THAI DATA CLOUD
Manual Microsoft 365

Automapping: แก้ Shared Mailbox ไม่ขึ้นหรือขึ้นเองใน Outlook

Automapping เปิด Shared Mailbox ให้เองเมื่อได้ Full Access รายคน ถ้าไม่ขึ้นให้ให้สิทธิ์รายคนแล้วเปิด Outlook ใหม่ ถ้าขึ้นเองเกินให้ใช้ -AutoMapping $false

โดย ทีมงาน THAI DATA CLOUD อ่าน 15 นาที

แชร์FacebookXLINELinkedIn
Automapping — Automapping: แก้ Shared Mailbox ไม่ขึ้นหรือขึ้นเองใน Outlook
Automapping: แก้ Shared Mailbox ไม่ขึ้นหรือขึ้นเองใน Outlook

คำตอบสั้น ๆ: Automapping เปิด Shared Mailbox ให้เองเมื่อได้ Full Access รายคน ถ้าไม่ขึ้นให้ให้สิทธิ์รายคนแล้วเปิด Outlook ใหม่ ถ้าขึ้นเองเกินให้ใช้ -AutoMapping $false

คู่มือนี้อธิบาย Automapping ทีละขั้นตอน พร้อมคำสั่งที่ใช้ได้จริงและปัญหาที่พบบ่อย

Automapping คือกลไกที่ classic Outlook for Windows ใช้เปิด Shared Mailbox หรือกล่องจดหมายของคนอื่นให้เองในแถบโฟลเดอร์ ทันทีที่ผู้ดูแลให้สิทธิ์ Full Access โดยผู้ใช้ไม่ต้องเพิ่มบัญชีหรือพิมพ์รหัสผ่าน ปัญหาที่เจอมีสองแบบ แบบแรกคือได้สิทธิ์แล้วแต่ Shared Mailbox ไม่ขึ้นเลย สาเหตุที่พบบ่อยที่สุดคือผู้ดูแลให้สิทธิ์ผ่านกลุ่ม ซึ่ง Automapping ไม่ทำงานกับกลุ่ม ทางแก้ที่ได้ผลบ่อยที่สุดคือให้สิทธิ์ Full Access กับผู้ใช้รายคนแล้วปิดเปิด Outlook ใหม่ หรือให้ผู้ใช้เพิ่มกล่องเองที่ Open these additional mailboxes แบบที่สองคือกล่องขึ้นเองหลายกล่องจน Outlook เปิดช้าและเอาออกจากฝั่ง Outlook ไม่ได้ ต้องให้ผู้ดูแลให้สิทธิ์ใหม่พร้อม -AutoMapping $false

คู่มือนี้เขียนสำหรับผู้ดูแล Microsoft 365 และพนักงานไอทีที่ดูแลกล่องอีเมลกลางอย่าง sales@ หรือ support@ ใช้กับบัญชี Microsoft 365/Exchange Online เท่านั้น บัญชี IMAP และ POP ของผู้ให้บริการอีเมลทั่วไปไม่มี Shared Mailbox และ Automapping แบบ Exchange เมื่อทำครบ คุณจะรู้ว่าสิทธิ์ที่ให้ไว้เป็นแบบไหน ทำให้ Shared Mailbox ขึ้นได้ทั้งใน classic Outlook, new Outlook และ Outlook on the web และเลือกได้ว่าใครควรได้ Automapping ใครควรเพิ่มกล่องเอง ถ้ายังไม่ได้สร้างกล่อง ให้เริ่มจากคู่มือสร้างและใช้งาน Shared Mailbox บน Microsoft 365

