Offline Address Book: แก้รายชื่อพนักงานใหม่ไม่ขึ้นใน Outlook

ขั้นตอนที่ 4: ตรวจฝั่งผู้ดูแลว่าบัญชีไม่ได้ถูกซ่อนจาก GAL

ถ้า Outlook on the web ก็หาไม่เจอ ปัญหาไม่ได้อยู่ที่ Offline Address Book แต่อยู่ที่ตัวบัญชี ให้ผู้ดูแลไล่ตามนี้

• บัญชีมีกล่องจดหมายแล้วหรือยัง ใน EAC ไปที่ Recipients > Mailboxes แล้วค้นชื่อ ถ้าไม่มี ให้ตรวจว่ากำหนดไลเซนส์ที่มี Exchange Online ให้ผู้ใช้แล้วใน Microsoft 365 admin center
• บัญชีถูกซ่อนจาก GAL หรือไม่ ใน EAC คลิกกล่องนั้น แท็บ General > Manage hide from GAL แล้วดูสวิตช์ Hide from global address list (GAL) ต้องปิดอยู่
• ถ้าใช้ PowerShell ให้ดูค่า HiddenFromAddressListsEnabled ต้องเป็น False

Get-Mailbox -Identity [email protected] | Format-List DisplayName,HiddenFromAddressListsEnabled
Set-Mailbox -Identity [email protected] -HiddenFromAddressListsEnabled $false

ถ้าคำสั่ง Set-Mailbox ไม่ยอมแก้และแจ้งว่าออบเจ็กต์ซิงก์มาจาก Active Directory ในองค์กร ต้องแก้ที่ AD ฝั่งองค์กรแล้วรอรอบซิงก์ ไม่ใช่แก้ใน Exchange Online เมื่อแก้แล้วชื่อจะขึ้นใน Outlook on the web ก่อน แล้วจึงขึ้นใน classic Outlook หลัง Offline Address Book รอบถัดไป ตรวจซ้ำด้วยวิธีในส่วน ลองค้นใน Outlook on the web ก่อน

เคสกลับด้านก็ใช้หลักเดียวกัน ถ้าต้องการให้คนที่ลาออกหายจากรายชื่อทุกเครื่อง ให้ซ่อนบัญชีจาก GAL หรือจัดการบัญชีตามนโยบายบริษัท แล้วรอรอบ OAB ไม่ต้องให้ผู้ใช้ทุกคนลบอะไรเอง

ขั้นตอนที่ 5: สร้างไฟล์ Offline Address Book ในเครื่องใหม่

ถ้าดาวน์โหลดแล้วขึ้นข้อผิดพลาดทุกครั้ง หรือดาวน์โหลดเสร็จแต่รายชื่อยังค้างเป็นรุ่นเก่าทั้งที่ผ่านไปหลายวัน ไฟล์ OAB ในเครื่องอาจเสีย ให้สร้างใหม่ ขั้นตอนนี้ไม่แตะอีเมล ปฏิทิน หรือ Contacts ส่วนตัว เพราะไฟล์ OAB เก็บแค่สำเนาสมุดรายชื่อขององค์กร

1. ปิด Outlook และตรวจใน Task Manager ว่าไม่มี OUTLOOK.EXE ค้าง
2. เปิด File Explorer แล้ววางพาธ %LOCALAPPDATA%\Microsoft\Outlook\Offline Address Books ในช่องที่อยู่ ด้านในจะมีโฟลเดอร์ชื่อเป็น GUID ซึ่งต่างกันไปในแต่ละองค์กร
3. เปลี่ยนชื่อโฟลเดอร์ Offline Address Books เป็น Offline Address Books.old เพื่อเก็บไว้ย้อนกลับได้ แทนการลบทิ้ง
4. เปิด Outlook แล้วสั่ง Download Address Book ตามขั้นตอนที่ 2 อีกครั้ง Microsoft ระบุว่าเมื่อไฟล์ OAB ในเครื่องหายไป Outlook จะดาวน์โหลดแบบเต็มเสมอ
5. เมื่อค้นชื่อเจอและใช้งานปกติสองสามวัน จึงลบโฟลเดอร์ .old

ถ้าดาวน์โหลดยังล้มเหลวแม้สร้างไฟล์ใหม่ ให้ตรวจว่า Autodiscover ทำงานปกติด้วย Test E-mail AutoConfiguration (กด Ctrl ค้างแล้วคลิกขวาที่ไอคอน Outlook ในถาดระบบ) เพราะ Outlook หาตำแหน่งดาวน์โหลด OAB ผ่าน Autodiscover ดูวิธีไล่ต่อในคู่มือแก้ Autodiscover

ขั้นตอนที่ 6: แก้อีเมลตีกลับเพราะรายชื่อเก่า

อีกอาการที่เกี่ยวกับ Offline Address Book คือพิมพ์ชื่อแล้วเจอ ส่งแล้วได้ NDR ที่มีบรรทัดขึ้นต้นด้วย IMCEAEX- และ #550 5.1.1 RESOLVER.ADR.ExRecipNotFound; not found ## Microsoft ระบุสาเหตุไว้สามข้อ คือรายการใน AutoComplete เสีย ตอบกลับอีเมลเก่าที่ย้ายมาจากไฟล์ PST หรือ Offline Address Book ไม่อัปเดตหรือดาวน์โหลดไม่ได้ ทางแก้ตามลำดับคือ

