ScanPST: ซ่อมไฟล์ PST และ OST ที่เสียด้วย Inbox Repair Tool

ScanPST หรือไฟล์ SCANPST.EXE คือ Inbox Repair Tool ที่ติดตั้งมากับ classic Outlook for Windows ใช้ตรวจและซ่อมโครงสร้างภายในของไฟล์ข้อมูล Outlook แบบ PST เมื่อ Outlook ขึ้นข้อความอย่าง Errors have been detected in the file ... Quit all mail-enabled applications, and then use the Inbox Repair Tool. หรือเปิดไฟล์ PST เก็บถาวรไม่ขึ้น ScanPST คือเครื่องมือแรกที่ควรใช้ ส่วนไฟล์ OST ซึ่งเป็นสำเนาจากเซิร์ฟเวอร์ ทางที่ถูกคือสร้างใหม่แทนการซ่อม

คู่มือนี้สำหรับผู้ดูแลไอทีและพนักงานที่ดูแล Outlook ของบริษัท เมื่อทำครบ คุณจะแยกได้ว่าไฟล์ที่เสียเป็น PST หรือ OST สำรองไฟล์ก่อนซ่อม หา ScanPST ให้ถูกตามรุ่น Office สแกนและซ่อมซ้ำจนผ่าน กู้รายการจากโฟลเดอร์ Lost and Found และสร้างไฟล์ OST ใหม่โดยไม่ทำให้อีเมลที่ยังไม่ซิงก์หาย

สิ่งที่ต้องเตรียม

• เครื่องที่ติดตั้ง classic Outlook (Outlook for Microsoft 365, 2024, 2021, 2019 หรือ 2016) ScanPST มากับ classic Outlook เท่านั้น เครื่องที่มีแต่ New Outlook จะไม่มีเครื่องมือนี้
• สิทธิ์อ่านเขียนโฟลเดอร์ที่เก็บไฟล์ และพื้นที่ว่างอย่างน้อยเท่ากับขนาดไฟล์ PST สองเท่า เพราะต้องมีทั้งสำเนาสำรองและไฟล์สำรองที่ ScanPST สร้างเอง
• ไดรฟ์หรือดิสก์ภายนอกสำหรับเก็บสำเนาไฟล์ก่อนซ่อม ดูวิธีสำรองทั้งระบบที่ การสำรองและกู้คืนอีเมลบน Outlook
• เวลาที่ผู้ใช้ปิด Outlook ได้ ไฟล์ขนาดหลายสิบ GB อาจใช้เวลาสแกนหนึ่งรอบเป็นชั่วโมง

ขั้นตอนที่ 1: ดูว่าไฟล์ที่เสียเป็น PST หรือ OST

ใน classic Outlook ไปที่ File > Account Settings > Account Settings แล้วเปิดแท็บ Data Files รายการจะแสดงชื่อและตำแหน่งของทุกไฟล์ คลิกไฟล์แล้วกด Open File Location... เพื่อเปิดโฟลเดอร์ ถ้า Outlook เปิดไม่ขึ้น ให้ดูจาก Control Panel > Mail (Microsoft Outlook) > Data Files... แทน

• .pst: ข้อมูลจริงอยู่ในไฟล์นี้ เช่น บัญชี POP ไฟล์ Archive ที่ย้ายอีเมลเก่ามาเก็บ หรือไฟล์ที่ Export ไว้ ตำแหน่งปกติคือ C:\Users\<ชื่อผู้ใช้>\Documents\Outlook Files\ ไฟล์แบบนี้ซ่อมด้วย ScanPST
• .ost: แคชของบัญชี Microsoft 365, Exchange หรือ IMAP ข้อมูลจริงอยู่บนเซิร์ฟเวอร์ ตำแหน่งปกติคือ %LOCALAPPDATA%\Microsoft\Outlook\ ไฟล์แบบนี้ให้ข้ามไปขั้นตอนที่ 6

ขั้นตอนที่ 2: ปิด Outlook และสำรองไฟล์ PST ก่อนซ่อม

ScanPST เขียนทับไฟล์ต้นฉบับ ถ้าการซ่อมล้มเหลวกลางทางหรือตัดรายการที่เสียทิ้ง ข้อมูลบางส่วนอาจหายถาวร จึงต้องสำรองก่อนทุกครั้ง