สิ่งที่ต้องเตรียม

  • รู้ว่าผู้ใช้ใช้ Outlook แบบไหน classic Outlook มีเมนู File ที่มุมซ้ายบน ส่วน new Outlook มีสวิตช์ New Outlook ที่มุมขวาบนและไอคอนรูปเฟืองสำหรับ Settings ผลของ Automapping เห็นชัดที่สุดใน classic Outlook
  • บัญชีผู้ดูแลที่มีบทบาท Exchange Administrator หรือบทบาทอื่นที่จัดการสิทธิ์กล่องจดหมายได้ เพื่อแก้สิทธิ์ใน Exchange admin center (EAC)
  • เครื่องที่ติดตั้งโมดูล ExchangeOnlineManagement และเชื่อมต่อด้วย Connect-ExchangeOnline ได้ สำหรับขั้นตอนที่ใช้ PowerShell
  • อีเมลของ Shared Mailbox และของผู้ใช้ที่มีปัญหา ในคู่มือนี้ใช้ [email protected] และ [email protected] เป็นตัวอย่าง
  • เวลาที่ผู้ใช้ปิดและเปิด Outlook ใหม่ได้อย่างน้อยหนึ่งครั้งหลังแก้สิทธิ์

สาเหตุของ Shared Mailbox ไม่ขึ้นหรือขึ้นเองใน Outlook

Outlook ไม่ได้ตัดสินเองว่าจะแสดงกล่องไหน classic Outlook ถามบริการ Autodiscover ของ Exchange Online ว่าผู้ใช้มีสิทธิ์ Full Access ที่เปิด Automapping ไว้กับกล่องใดบ้าง แล้วเปิดกล่องเหล่านั้นในโปรไฟล์เดียวกับกล่องของผู้ใช้ เมื่อเข้าใจกลไกนี้ อาการแต่ละแบบจะชี้สาเหตุได้ชัด

  • ให้สิทธิ์ผ่านกลุ่ม: Microsoft ระบุว่า Automapping ทำงานเฉพาะผู้ใช้ที่ได้สิทธิ์โดยตรง ไม่ทำงานกับกลุ่มทุกชนิด สมาชิกกลุ่มยังเปิดกล่องได้ แต่กล่องจะไม่ขึ้นเอง
  • ให้แค่ Send As หรือ Send on Behalf: สองสิทธิ์นี้ให้ส่งอีเมลในนามกล่องได้ แต่ไม่ให้อ่านกล่อง Shared Mailbox จึงไม่ขึ้นในแถบโฟลเดอร์
  • เพิ่งให้สิทธิ์: Microsoft ระบุว่าอาจใช้เวลาสองสามนาที และ Outlook ต้องเปิดใหม่เพื่ออ่านค่า Autodiscover รอบใหม่
  • กล่องถูกซ่อนจาก address list: ถ้าให้ Full Access กับกล่องที่ซ่อนจาก address list ผู้ได้สิทธิ์จะเปิดกล่องไม่ได้
  • ใช้ new Outlook หรือ Outlook on the web: กล่องไปอยู่คนละตำแหน่งกับ classic Outlook หรือต้องเพิ่มเอง ไม่ได้แปลว่าสิทธิ์ผิด
  • มี Full Access หลายกล่อง: เช่น แอดมินที่ได้สิทธิ์ทุกกล่องในองค์กร Automapping จะพยายามเปิดทุกกล่อง จน Outlook เริ่มทำงานช้า
ลำดับการไล่ปัญหา Automapping จากตรวจชนิดสิทธิ์ ให้ Full Access รายคน เปิด Outlook ใหม่ เพิ่มกล่องเอง ปิด Automapping จนถึงสร้างโปรไฟล์ใหม่
ส่วนใหญ่จบที่สองขั้นแรก เพราะสิทธิ์ที่ให้ผ่านกลุ่มไม่ทำให้กล่องขึ้นเอง

ขั้นตอนที่ 1: ตรวจสิทธิ์ Full Access ที่ให้ไว้จริง

อย่าเพิ่งแก้ที่เครื่องผู้ใช้ ให้ดูก่อนว่าเขาได้สิทธิ์แบบไหนและได้มาทางใด ใน EAC ไปที่ Recipients > Mailboxes คลิก Shared Mailbox ที่ต้องการ แล้วเปิดแท็บ Delegation ดูหัวข้อ Read and manage (Full Access) ถ้ารายการมีแต่ชื่อกลุ่ม สมาชิกกลุ่มจะไม่ได้ Automapping

ถ้าต้องการเห็นละเอียดกว่า ให้ใช้ Exchange Online PowerShell คำสั่งนี้แสดงเฉพาะสิทธิ์ Full Access ที่ตั้งไว้กับกล่องโดยตรง

