THAI DATA CLOUD
Manual THAI DATA CLOUD Platform

Business Workmail: สร้างกล่องอีเมลและตั้ง DNS บน TDC

ตั้งค่า Business Workmail บน TDC Enterprise เพิ่ม MX, SPF, DKIM, DMARC จากตาราง DNS Records สร้างกล่องอีเมล ตั้ง Alias และกลุ่ม และเพิ่มจำนวนกล่องเมื่อทีมโต

โดย ทีมงาน THAI DATA CLOUD อ่าน 13 นาที

แชร์FacebookXLINELinkedIn
Business Workmail — Business Workmail: สร้างกล่องอีเมลและตั้ง DNS บน TDC
Business Workmail: สร้างกล่องอีเมลและตั้ง DNS บน TDC

คำตอบสั้น ๆ: ตั้งค่า Business Workmail บน TDC Enterprise เพิ่ม MX, SPF, DKIM, DMARC จากตาราง DNS Records สร้างกล่องอีเมล ตั้ง Alias และกลุ่ม และเพิ่มจำนวนกล่องเมื่อทีมโต

คู่มือนี้อธิบาย Business Workmail ทีละขั้นตอน พร้อมคำสั่งที่ใช้ได้จริงและปัญหาที่พบบ่อย

Business Workmail คือบริการอีเมลโดเมนองค์กรบน TDC Enterprise ที่จัดการทุกอย่างได้จากพอร์ทัล ตั้งแต่ระเบียน DNS ที่ต้องเพิ่มให้โดเมน การสร้างกล่องอีเมล การตั้ง Alias และกลุ่มอีเมล ไปจนถึงการเพิ่มจำนวนกล่องหรือเปลี่ยนแพ็กเกจ ผู้ใช้อ่านอีเมลผ่าน Webmail หรือโปรแกรมอีเมลได้ ส่วนผู้ดูแลไม่ต้องดูแลเมลเซิร์ฟเวอร์เอง

คู่มือนี้เหมาะกับผู้ดูแลระบบหรือพนักงานที่ได้รับมอบหมายให้ดูแลอีเมลบริษัทหลังสั่งซื้อ Business Workmail แล้ว เมื่อทำครบทุกขั้นตอน โดเมนของคุณจะมี MX, SPF, DKIM และ DMARC ครบ มีกล่องอีเมลของพนักงานพร้อมรหัสผ่านชั่วคราว มีที่อยู่กลาง เช่น sales@ ที่ส่งต่อให้ทีม และรู้วิธีเพิ่มจำนวนกล่องเมื่อพนักงานเพิ่ม

สิ่งที่ต้องเตรียม

  • บัญชี TDC Enterprise ที่สั่งซื้อ Business Workmail แล้ว และสถานะโดเมนเป็น Active
  • สิทธิ์แก้ DNS ของโดเมนที่จะใช้กับ Business Workmail เช่น บัญชีผู้รับจดโดเมน, Cloudflare หรือแผงควบคุมที่ Name Server ชี้อยู่ ถ้าไม่แน่ใจว่า DNS อยู่ที่ไหน ดูคู่มือชี้โดเมนและ Name Server
  • รายชื่อพนักงาน ชื่อที่อยู่อีเมลที่จะใช้ และที่อยู่กลางที่ต้องการ เช่น sales@, info@, it@
  • ถ้าโดเมนมีอีเมลใช้อยู่แล้วที่ผู้ให้บริการอื่น: แผนการย้ายและวันเปลี่ยน MX เพราะเมื่อเปลี่ยน MX อีเมลใหม่จะเข้าระบบใหม่ทันที

ขั้นตอนที่ 1: เปิดหน้าจัดการ Business Workmail

คลิก Email Services > Business Workmail ที่แถบซ้าย หน้า Your Business Workmail แสดงโดเมนที่สั่งซื้อไว้ พร้อมรหัสแพ็กเกจ จำนวนกล่องที่ใช้ต่อจำนวนที่ได้ (เช่น 12/25 mailboxes) และสถานะ คลิกที่โดเมนเพื่อเปิดหน้าจัดการ โดเมนที่ถูกระงับจะคลิกไม่ได้ (Suspended domains cannot be managed)

หน้าจัดการ Business Workmail แสดงชื่อโดเมน สถานะ ชื่อแพ็กเกจ และชื่อโฮสต์ แถบปุ่มด้านบนมี Back to list, Webmail, Refresh และ Reset Password ด้านล่างเป็นแท็บ Overview, Mailboxes, Aliases & Groups, Sync Jobs และ Plan & Capacity ถ้าโดเมนยังติดตั้งไม่เสร็จ จะเห็นข้อความ Your domain is being provisioned และยังจัดการกล่องอีเมลไม่ได้ ให้รอจนสถานะเป็น Active

