คำตอบสั้น ๆ: สร้าง Shared Mailbox สำหรับอีเมลแผนก เช่น sales@ กำหนดสิทธิ์ Full Access และ Send as ให้ทีม แล้วเปิดใช้งานใน Outlook ทุกรูปแบบโดยไม่ต้องแชร์รหัสผ่าน
คู่มือนี้อธิบาย Shared Mailbox ทีละขั้นตอน พร้อมคำสั่งที่ใช้ได้จริงและปัญหาที่พบบ่อย
Shared Mailbox คือกล่องจดหมายที่หลายคนในองค์กรเปิดอ่านและส่งอีเมลร่วมกันได้ เหมาะกับที่อยู่อีเมลของแผนกหรือหน้าที่ เช่น [email protected], [email protected] หรือ [email protected] ทุกคนที่ได้รับสิทธิ์จะเห็นอีเมลชุดเดียวกัน เห็นว่าฉบับใดอ่านหรือตอบไปแล้ว และตอบกลับในนามของที่อยู่แผนกได้
ข้อดีสำคัญคือ Shared Mailbox ขนาดไม่เกิน 50 GB ไม่ต้องใช้ License ของ Microsoft 365 และไม่มีรหัสผ่านของตัวเอง ผู้ใช้เข้าถึงผ่านบัญชีส่วนตัวที่ได้รับสิทธิ์ จึงไม่ต้องแชร์รหัสผ่านกันในทีม และเมื่อพนักงานลาออกก็แค่ถอดสิทธิ์ออก คู่มือนี้อธิบายการสร้าง การกำหนดสิทธิ์ และการเปิดใช้งานใน Outlook ทุกรูปแบบ
สิ่งที่ต้องเตรียม
- บัญชีที่มีสิทธิ์ Global Administrator หรือ Exchange Administrator
- ผู้ใช้ที่จะเป็นสมาชิกต้องมี License ที่มี Exchange Online อยู่แล้ว
- ชื่อที่อยู่อีเมลที่ต้องการ และตรวจว่ายังไม่มีผู้ใช้ กลุ่ม หรือ Alias ใดใช้ชื่อนั้นอยู่
ขั้นตอนที่ 1: สร้าง Shared Mailbox
- เข้า Microsoft 365 admin center ที่
https://admin.microsoft.com - ไปที่ Teams & groups > Shared mailboxes (ถ้าไม่เห็นเมนู ให้คลิก Show all ที่แถบซ้าย)
- คลิก Add a shared mailbox
- กรอก Name เช่น "ฝ่ายขาย" และ Email เช่น
salesแล้วเลือกโดเมน - คลิก Save changes ระบบอาจใช้เวลาหลายนาทีในการสร้าง
อีกทางหนึ่ง สร้างจาก Exchange admin center (https://admin.exchange.microsoft.com) ที่ Recipients > Mailboxes > Add a shared mailbox ผลลัพธ์เหมือนกัน
ขั้นตอนที่ 2: เพิ่มสมาชิกและกำหนดสิทธิ์
สิทธิ์ของ Shared Mailbox มีสามแบบ ควรเข้าใจความต่างก่อนกำหนด
| สิทธิ์ | ทำอะไรได้ | ผู้รับเห็นว่าใครส่ง |
|---|---|---|
| Read and manage (Full Access) | เปิดอ่าน ย้าย ลบอีเมล สร้างโฟลเดอร์ | ไม่เกี่ยวกับการส่ง ต้องมีสิทธิ์ส่งเพิ่ม |
| Send as | ส่งอีเมลโดยใช้ที่อยู่ Shared Mailbox | เห็นเป็น [email protected] เท่านั้น |
| Send on behalf | ส่งในนามของ Shared Mailbox | เห็นเป็น "สมชาย on behalf of ฝ่ายขาย" |
ส่วนใหญ่ทีมงานต้องการ Read and manage คู่กับ Send as วิธีกำหนดจาก Microsoft 365 admin center คือ เปิด Shared mailboxes แล้วคลิกชื่อกล่อง ในแผงรายละเอียดไปที่ Members คลิก Edit แล้วเพิ่มผู้ใช้ สมาชิกที่เพิ่มตรงนี้จะได้ทั้ง Full Access และ Send as
หากต้องการกำหนดแยกทีละสิทธิ์ ใช้ Exchange admin center: Recipients > Mailboxes คลิกชื่อ Shared Mailbox ไปที่แท็บ Delegation จะเห็นส่วน Send as, Send on behalf และ Read and manage ให้คลิก Edit ในแต่ละส่วน
ขั้นตอนที่ 3 (ทางเลือก): จัดการด้วย PowerShell
เหมาะเมื่อต้องสร้างหลายกล่องหรือเพิ่มสมาชิกหลายคน ติดตั้งโมดูล Exchange Online PowerShell แล้วเชื่อมต่อ
Install-Module -Name ExchangeOnlineManagement -Scope CurrentUser
Connect-ExchangeOnline -UserPrincipalName [email protected]สร้าง Shared Mailbox
New-Mailbox -Shared -Name "Sales" -DisplayName "ฝ่ายขาย" -Alias sales -PrimarySmtpAddress [email protected]ให้สิทธิ์ Full Access และ Send as กับผู้ใช้
Add-MailboxPermission -Identity [email protected] -User [email protected] -AccessRights FullAccess -InheritanceType All -AutoMapping $true
Add-RecipientPermission -Identity [email protected] -Trustee [email protected] -AccessRights SendAs -Confirm:$falseตั้งให้อีเมลที่สมาชิกส่งในนาม Shared Mailbox ถูกเก็บสำเนาใน Sent Items ของ Shared Mailbox ด้วย ทุกคนในทีมจะเห็นว่าตอบอะไรไปแล้ว
Set-Mailbox -Identity [email protected] -MessageCopyForSentAsEnabled $true -MessageCopyForSendOnBehalfEnabled $trueตรวจสิทธิ์ที่กำหนดไว้
Get-MailboxPermission -Identity [email protected] | Where-Object { $_.User -like "*@*" }
Get-RecipientPermission -Identity [email protected]