Connect-ExchangeOnline -UserPrincipalName [email protected]
$p = Get-MailboxPermission -Identity [email protected]
$p | where {$_.AccessRights -like 'Full*'} | ft User,IsInherited,AccessRights -Auto

วิธีอ่านผล บรรทัด NT AUTHORITY\SELF เป็นสิทธิ์ของกล่องเองไม่ต้องสนใจ บรรทัดที่เป็นอีเมลผู้ใช้คือสิทธิ์รายคนซึ่ง Automapping ทำงานได้ บรรทัดที่เป็นชื่อกลุ่มคือสิทธิ์ผ่านกลุ่ม ถ้าผู้ใช้ที่แจ้งปัญหามีสิทธิ์ผ่านกลุ่มอย่างเดียว ให้ไปขั้นตอนที่ 2 ถ้าไม่พบชื่อเขาเลยทั้งรายคนและในกลุ่ม แปลว่ายังไม่ได้สิทธิ์ Full Access ปัญหาไม่ได้อยู่ที่ Outlook

ผลคำสั่ง Get-MailboxPermission ของ Shared Mailbox แสดงสิทธิ์ Full Access ของผู้ใช้รายคนและของกลุ่ม ซึ่งกลุ่มไม่ได้ Automapping
อีเมลผู้ใช้ในคอลัมน์ User ได้ Automapping ส่วนชื่อกลุ่มเปิดกล่องได้แต่กล่องไม่ขึ้นเอง

ขั้นตอนที่ 2: ให้สิทธิ์ Full Access รายคนเพื่อให้ Automapping ทำงาน

ใน EAC ที่แท็บ Delegation ของ Shared Mailbox คลิก Edit ใต้ Read and manage (Full Access) เลือก Add members ค้นชื่อผู้ใช้ แล้วกด Save และ Confirm ถ้าใช้ PowerShell คำสั่งด้านล่างให้สิทธิ์พร้อม Automapping เพราะถ้าไม่ระบุ -AutoMapping ค่าเริ่มต้นคือเปิด

Add-MailboxPermission -Identity [email protected] -User [email protected] -AccessRights FullAccess -InheritanceType All

การให้สิทธิ์รายคนซ้อนกับสิทธิ์ที่ได้จากกลุ่มอยู่แล้วไม่ทำให้เกิดปัญหา แต่ถ้าผู้ใช้เคยได้สิทธิ์รายคนที่ตั้ง -AutoMapping $false ไว้ การรันคำสั่งเดิมซ้ำจะไม่เปลี่ยนค่า ต้องลบสิทธิ์ออกก่อนแล้วให้ใหม่แบบในขั้นตอนที่ 4 โดยไม่ใส่ $false

จากนั้นให้ผู้ใช้ปิด classic Outlook ให้สนิท รอสองสามนาที แล้วเปิดใหม่ ถ้าทำถูก Shared Mailbox จะขึ้นเป็นกล่องแยกใต้กล่องของผู้ใช้ในแถบโฟลเดอร์ มี Inbox, Sent Items และโฟลเดอร์อื่นครบ ส่งอีเมลทดสอบเข้า [email protected] แล้วดูว่าเห็นใน Inbox ของกล่องนั้น ถ้าขึ้นแล้วไม่ต้องทำขั้นต่อไป ถ้ารอนานแล้วยังไม่ขึ้น ให้ทดสอบ Autodiscover ด้วยการกด Ctrl ค้างแล้วคลิกขวาที่ไอคอน Outlook ในถาดระบบ เลือก Test E-mail AutoConfiguration ถ้าทดสอบไม่ผ่าน ดูคู่มือแก้ Autodiscover

ขั้นตอนที่ 3: เพิ่ม Shared Mailbox เองเมื่อไม่ใช้ Automapping

วิธีนี้เหมาะกับผู้ใช้ที่ได้สิทธิ์ผ่านกลุ่ม หรือคนที่ปิด Automapping ไว้แล้วต้องการเปิดเฉพาะบางกล่อง ผลคือเห็นกล่องเหมือนกัน ต่างกันแค่ผู้ใช้เป็นคนเลือกเอง

classic Outlook for Windows

  1. ไปที่ File > Account Settings > Account Settings
  2. แท็บ Email เลือกบัญชีของผู้ใช้เอง แล้วคลิก Change
  3. คลิก More Settings เปิดแท็บ Advanced
  4. ในส่วน Open these additional mailboxes คลิก Add พิมพ์ [email protected] แล้วกด OK ต่อไปจนจบ แล้วกด Close

