ตั้งค่าตอบกลับอัตโนมัติ (Automatic Replies) ใน Outlook
Automatic Replies หรือที่เรียกกันว่า Out of Office คือการตั้งให้ระบบตอบกลับอีเมลอัตโนมัติเมื่อคุณไม่อยู่ เช่น ลาพักร้อน ไปสัมมนา หรือช่วงวันหยุดยาว ผู้ส่งจะรู้ทันทีว่าคุณจะกลับมาเมื่อไร และควรติดต่อใครแทนในเรื่องเร่งด่วน ช่วยลดการติดตามซ้ำและไม่ทำให้ลูกค้ารู้สึกว่าถูกเพิกเฉย
สำหรับบัญชี Microsoft 365 (Exchange Online) การตอบกลับทำงานบนเซิร์ฟเวอร์ จึงตอบให้แม้ปิดคอมพิวเตอร์ คู่มือนี้อธิบายการตั้งค่าใน Outlook on the web และ Outlook รุ่นใหม่, Outlook คลาสสิก, การที่ผู้ดูแลระบบตั้งแทนผู้ใช้ และทางเลือกสำหรับบัญชี IMAP
สิ่งที่ต้องเตรียม
- บัญชี Microsoft 365 ที่มีกล่องจดหมาย Exchange Online
- วันและเวลาเริ่มต้นและสิ้นสุดที่จะไม่อยู่
- ข้อความตอบกลับสองชุด: สำหรับคนในองค์กร และสำหรับบุคคลภายนอก (ถ้าต้องการให้ต่างกัน)
ขั้นตอนที่ 1: เตรียมข้อความตอบกลับ
ข้อความที่ดีควรสั้น บอกช่วงเวลา และบอกช่องทางสำรอง ไม่ควรใส่ข้อมูลที่ไม่จำเป็น เช่น สถานที่ที่ไปเที่ยว หรือเบอร์โทรส่วนตัว เพราะข้อความถึงคนภายนอกจะถูกส่งให้ทุกคนที่อีเมลมา รวมถึงผู้ส่งสแปม ตัวอย่าง
เรียน ผู้ติดต่อ
ขอบคุณสำหรับอีเมลค่ะ ดิฉันไม่อยู่สำนักงานระหว่างวันที่ 10-14 เมษายน
และจะตอบกลับหลังวันที่ 15 เมษายน
หากเป็นเรื่องเร่งด่วน กรุณาติดต่อ [email protected]
ขอบคุณค่ะ
สมหญิงข้อความภายในองค์กรเขียนละเอียดได้มากกว่า เช่น ระบุชื่อเพื่อนร่วมงานที่รับช่วงงานแต่ละเรื่อง
ขั้นตอนที่ 2: ตั้งค่าใน Outlook on the web หรือ Outlook รุ่นใหม่
- คลิกไอคอนรูปเฟือง (Settings) มุมขวาบน
- ไปที่ Account > Automatic replies (ใน Outlook รุ่นใหม่บางเวอร์ชันคือ Accounts > Automatic replies แล้วเลือกบัญชี)
- เปิดสวิตช์ Turn on automatic replies
- ติ๊ก Send replies only during a time period แล้วกำหนด Start time และ End time ระบบจะเปิดและปิดให้เองตามเวลา ไม่ต้องจำกลับมาปิด
- ถ้าต้องการ ติ๊กตัวเลือกเสริม: Block my calendar for this period, Automatically decline new invitations for events that occur during this period และ Decline and cancel my meetings during this period
- พิมพ์ข้อความสำหรับคนในองค์กรในช่องแรก
- ติ๊ก Send replies outside your organization แล้วพิมพ์ข้อความสำหรับภายนอก ถ้าต้องการตอบเฉพาะคนที่อยู่ใน Contacts ให้ติ๊ก Send replies only to contacts
- คลิก Save
ขั้นตอนที่ 3: ตั้งค่าใน Outlook คลาสสิกบน Windows
- คลิก File แล้วคลิก Automatic Replies ที่หน้า Info (ถ้าไม่เห็นปุ่มนี้ แปลว่าบัญชีไม่ใช่ Exchange ดูหัวข้อบัญชี IMAP ด้านล่าง)
- เลือก Send automatic replies
- ติ๊ก Only send during this time range แล้วกำหนด Start time และ End time
- แท็บ Inside My Organization: พิมพ์ข้อความสำหรับคนในองค์กร
- แท็บ Outside My Organization: ติ๊ก Auto-reply to people outside my organization เลือก My Contacts only หรือ Anyone outside my organization แล้วพิมพ์ข้อความ
- คลิก OK ระหว่างที่เปิดใช้งาน Outlook จะแสดงแถบแจ้งเตือนสีเหลืองใต้ Ribbon
