Google Vault: เก็บและค้นอีเมลองค์กรบน Google Workspace

Google Vault คือเครื่องมือของ Google Workspace สำหรับเก็บรักษา ค้นหา และส่งออกข้อมูลขององค์กร ที่ vault.google.com ใช้กับ Gmail, Google Drive, Google Chat, Google Meet, Google Groups, Google Calendar และ Google Sites ผู้ดูแลตั้ง retention rule ให้เก็บอีเมลตามระยะที่บริษัทกำหนด ตั้ง hold เพื่อห้ามลบข้อมูลที่เกี่ยวกับข้อพิพาท และค้นอีเมลทั้งองค์กรเพื่อส่งให้ฝ่ายกฎหมายได้ แม้พนักงานจะลบอีเมลออกจากกล่องของตัวเองแล้ว

คู่มือนี้เหมาะกับผู้ดูแล Google Workspace และฝ่ายกฎหมายหรือฝ่ายตรวจสอบที่ต้องเก็บและค้นอีเมลองค์กร เมื่อทำครบ คุณจะตรวจว่า edition รองรับ ให้สิทธิ์ Google Vault ตั้งกฎเก็บอีเมลแบบค่าเริ่มต้นและแบบเฉพาะหน่วยงาน สร้าง matter และ hold ค้นและ export อีเมลเป็นไฟล์ และจัดการบัญชีพนักงานลาออกโดยไม่ทำให้ข้อมูลใน Vault หาย

สิ่งที่ต้องเตรียม

• Edition ที่มี Google Vault: รวมอยู่ใน Business Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Frontline Standard, Frontline Plus และ Education ทุก edition ซื้อเป็น add-on ได้สำหรับ Enterprise Essentials และ Enterprise Essentials Plus (เฉพาะแบบยืนยันโดเมน) Business Starter และ Business Standard ไม่มี Vault ต้องอัปเกรดเป็น Business Plus
• ตั้งแต่ 1 พฤศจิกายน 2025 Google กำหนดให้ผู้ดูแลที่ใช้ Google Vault ต้องมีไลเซนส์ Vault ด้วย
• บัญชี super administrator สำหรับเปิดบริการและมอบสิทธิ์
• ระยะเวลาเก็บอีเมลที่ฝ่ายกฎหมายหรือฝ่ายบัญชีอนุมัติ กฎหมายไทยหลายฉบับกำหนดระยะเก็บเอกสารต่างกัน และ PDPA กำหนดไม่ให้เก็บข้อมูลส่วนบุคคลนานเกินความจำเป็น ให้ยืนยันระยะที่เหมาะกับธุรกิจกับที่ปรึกษากฎหมาย

ข้อสำคัญที่ผู้ดูแลมักเข้าใจผิด: Google ระบุว่า Vault จะไม่เก็บรักษาข้อมูลจนกว่าจะตั้ง retention rule ถ้าเปิด Vault ไว้เฉย ๆ อีเมลที่พนักงานลบและล้างถังขยะแล้วก็ยังหายตามปกติ

ขั้นตอนที่ 1: เปิดบริการและมอบสิทธิ์ Google Vault

1. ใน Google Admin console ไปที่ Apps > Google Workspace > Google Vault ตรวจว่า Service status เป็น ON สำหรับผู้ที่ต้องใช้
2. ไปที่ Account > Admin roles สร้าง role ใหม่ เช่น Vault - Legal ในส่วน Services เลือกสิทธิ์ของ Google Vault ที่ต้องใช้ เช่น Manage Matters, Manage Holds, Manage Searches และ Manage Exports ส่วน Manage Retention Policies ให้เฉพาะผู้ดูแลที่รับผิดชอบกฎเก็บข้อมูล
3. มอบ role ให้ผู้ใช้ที่เกี่ยวข้อง และตรวจว่าแต่ละคนมีไลเซนส์ Vault

แยกสิทธิ์ตั้งกฎเก็บข้อมูลใน Google Vault ออกจากสิทธิ์ค้นข้อมูล เพราะคนที่แก้ retention rule ได้ ก็ตั้งให้ระบบล้างอีเมลทิ้งได้เช่นกัน และคนที่ค้นได้ก็อ่านอีเมลของทุกคนได้

ขั้นตอนที่ 2: ตั้ง default retention rule ของ Gmail

default rule ของ Google Vault ใช้กับอีเมลทุกฉบับในองค์กรที่ไม่มี custom rule หรือ hold ครอบอยู่ และมีได้หนึ่งกฎต่อหนึ่งบริการ

1. เปิด vault.google.com คลิก Retention แล้วเลือก Gmail ในรายการ default rules
2. เลือก Indefinitely เพื่อเก็บไม่มีกำหนด หรือ Retention period แล้วใส่จำนวนวันตั้งแต่ 1 ถึง 36,500 วัน นับจากวันที่ส่งหรือรับ
3. ถ้าเลือก Retention period ต้องเลือกด้วยว่าเมื่อครบกำหนดจะล้างเฉพาะอีเมลที่ผู้ใช้ลบออกจากถังขยะแล้ว หรือล้างทุกฉบับ
4. คลิก Save ติ๊กยืนยันผลกระทบ แล้วคลิก Accept

คำเตือน: Google ระบุว่าเมื่อบันทึกกฎใหม่ Gmail อาจล้างข้อมูลที่เก่ากว่าระยะเก็บทันทีและกู้คืนไม่ได้ ถ้ายังไม่แน่ใจระยะเวลา ให้เริ่มจาก Indefinitely ไปก่อน และ Gmail จะเก็บอีเมลที่ถูกลบไว้อย่างน้อย 30 วันหลังติดป้ายลบเสมอ แม้ retention rule จะหมดอายุแล้ว

ขั้นตอนที่ 3: ตั้ง custom rule ให้หน่วยงานที่ต้องเก็บต่างจากค่าเริ่มต้น

Google Vault ตั้งระยะเก็บต่างกันตามหน่วยงานได้ เช่น ฝ่ายบัญชีต้องเก็บอีเมลนานกว่าแผนกอื่น ให้ย้ายผู้ใช้ฝ่ายบัญชีไว้ใน organizational unit (OU) ของตัวเองก่อน แล้วสร้าง custom rule

1. ใน Google Vault คลิก Retention > Custom Rules > Create
2. เลือกบริการ Gmail คลิก Continue เลือก OU เช่น Finance คลิก Continue
3. ถ้าต้องการ ใส่เงื่อนไข เช่น ช่วง Date sent หรือคำค้น แล้วคลิก Continue
4. เลือก Indefinitely หรือ Retention period และตัวเลือกการล้างข้อมูล
5. คลิก Create ติ๊กยืนยัน แล้วคลิก Accept

custom rule มีลำดับเหนือ default rule เสมอ และ hold มีลำดับเหนือ retention rule ทุกแบบ ทดสอบกฎใหม่กับ OU เล็ก ๆ ก่อนใช้กับทั้งองค์กร