กล่องที่ขึ้นด้วย Automapping จะไม่อยู่ในรายการ Open these additional mailboxes จึงเอาออกจากหน้าต่างนี้ไม่ได้ ส่วนกล่องที่เพิ่มเองเอาออกได้ด้วยปุ่ม Remove ที่หน้าต่างเดียวกัน อีกเรื่องที่ Microsoft ระบุไว้คือการเพิ่มกล่องผ่านแท็บ Advanced จะได้เฉพาะกล่องหลัก ไม่ได้กล่อง Archive ถ้าผู้ใช้ต้องเปิด Archive ของกล่องนั้นด้วย ต้องเพิ่มเป็นบัญชีที่สองในโปรไฟล์เดียวกัน

หน้าจอจำลองแท็บ Advanced ของ classic Outlook ใช้เพิ่ม Shared Mailbox เองในช่อง Open these additional mailboxes เมื่อไม่ใช้ Automapping
กล่องที่ขึ้นด้วย Automapping ไม่อยู่ในรายการนี้ จึงลบจากหน้าต่างนี้ไม่ได้ (ภาพจำลอง)

new Outlook และ Outlook on the web

ใน new Outlook กล่องที่ได้ Full Access จะขึ้นใต้หัวข้อ Shared with me ในแถบโฟลเดอร์หลังปิดเปิดแอปใหม่ ถ้ายังไม่ขึ้น ให้คลิกขวาที่ชื่อบัญชีในแถบโฟลเดอร์ เลือก Add shared folder or mailbox แล้วพิมพ์อีเมลของกล่อง หรือเปิดจาก Settings > Accounts > Shared with me ส่วน Outlook on the web ไม่เปิดกล่องให้เอง ให้คลิกขวาที่ Folders ในแถบซ้าย เลือก Add shared folder or mailbox หรือคลิกรูปโปรไฟล์แล้วเลือก Open another mailbox เพื่อเปิดกล่องในหน้าต่างแยก

ตรวจผลด้วยการเปิด Inbox ของ Shared Mailbox แล้วดูว่าเห็นอีเมลทดสอบ ถ้าเปิดแล้วขึ้นว่าไม่มีสิทธิ์ ให้กลับไปขั้นตอนที่ 1 เพราะแปลว่าสิทธิ์ยังไม่ถึงผู้ใช้ สำหรับ Outlook for Mac ให้ดูคู่มือ Open a shared Mail, Calendar or People folder in Outlook for Mac ของ Microsoft เพราะขั้นตอนต่างจาก Windows

ตารางเปรียบเทียบผลของ Automapping และวิธีเพิ่ม Shared Mailbox เองใน classic Outlook, new Outlook และ Outlook on the web
Automapping มีผลชัดที่สุดใน classic Outlook ส่วนเว็บต้องเพิ่มกล่องเองเสมอ

ขั้นตอนที่ 4: ปิด Automapping ให้ผู้ที่มีสิทธิ์หลายกล่อง

ถ้ากล่องขึ้นเองจนรก หรือผู้ดูแลที่มี Full Access หลายสิบกล่องเปิด Outlook ช้า ให้ปิด Automapping โดยไม่ถอนสิทธิ์ Microsoft ให้ทำสองจังหวะ คือลบสิทธิ์ Full Access เดิมออก แล้วให้สิทธิ์กลับเข้าไปใหม่พร้อม -AutoMapping $false การรันแค่ Add-MailboxPermission ทับสิทธิ์เดิมไม่ได้ผลแน่นอน

Remove-MailboxPermission -Identity [email protected] -User [email protected] -AccessRights FullAccess -InheritanceType All -Confirm:$false
Add-MailboxPermission -Identity [email protected] -User [email protected] -AccessRights FullAccess -InheritanceType All -AutoMapping $false