หน้าจอจำลองแท็บ Overview ของ Business Workmail บน TDC Enterprise แสดงตาราง DNS Records ทั้ง MX, SPF, DMARC และ DKIM พร้อมปุ่มคัดลอก
เพิ่มทุกแถวใน DNS zone ตาม Type และ Host ที่แสดง และคัดลอกค่าด้วยปุ่มคัดลอกเท่านั้น (ภาพจำลอง)

ขั้นตอนที่ 2: เพิ่มระเบียน DNS จากแท็บ Overview

แท็บ Overview ของ Business Workmail มีการ์ดสรุป Mailboxes, Aliases & Groups, Quota / Mailbox (ขนาดสูงสุดของกล่องหนึ่งกล่อง) และ Quota / Domain (พื้นที่รวมที่ทุกกล่องใช้ร่วมกัน) ด้านล่างคือการ์ด DNS Records ซึ่งบอกให้เพิ่มทุกระเบียนในตารางเข้าไปใน DNS zone ของโดเมนตาม Type และ Host ที่แสดง ตารางมีคอลัมน์ Type, Host, Priority และ Value พร้อมปุ่มคัดลอก

  • MX ที่ Host @ พร้อมค่า Priority: บอกว่าอีเมลของโดเมนต้องส่งไปที่เซิร์ฟเวอร์ใด ถ้ามีหลายแถว ให้เพิ่มครบทุกแถวตาม Priority
  • TXT (SPF) ที่ Host @: บอกว่าเซิร์ฟเวอร์ใดส่งอีเมลในนามโดเมนได้
  • TXT (DMARC) ที่ Host _dmarc: นโยบายเมื่ออีเมลปลอมแปลงโดเมน
  • TXT (DKIM) ที่ Host รูปแบบ <selector>._domainkey เช่น dkim._domainkey: กุญแจตรวจลายเซ็นอีเมล

คัดลอกค่าจากปุ่มคัดลอกในหน้า Business Workmail เท่านั้น อย่าพิมพ์เอง เพราะค่า DKIM ยาวมากและผิดตัวเดียวก็ใช้ไม่ได้ ข้อควรระวังสองข้อ ข้อแรก โดเมนหนึ่งมีระเบียน SPF ได้เพียงระเบียนเดียวตาม RFC 7208 ถ้ามี SPF เดิมอยู่แล้ว เช่น ของระบบส่งอีเมลอื่น ให้รวมเป็นระเบียนเดียว ข้อสอง ระบบอื่นที่ส่งอีเมลในนามโดเมน เช่น ERP หรือเว็บไซต์ ต้องผ่าน SPF หรือ DKIM ด้วย ไม่เช่นนั้นนโยบาย DMARC อาจทำให้อีเมลของระบบเหล่านั้นถูกกักหรือเข้า Junk รายละเอียดดูที่คู่มือ SPF, DKIM และ DMARC

เมื่อเพิ่มแล้ว ตรวจจากเครื่องใดก็ได้ด้วยคำสั่ง

dig +short MX example.com
dig +short TXT example.com
dig +short TXT _dmarc.example.com
dig +short TXT dkim._domainkey.example.com

ผลแต่ละบรรทัดต้องตรงกับค่าในตาราง DNS Records (เปลี่ยน dkim เป็น selector ที่ตารางแสดงจริง) การเปลี่ยนแปลง DNS อาจใช้เวลาตามค่า TTL เดิมก่อนทุกที่จะเห็นค่าใหม่

ขั้นตอนที่ 3: สร้างกล่องอีเมล Business Workmail ในแท็บ Mailboxes

ในหน้าจัดการ Business Workmail คลิกแท็บ Mailboxes แล้วคลิก New mailbox กรอกฟอร์ม

  1. Email address: พิมพ์ส่วนหน้า @ เช่น somchai ระบบเติม @example.com ให้เอง
  2. Display name (optional): ชื่อที่ผู้รับเห็น เช่น Somchai Jaidee
  3. Password: อย่างน้อย 8 ตัวอักษร
  4. Quota: ขนาดกล่องเป็น MB ใต้ช่องบอกค่าสูงสุดที่แพ็กเกจให้ (Max … MB หรือ unlimited)
  5. ติ๊ก Require password change at first login เมื่อเป็นรหัสผ่านชั่วคราวที่คุณตั้งให้ ผู้ใช้จะต้องตั้งรหัสใหม่เองเมื่อเข้า Webmail ครั้งแรก
  6. คลิก Create mailbox

