8 อีกครั้ง

Import Contacts จากไฟล์ vCard (.vcf) แทน CSV ได้ไหม?

ได้ในบางกรณี classic Outlook เปิดไฟล์ .vcf ทีละรายชื่อแล้วกด Save & Close ส่วน Outlook for Mac รุ่นใหม่นำเข้าไฟล์ .vcf ได้ ถ้ามีรายชื่อหลายร้อยรายการ การแปลงเป็น CSV แล้วใช้ Import Contacts ตามคู่มือนี้จะเร็วและตรวจได้ง่ายกว่า

ถ้าองค์กรกำลังย้ายระบบอีเมลและต้องการให้ช่วยย้ายรายชื่อ ปฏิทิน และอีเมลเดิมให้ครบ ติดต่อทีมงาน THAI DATA CLOUD ได้ หรือดูบริการ Microsoft 365 สำหรับองค์กรที่ต้องการจัดหาไลเซนส์และให้ทีมงานดูแลต่อเนื่อง

อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับ Import Contacts

แชร์FacebookXLINELinkedIn

มีคำถามเรื่องบริการ? ติดต่อทีมงาน