ถ้าต้องทำหลายกล่องให้คนเดียวกัน ใส่รายชื่อกล่องแล้ววนทำทีละกล่อง

"[email protected]","[email protected]" | ForEach-Object {
  Remove-MailboxPermission -Identity $_ -User [email protected] -AccessRights FullAccess -InheritanceType All -Confirm:$false
  Add-MailboxPermission -Identity $_ -User [email protected] -AccessRights FullAccess -InheritanceType All -AutoMapping $false
}

ระหว่างสองคำสั่งนี้ผู้ใช้จะไม่มีสิทธิ์อยู่ครู่หนึ่ง จึงควรทำนอกเวลาที่เขากำลังตอบลูกค้าจากกล่องนั้น เมื่อเสร็จ ให้ผู้ใช้ปิดเปิด Outlook กล่องจะหายจากแถบโฟลเดอร์หลัง Outlook อ่านค่า Autodiscover รอบใหม่ ซึ่งบางเครื่องอาจต้องรอนานกว่ารอบแรก ตรวจผลด้วย Get-MailboxPermission ว่ายังเห็นสิทธิ์ FullAccess ของผู้ใช้ แปลว่าสิทธิ์ยังอยู่ ปิดเฉพาะ Automapping จากนั้นผู้ใช้เพิ่มเฉพาะกล่องที่ใช้จริงตามขั้นตอนที่ 3 ได้

ขั้นตอนที่ 5: ลดภาระของ Outlook เมื่อเปิดหลาย Shared Mailbox

ใน Cached Exchange Mode ค่าเริ่มต้นของ classic Outlook จะเก็บสำเนาของ Shared Mailbox ไว้ในไฟล์ OST ของผู้ใช้ด้วย กล่องใหญ่หลายกล่องทำให้ OST โตเร็วและ Outlook เปิดช้า ถ้าต้องการให้ Shared Mailbox อ่านจากเซิร์ฟเวอร์โดยตรง ให้ไปที่ File > Account Settings > Account Settings เลือกบัญชี > Change > More Settings > แท็บ Advanced แล้วเอาเครื่องหมายออกจาก Download shared folders กด OK แล้วเปิด Outlook ใหม่

ผลที่ได้คือ OST เล็กลงและ Outlook เปิดเร็วขึ้น แต่กล่องที่แชร์จะต้องต่อเน็ตตลอดและค้นหาช้ากว่าเดิม เลือกตามลักษณะงาน ถ้าผู้ใช้ตอบอีเมลจากกล่องนี้ทั้งวัน การเก็บไว้ในเครื่องมักดีกว่า รายละเอียดการคุมขนาด OST อยู่ในคู่มือ Cached Exchange Mode ตรวจว่าสำเร็จจากเวลาที่ Outlook ใช้ตอนเปิดและขนาดไฟล์ OST ในโฟลเดอร์ %LOCALAPPDATA%\Microsoft\Outlook

ขั้นตอนที่ 6: แก้กล่องที่ถอดสิทธิ์แล้วยังค้างใน Outlook

บางครั้งผู้ดูแลถอนสิทธิ์ Full Access แล้ว แต่กล่องยังค้างในแถบโฟลเดอร์ของผู้ใช้ คลิกแล้วเปิดไม่ได้หรือแถบสถานะขึ้นว่ากำลังเชื่อมต่อ ให้ไล่ตามลำดับนี้

  1. ปิด Outlook ให้สนิท ตรวจใน Task Manager ว่าไม่มี OUTLOOK.EXE ค้าง แล้วเปิดใหม่ Automapping จะเอากล่องออกเมื่อ Autodiscover ไม่ส่งกล่องนั้นมาอีก
  2. ถ้ากล่องนั้นเคยถูกเพิ่มเอง ให้เข้าแท็บ Advanced ตามขั้นตอนที่ 3 เลือกกล่องในรายการแล้วคลิก Remove
  3. ดูหน้าต่าง Connection Status (Ctrl + คลิกขวาไอคอน Outlook) ว่ายังมีการเชื่อมต่อไปยังกล่องนั้นหรือไม่ ถ้ากล่องหลักก็หลุดด้วย แปลว่าเป็นปัญหาการเชื่อมต่อของทั้งบัญชี ไม่ใช่ของ Shared Mailbox
  4. ถ้าผ่านไปหนึ่งวันทำงานแล้วกล่องยังค้าง ให้สร้างโปรไฟล์ใหม่ตามคู่มือสร้าง Outlook Profile ใหม่ โดยเก็บโปรไฟล์เดิมไว้ก่อน อีเมลของบัญชี Microsoft 365 อยู่บนเซิร์ฟเวอร์ จึงกลับมาครบหลังซิงก์