รายการกล่องของ Business Workmail มีช่องค้นหา Search name or address... ปุ่มกรองสถานะ All, Active และ Inactive และตัวเลือก Sort by (Created, Name, Quota) แต่ละแถวมีปุ่ม Edit สำหรับเปลี่ยน Display name, Quota, รหัสผ่านใหม่ และสถานะ Active ส่วนเจ้าของบัญชีจะมีปุ่มเปิด Webmail ในนามผู้ใช้ (Login as user) สำหรับช่วยตรวจปัญหาโดยไม่ต้องขอรหัสผ่าน ใช้เฉพาะเมื่อได้รับอนุญาตจากเจ้าของกล่องหรือตามนโยบายของบริษัท

ถ้าแถบบนบอก limit reached แปลว่าสร้างกล่องครบตามแพ็กเกจ Business Workmail แล้ว ต้องเพิ่มจำนวนในขั้นตอนที่ 5 ก่อน

ตารางเปรียบเทียบ Mailbox, Alias และ Mail group ใน Business Workmail ทั้งการมีรหัสผ่าน การเก็บอีเมล และงานที่เหมาะ
ที่อยู่กลางอย่าง sales@ ใช้ Alias หรือ Mail group ไม่ต้องแชร์รหัสผ่านกล่องเดียวกันหลายคน

ขั้นตอนที่ 4: ตั้ง Alias และกลุ่มอีเมลในแท็บ Aliases & Groups

ใน Business Workmail ที่อยู่กลางอย่าง sales@ หรือ info@ ไม่ควรเป็นกล่องที่มีรหัสผ่านใช้ร่วมกันหลายคน ให้ใช้ Alias แทน คลิกแท็บ Aliases & Groups แล้วคลิก New alias / group

  1. Alias address: พิมพ์ส่วนหน้า @ เช่น sales
  2. Recipients: ใส่ที่อยู่ปลายทาง คลิก Add another recipient เพื่อเพิ่มคน ถ้ามีผู้รับคนเดียว ระบบจะสร้างเป็น Alias ถ้ามากกว่าหนึ่งคนจะเป็น Mail group
  3. คลิก Create

รายการแสดงคอลัมน์ Address, Recipients, Created และ Status ป้ายบอกว่าเป็น Alias หรือ Group เมื่อพนักงานย้ายแผนก ให้กด Edit แล้วแก้รายชื่อ Recipients แทนการลบแล้วสร้างใหม่ จำนวน Alias และ Group ที่สร้างได้มีเพดานตามแพ็กเกจ Business Workmail ดูได้จากการ์ด Aliases & Groups ในแท็บ Overview

ขั้นตอนที่ 5: เพิ่มกล่องหรือเปลี่ยนแพ็กเกจในแท็บ Plan & Capacity

แท็บ Plan & Capacity ของ Business Workmail แสดง Current package และมีสองทางเลือก

  • เปลี่ยนแพ็กเกจ: เลือกใน New package (แสดงราคาต่อปี และวงเล็บ sold out ถ้าแพ็กเกจนั้นเต็ม) ระบบจะแสดง Pay now ตามจำนวนวันที่เหลือในรอบบิล และราคาที่ต่ออายุครั้งถัดไป (Renews at) แล้วคลิก Upgrade package
  • Change mailbox limit: ปรับจำนวนกล่องด้วยปุ่ม + และ − ช่อง Allowed คือจำนวนที่ได้ ช่อง In use คือจำนวนที่ใช้อยู่ แล้วคลิก Add mailboxes หรือ Reduce limit การลดจำนวนไม่มีค่าใช้จ่าย แต่ต้องลบกล่องส่วนเกินก่อน และไม่คืนเงินส่วนที่ไม่ได้ใช้ ถ้าแพ็กเกจเป็นแบบเหมาจ่ายที่ครอบคลุมกล่องได้ถึงจำนวนหนึ่ง จะปรับจำนวนกล่องแยกไม่ได้ ต้องเปลี่ยนแพ็กเกจแทน

ราคาที่แสดงยังไม่รวม VAT (Prices exclude VAT. The invoice will show the final amount.) ถ้าการเปลี่ยนแปลงมีค่าใช้จ่าย ระบบจะออกใบแจ้งหนี้ และแสดงสถานะว่ารอชำระ พร้อมลิงก์ Pay invoice และปุ่ม Cancel this request ขีดจำกัดใหม่จะมีผลหลังชำระแล้วเท่านั้น ส่วนการลดจำนวนกล่องมีผลทันที วิธีชำระดูที่คู่มือ Invoice