1. ลบชื่อนั้นออกจากรายการแนะนำในช่อง To ด้วยการชี้เมาส์แล้วกด X หรือปุ่ม Delete จากนั้นพิมพ์ที่อยู่เต็มใหม่ ขั้นตอนละเอียดอยู่ในคู่มือ AutoComplete
2. ดาวน์โหลด Offline Address Book แบบเต็มตามขั้นตอนที่ 2
3. ถ้าเป็นบัญชีที่ลบแล้วสร้างใหม่ หรือย้ายมาจากระบบเดิม ให้ผู้ดูแลเพิ่มที่อยู่ X500 ของบัญชีเดิมให้บัญชีใหม่ ซึ่งอธิบายไว้ในคู่มือ AutoComplete เช่นกัน

ทดสอบด้วยการส่งอีเมลหาคนนั้นอีกครั้ง ถ้าไม่ได้ NDR กลับมาภายในไม่กี่นาทีถือว่าแก้แล้ว

Offline Address Book กับ new Outlook, เว็บ และบัญชี IMAP/POP

Microsoft ระบุว่า Cached Exchange Mode ไม่มีใน new Outlook for Windows ขั้นตอนดาวน์โหลดและลบไฟล์ Offline Address Book ในคู่มือนี้จึงใช้กับ classic Outlook เท่านั้น ถ้า new Outlook หรือ Outlook on the web หาพนักงานใหม่ไม่เจอ ให้ตรวจฝั่งผู้ดูแลตามขั้นตอนที่ 4 แทน ส่วนบัญชี IMAP และ POP ของผู้ให้บริการอีเมลทั่วไปไม่มี GAL และไม่มี Offline Address Book รายชื่อที่แนะนำในช่อง To มาจาก Contacts และ AutoComplete ในเครื่อง ถ้าต้องการให้ทุกคนมีรายชื่อพนักงานเหมือนกัน ให้นำเข้ารายชื่อจากไฟล์ตามคู่มือ Import Contacts

ปัญหาที่พบบ่อยเกี่ยวกับ Offline Address Book

ทำไมพนักงานใหม่ขึ้นใน Outlook on the web แต่ไม่ขึ้นใน classic Outlook?

เพราะเว็บค้นจากไดเรกทอรีบนเซิร์ฟเวอร์ ส่วน classic Outlook แบบ Cached ค้นจาก Offline Address Book ในเครื่อง ซึ่งอัปเดตตามรอบ ให้ดาวน์โหลดแบบเต็มตามขั้นตอนที่ 2 ถ้ายังไม่เจอ ให้รอรอบสร้าง OAB ถัดไปแล้วดาวน์โหลดซ้ำ

Offline Address Book อัปเดตบ่อยแค่ไหน?

Microsoft ระบุว่า Exchange Online สร้าง Offline Address Book ทุก 8 ชั่วโมง และ classic Outlook ดาวน์โหลดรุ่นใหม่เองประมาณวันละครั้ง หรือผู้ใช้สั่งดาวน์โหลดเองเมื่อไรก็ได้ การเปลี่ยนแปลงในไดเรกทอรีจึงอาจใช้เวลาเกินหนึ่งวันกว่าจะเห็นในทุกเครื่อง

ลบโฟลเดอร์ Offline Address Books แล้วอีเมลหรือ Contacts จะหายไหม?

ไม่หาย โฟลเดอร์นี้เก็บแค่สำเนาสมุดรายชื่อขององค์กร อีเมลอยู่ในไฟล์ OST และบนเซิร์ฟเวอร์ ส่วน Contacts ส่วนตัวอยู่ในกล่องจดหมาย แต่ควรเปลี่ยนชื่อเป็น .old แทนการลบตามขั้นตอนที่ 5 เพื่อย้อนกลับได้

พนักงานลาออกแล้วชื่อยังอยู่ใน Outlook ต้องทำอย่างไร?

ให้ผู้ดูแลซ่อนบัญชีจาก GAL หรือจัดการบัญชีตามนโยบายบริษัท แล้วรอรอบ Offline Address Book ถ้าชื่อยังเด้งในช่อง To ของบางคน นั่นมาจาก AutoComplete ในเครื่องคนนั้น ให้ลบรายการนั้นด้วยปุ่ม X

Offline Address Book ใช้กับ new Outlook ได้ไหม?

ไม่ได้ new Outlook ไม่มี Cached Exchange Mode และไม่มีเมนู Download Address Book ถ้าหารายชื่อไม่เจอใน new Outlook ให้ตรวจที่ Outlook on the web และตรวจบัญชีตามขั้นตอนที่ 4

อ้างอิงจากเอกสาร Offline address books in Exchange Online และ Outlook may be slower to resolve names ของ Microsoft

ถ้าองค์กรต้องการให้ช่วยตรวจไดเรกทอรี การซิงก์ผู้ใช้จาก AD และการตั้งค่า Outlook ทั้งบริษัท ติดต่อทีมงาน THAI DATA CLOUD ได้ และดูรายละเอียดบริการดูแล Microsoft 365 ได้ที่หน้าบริการของเรา

อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับ Offline Address Book

• เอกสารทางการของ Microsoft Learn
• Automapping: แก้ Shared Mailbox ไม่ขึ้นหรือขึ้นเองใน Outlook
• คู่มือการใช้งานทั้งหมดของ THAI DATA CLOUD