เมื่อกล่องหายไปจากแถบโฟลเดอร์และ Outlook ไม่ขึ้นข้อความเชื่อมต่อค้าง ถือว่าแก้เสร็จ

ปัญหาที่พบบ่อยเกี่ยวกับ Automapping

ทำไมให้สิทธิ์ผ่านกลุ่มแล้ว Shared Mailbox ไม่ขึ้นเอง?

เพราะ Automapping ทำงานเฉพาะสิทธิ์ที่ให้กับผู้ใช้โดยตรง Microsoft เขียนไว้ชัดว่าไม่ทำงานกับกลุ่มทุกชนิด ทางเลือกคือให้สิทธิ์รายคนถ้าทีมเล็กและอยากให้กล่องขึ้นเอง หรือคงสิทธิ์ผ่านกลุ่มไว้แล้วให้แต่ละคนเพิ่มกล่องเองตามขั้นตอนที่ 3 ซึ่งดูแลง่ายกว่าเมื่อคนเข้าออกทีมบ่อย

ปิด Automapping แล้วอีเมลใน Shared Mailbox จะหายไหม?

ไม่หาย อีเมลทั้งหมดอยู่ในกล่องบนเซิร์ฟเวอร์ การปิด Automapping เปลี่ยนแค่ว่า Outlook จะเปิดกล่องให้เองหรือไม่ สิทธิ์ Full Access ยังอยู่ครบ ผู้ใช้ยังเปิดกล่องเองได้ตามขั้นตอนที่ 3

Automapping ใช้กับ new Outlook ได้ไหม?

new Outlook แสดงกล่องที่ได้ Full Access ใต้หัวข้อ Shared with me หลังเปิดแอปใหม่ ไม่ได้ซ้อนอยู่ใต้กล่องหลักแบบ classic ถ้าต้องการเอากล่องออกจาก Outlook on the web ให้คลิกขวาที่กล่องแล้วเลือก Remove shared folder ส่วนชื่อคำสั่งใน new Outlook อาจต่างกันตามเวอร์ชัน

ส่งอีเมลจาก Shared Mailbox แล้วขึ้นว่าไม่มีสิทธิ์ ต้องทำอย่างไร?

Full Access ให้อ่านและจัดการกล่องได้ แต่ไม่ให้ส่งอีเมลในนามกล่อง ต้องขอสิทธิ์ Send As เพิ่ม ดูวิธีให้สิทธิ์และไล่ข้อความผิดพลาดในคู่มือ Send As

อีเมลที่ส่งจาก Shared Mailbox ไปอยู่ใน Sent Items ของใคร?

โดยค่าเริ่มต้นสำเนาจะไปอยู่ใน Sent Items ของผู้ส่ง ไม่ใช่ของ Shared Mailbox ถ้าทีมต้องการเห็นอีเมลที่ส่งออกจากกล่องกลางร่วมกัน ผู้ดูแลรัน Set-Mailbox [email protected] -MessageCopyForSentAsEnabled $true ได้ ใช้กับทั้ง classic และ new Outlook

อ้างอิงขั้นตอนจากเอกสาร Remove automapping for a shared mailbox และ Manage permissions for recipients in Exchange Online ของ Microsoft

ถ้าองค์กรมี Shared Mailbox หลายกล่องและต้องการวางสิทธิ์ให้เป็นระบบ ทั้ง Full Access, Send As และ Automapping ติดต่อทีมงาน THAI DATA CLOUD ได้ และดูรายละเอียดบริการดูแล Microsoft 365 ได้ที่หน้าบริการของเรา

อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับ Automapping

แชร์FacebookXLINELinkedIn

มีคำถามเรื่องบริการ? ติดต่อทีมงาน