1. ปิด Outlook และโปรแกรมที่เชื่อมกับ Outlook เช่น Teams Meeting Add-in หรือโปรแกรมซิงก์โทรศัพท์ เปิด Task Manager ตรวจว่าไม่มี OUTLOOK.EXE ค้างอยู่
2. คัดลอกไฟล์ .pst ไปไว้ที่อื่น เช่น ดิสก์ภายนอก ตั้งชื่อให้รู้ว่าเป็นสำเนาก่อนซ่อม
3. ถ้าไฟล์อยู่บนไดรฟ์เครือข่าย ให้คัดลอกลงดิสก์ในเครื่องก่อนแล้วซ่อมตัวที่อยู่ในเครื่อง Microsoft ไม่รองรับการใช้ไฟล์ PST ผ่านเครือข่าย และไฟล์บนไดรฟ์แชร์เป็นสาเหตุที่ไฟล์เสียบ่อย

Copy-Item "$env:USERPROFILE\Documents\Outlook Files\archive-2024.pst" "E:\Backup\archive-2024-before-scanpst.pst"

ขั้นตอนที่ 3: หาไฟล์ ScanPST ตามรุ่น Office

ScanPST ไม่มีทางลัดในเมนู Start ต้องเปิดจากโฟลเดอร์ติดตั้ง Office ตำแหน่งขึ้นกับรุ่นและชนิดการติดตั้ง

• Outlook for Microsoft 365, 2024, 2021, 2019 และ 2016 แบบ Click-to-Run: C:\Program Files\Microsoft Office\root\Office16\SCANPST.EXE
• Office 32 บิตบน Windows 64 บิต: C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\root\Office16\SCANPST.EXE
• Outlook 2016 แบบ MSI: C:\Program Files\Microsoft Office\Office16\ หรือใต้ Program Files (x86)
• Outlook 2013 อยู่ในโฟลเดอร์ Office15 และ Outlook 2010 อยู่ใน Office14

ถ้าไม่แน่ใจ ให้ค้นด้วย PowerShell ตามภาพด้านล่าง ถ้าค้นไม่เจอเลย แปลว่าเครื่องนี้ไม่มี classic Outlook ต้องติดตั้งก่อน หรือนำไฟล์ไปซ่อมที่เครื่องอื่นที่มี

ขั้นตอนที่ 4: สแกนและซ่อมไฟล์ PST ด้วย ScanPST

1. ดับเบิลคลิก SCANPST.EXE หน้าต่าง Microsoft Outlook Inbox Repair Tool จะเปิดขึ้น
2. คลิก Browse... เลือกไฟล์ .pst ที่จะซ่อม แล้วคลิก Start ScanPST จะสแกนทีละช่วงและแสดงความคืบหน้า
3. ถ้าพบข้อผิดพลาด หน้าต่างจะแสดงจำนวนโฟลเดอร์และรายการที่ตรวจ ให้ติ๊ก Make backup of scanned file before repairing ไว้ ช่อง Enter name of backup file คือชื่อไฟล์ .bak ที่ ScanPST จะสร้าง เปลี่ยนตำแหน่งได้ถ้าดิสก์เต็ม
4. คลิก Repair รอจนขึ้น Repair complete
5. คลิก Start สแกนไฟล์เดิมซ้ำ Microsoft ระบุว่าบางไฟล์ต้องรันหลายรอบกว่าจะซ่อมเสร็จ ให้ทำซ้ำจนกว่า ScanPST จะรายงานว่าไม่พบข้อผิดพลาดในไฟล์

ปุ่ม Options... ใช้กำหนดไฟล์ Log ว่าจะเขียนทับ ต่อท้าย หรือไม่เก็บ ไฟล์ Log อยู่ข้างไฟล์ PST และช่วยบอกว่ารายการใดถูกตัดทิ้ง ขั้นตอนนี้ตรงกับเอกสาร Repair Outlook Data Files (.pst and .ost) ของ Microsoft