ลำดับการตั้งค่า Business Workmail ตั้งแต่รอสถานะ Active เพิ่มระเบียน DNS สร้างกล่องอีเมล ตั้ง Alias จนถึงส่งมอบ Webmail
เพิ่ม DNS ให้ครบและตรวจด้วย dig ก่อนประกาศให้พนักงานเริ่มใช้

ขั้นตอนที่ 6: ส่งมอบให้ผู้ใช้และใช้งาน Webmail

ปุ่ม Webmail ด้านบนของหน้า Business Workmail (และลิงก์ Open webmail ในแท็บ Overview) เปิดหน้าเข้าสู่ระบบอีเมลที่ https://<โฮสต์ของคุณ>/SOGo/ ส่งที่อยู่นี้ให้ผู้ใช้พร้อมอีเมลและรหัสผ่านชั่วคราวผ่านช่องทางที่ปลอดภัย แยกรหัสผ่านกับชื่อผู้ใช้คนละช่องทาง ถ้าผู้ใช้ต้องการใช้ Outlook ให้ตั้งค่าแบบ IMAP ตามคู่มือ IMAP บน Outlook รุ่นใหม่ และขอชื่อเซิร์ฟเวอร์ที่ถูกต้องจากทีมงานถ้าไม่แน่ใจ

ปุ่ม Reset Password ที่แถบบนของ Business Workmail ใช้ตั้งรหัสผ่านใหม่ของบัญชี Domain-Admin สำหรับแผงควบคุมของโดเมน ไม่ได้เปลี่ยนรหัสของกล่องอีเมลใด ถ้าผู้ใช้ลืมรหัสผ่าน ให้ใช้ Edit ในแท็บ Mailboxes แทน รหัส Domain-Admin ใหม่จะไม่แสดงซ้ำหลังบันทึก ให้จดเก็บในระบบจัดการรหัสผ่านของบริษัท

ถ้ามีอีเมลเก่าที่ต้องย้ายเข้า Business Workmail ใช้แท็บ Sync Jobs ตามคู่มือ Sync Job

หน้าจอ Terminal ใช้ dig ตรวจระเบียน MX, SPF และ DMARC ของโดเมนที่ตั้งค่า Business Workmail ว่าตรงกับตาราง DNS Records
ถ้า dig ยังได้ค่าเดิม แปลว่าแก้ DNS ผิดที่ หรือยังไม่ครบเวลา TTL เดิม

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับ Business Workmail

เพิ่ม DNS ครบแล้ว แต่ยังรับอีเมลจากภายนอกไม่ได้ ต้องตรวจอะไร?

ตรวจด้วย dig +short MX example.com ว่าเห็นค่าตามตาราง DNS Records ของ Business Workmail หรือยัง ถ้ายังเห็นค่าเดิม แปลว่า DNS ยังไม่เปลี่ยนหรือแก้ผิดที่ เช่น แก้ที่ผู้รับจดโดเมนแต่ Name Server ชี้ไป Cloudflare ถ้าเห็นค่าใหม่แล้วแต่ยังไม่ได้รับ ให้รอตาม TTL เดิมแล้วทดสอบใหม่

ทำไมสร้างกล่องอีเมลใหม่ใน Business Workmail ไม่ได้?

จำนวนกล่องครบตามแพ็กเกจแล้ว ข้อความบนแท็บ Mailboxes จะบอก limit reached ให้เพิ่มจำนวนในแท็บ Plan & Capacity หรือลบกล่องของพนักงานที่ลาออกหลังสำรองอีเมลแล้ว

Alias กับ Mail group ต่างกันอย่างไร?

ใน Business Workmail ทั้งสองแบบสร้างจากฟอร์มเดียวกัน ต่างกันที่จำนวนผู้รับ ผู้รับคนเดียวเป็น Alias สำหรับส่งต่อ ผู้รับหลายคนเป็น Mail group ทุกคนในกลุ่มได้รับสำเนา ทั้งสองแบบไม่มีกล่องและรหัสผ่านของตัวเอง

ลบกล่องอีเมลแล้วกู้คืนได้ไหม?

หน้าต่างยืนยันการลบเตือนว่า This action cannot be undone ก่อนลบกล่องของพนักงานที่ลาออก ให้สำรองอีเมลก่อน หรือใช้ Edit ปิดสถานะ Active ไว้ชั่วคราวแทนการลบจนกว่าผู้รับช่วงงานจะตรวจอีเมลครบ

หากต้องการให้ทีมช่วยตั้งค่าโดเมนและย้ายอีเมลเข้าระบบใหม่ ติดต่อทีมงาน THAI DATA CLOUD หรือดูรายละเอียดบริการ Cloud Mail Server

อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับ Business Workmail

แชร์FacebookXLINELinkedIn

มีคำถามเรื่องบริการ? ติดต่อทีมงาน