ขั้นตอนที่ 4: ผู้ดูแลระบบตั้งแทนผู้ใช้
กรณีพนักงานลาป่วยกะทันหันและเข้าสู่ระบบไม่ได้ ผู้ดูแลตั้งแทนได้ที่ Microsoft 365 admin center: Users > Active users คลิกชื่อผู้ใช้ > แท็บ Mail > Automatic replies (Manage automatic replies) หรือใช้ PowerShell หลัง Connect-ExchangeOnline
Set-MailboxAutoReplyConfiguration -Identity [email protected] `
-AutoReplyState Scheduled `
-StartTime "2026-04-10 08:00" -EndTime "2026-04-15 08:00" `
-InternalMessage "ไม่อยู่ถึงวันที่ 15 เมษายน เรื่องด่วนติดต่อ [email protected]" `
-ExternalMessage "ไม่อยู่ถึงวันที่ 15 เมษายน เรื่องด่วนติดต่อ [email protected]" `
-ExternalAudience Allค่า -AutoReplyState มีสามแบบ: Enabled เปิดทันทีโดยไม่มีวันสิ้นสุด, Scheduled เปิดตามช่วงเวลา และ Disabled ปิด ค่า -ExternalAudience เป็น None, Known (เฉพาะ Contacts) หรือ All เวลาที่ใส่จะตีความตามเขตเวลาที่ตั้งไว้ในกล่องจดหมาย ตรวจค่าที่ตั้งด้วย
Get-MailboxAutoReplyConfiguration -Identity [email protected]บัญชี IMAP ทำอย่างไร
ถ้าบัญชีเป็นอีเมลบน Web Hosting ที่เพิ่มใน Outlook แบบ IMAP ปุ่ม Automatic Replies จะไม่มี เพราะเป็นความสามารถของ Exchange ให้ตั้งค่าที่เซิร์ฟเวอร์อีเมลแทน ซึ่งตอบกลับได้แม้ปิดเครื่อง ดูคู่มือ ตั้งค่า Auto-Reply บน Plesk หรือ ตั้งค่า Autoresponder บน DirectAdmin การใช้ Rule แบบ "reply using a specific template" ใน Outlook คลาสสิกทำได้ แต่ทำงานเฉพาะตอนที่ Outlook เปิดอยู่เท่านั้น
ตรวจสอบผลลัพธ์
- ส่งอีเมลจากเพื่อนร่วมงานในองค์กรมาที่บัญชีนี้ ต้องได้รับข้อความภายใน
- ส่งจากอีเมลภายนอก เช่น Gmail ส่วนตัว ต้องได้รับข้อความภายนอก (ถ้าเลือก My Contacts only ผู้ส่งต้องอยู่ใน Contacts ก่อน)
- ส่งซ้ำจากที่อยู่เดิมอีกครั้งจะไม่ได้รับข้อความซ้ำ เป็นพฤติกรรมปกติ ดูหัวข้อด้านล่าง
ปัญหาที่พบบ่อย
ทดสอบครั้งที่สองแล้วไม่ตอบกลับ
Exchange ตอบกลับผู้ส่งแต่ละรายเพียงครั้งเดียวต่อช่วงที่เปิดใช้งาน เพื่อไม่ให้ส่งซ้ำไปมา ถ้าต้องการทดสอบใหม่ ให้ปิดแล้วเปิดใหม่ หรือทดสอบจากที่อยู่อื่น
คนภายนอกไม่ได้รับข้อความตอบกลับ
ตรวจว่าเปิดการตอบภายนอกแล้ว และเลือก Anyone ไม่ใช่ Contacts only ถ้ายังไม่ได้ ผู้ดูแลอาจปิดการส่ง Automatic Replies ออกภายนอกไว้ที่ Exchange admin center > Mail flow > Remote domains ในการตั้งค่าของ Default ส่วนการตอบกลับ อีกสาเหตุคือข้อความเข้าโฟลเดอร์ Spam ของผู้รับ
ไม่ปิดเองตามเวลาที่ตั้ง
ตรวจว่าติ๊กช่วงเวลาไว้จริง และเขตเวลาของบัญชี (Settings > General > Language and time) ตรงกับประเทศไทย (UTC+07:00) ถ้าตั้งผิดเขตเวลา การเปิดปิดจะคลาดไปหลายชั่วโมง
ต้องการให้คนอื่นเห็นอีเมลระหว่างที่ไม่อยู่ด้วย
Automatic Replies แค่ตอบกลับ ไม่ได้ส่งต่อ หากต้องการให้เพื่อนร่วมงานได้รับอีเมลด้วย ดู สร้าง Rules คัดแยกอีเมลใน Outlook หรือให้ผู้ดูแลตั้ง Forward จาก Microsoft 365 Admin Center
หากตั้งค่าแล้วระบบยังไม่ตอบกลับ ติดต่อทีมงาน THAI DATA CLOUD ได้ที่ https://thaidata.cloud/contact/
- Categories:
- Cloud
