THAI DATA CLOUD
Manual Microsoft 365

Outlook Calendar: แชร์ปฏิทินให้ทีมและคนนอกองค์กรอย่างปลอดภัย

แชร์ Outlook Calendar ให้ทีมและคู่ค้าอย่างปลอดภัย เลือกระดับสิทธิ์ให้พอดี ตั้งนโยบายแชร์ภายนอก เผยแพร่ลิงก์ ICS และยกเลิกสิทธิ์เมื่อหมดความจำเป็น

โดย ทีมงาน THAI DATA CLOUD อ่าน 14 นาที

แชร์FacebookXLINELinkedIn
Outlook Calendar — Outlook Calendar: แชร์ปฏิทินให้ทีมและคนนอกองค์กรอย่างปลอดภัย
Outlook Calendar: แชร์ปฏิทินให้ทีมและคนนอกองค์กรอย่างปลอดภัย

คำตอบสั้น ๆ: แชร์ Outlook Calendar ให้ทีมและคู่ค้าอย่างปลอดภัย เลือกระดับสิทธิ์ให้พอดี ตั้งนโยบายแชร์ภายนอก เผยแพร่ลิงก์ ICS และยกเลิกสิทธิ์เมื่อหมดความจำเป็น

คู่มือนี้อธิบาย Outlook Calendar ทีละขั้นตอน พร้อมคำสั่งที่ใช้ได้จริงและปัญหาที่พบบ่อย

Outlook Calendar คือปฏิทินในกล่องจดหมาย Exchange Online ของ Microsoft 365 ที่เปิดได้จาก classic Outlook for Windows, new Outlook for Windows และ Outlook on the web การแชร์ Outlook Calendar ทำได้หลายระดับ ตั้งแต่ให้เห็นแค่ช่วงเวลาไม่ว่าง ไปจนถึงให้สร้างนัดแทนได้ ปัญหาที่เจอบ่อยในบริษัทไทยคือแชร์กว้างเกินไป เช่น ทั้งบริษัทเห็นหัวข้อนัดลูกค้าของผู้บริหาร หรือส่งลิงก์ปฏิทินให้คู่ค้าแล้วไม่เคยยกเลิก

คู่มือนี้สำหรับผู้ดูแล Microsoft 365 และพนักงานที่ต้องแชร์ปฏิทินให้ทีมหรือคู่ค้า เมื่อทำครบ คุณจะรู้ว่าแต่ละระดับสิทธิ์ของ Outlook Calendar เปิดเผยอะไร แชร์ให้คนในและคนนอกได้ถูกวิธีในแต่ละโปรแกรม เผยแพร่ลิงก์ ICS เมื่อจำเป็น ตรวจสิทธิ์ทั้งองค์กรด้วย PowerShell และยกเลิกการแชร์ได้ทันที

สิ่งที่ต้องเตรียม

  • บัญชีงานของ Microsoft 365 ที่มีกล่องจดหมาย Exchange Online บัญชี IMAP หรือ POP ไม่มีปฏิทินบนเซิร์ฟเวอร์ จึงแชร์ Outlook Calendar แบบนี้ไม่ได้
  • ผู้ดูแลที่มีบทบาท Global Administrator หรือ Exchange Administrator สำหรับเปิดการแชร์ภายนอกและใช้ Exchange Online PowerShell (โมดูล ExchangeOnlineManagement)
  • รายชื่อคนที่จะแชร์ให้ แยกคนในกับคนนอกองค์กร และระดับข้อมูลที่แต่ละคนควรเห็น

หลักคือให้สิทธิ์ต่ำที่สุดที่งานยังเดินได้ คนที่แค่หาเวลานัดประชุมใช้ Can view when I'm busy ก็พอ ส่วนเลขาที่จัดตารางแทนผู้บริหารให้ใช้ Delegate ซึ่งอธิบายไว้ใน Delegate Access ให้เลขาจัดการอีเมลและปฏิทินแทน

ตารางเปรียบเทียบระดับสิทธิ์การแชร์ Outlook Calendar ห้าระดับ ว่าผู้รับเห็นหรือทำอะไรได้ และให้คนนอกองค์กรได้หรือไม่
เริ่มจากระดับต่ำสุดที่งานเดินได้ สิทธิ์แก้ไขและ Delegate ให้ได้เฉพาะคนในองค์กร

ขั้นตอนที่ 1: ตรวจนโยบายการแชร์ Outlook Calendar ขององค์กร (ผู้ดูแล)

  1. ลงชื่อเข้าใช้ Microsoft 365 admin center ที่ https://admin.microsoft.com
  2. ที่แถบซ้ายเลือก Show all แล้วไปที่ Settings > Org settings แท็บ Services แล้วเลือก Calendar
  3. ถ้าให้แชร์กับคนนอกที่ใช้ Microsoft 365 หรือ Exchange เลือก Let your users share their calendars with people outside of your organization who have Office 365 or Exchange
  4. ถ้าให้แชร์กับคนที่ไม่ต้องลงชื่อเข้าใช้ (เช่น ลิงก์ ICS) เลือก Allow anyone to access calendars with an email invitation ซึ่งเปิดได้หลังเปิดข้อก่อนหน้าแล้ว จากนั้นเลือกระดับข้อมูลสูงสุด: Show calendar free/busy information with time only, Show calendar free/busy information with time, subject, and location หรือ Show all calendar appointment information
  5. คลิก Save

ค่าที่เหมาะกับบริษัทส่วนใหญ่คือเปิดการแชร์กับองค์กรภายนอกที่ใช้ Microsoft 365 และถ้าเปิดแบบไม่ต้องลงชื่อเข้าใช้ ให้จำกัดไว้ที่ time only เพราะลิงก์ที่หลุดออกไปจะเปิดได้โดยไม่มีใครรู้ ผู้ดูแลตรวจนโยบายที่ใช้อยู่ได้ด้วย Get-SharingPolicy | Format-List Name,Domains,Default รายละเอียดอยู่ในเอกสาร Share Microsoft 365 calendars with users outside your organization

ขั้นตอนที่ 2: แชร์ Outlook Calendar ให้เพื่อนร่วมทีม

new Outlook และ Outlook on the web

  1. เปิด Outlook Calendar แล้วเลือก Home > Share Calendar (Outlook on the web คือปุ่ม Share บนแถบเครื่องมือ) แล้วเลือกปฏิทินที่จะแชร์ แชร์ได้เฉพาะปฏิทินที่คุณเป็นเจ้าของ
  2. พิมพ์ชื่อหรืออีเมลผู้รับ เช่น [email protected]
  3. เลือกระดับสิทธิ์ข้างชื่อ: Can view when I'm busy, Can view titles and locations, Can view all details, Can edit หรือ Delegate แล้วคลิก Share

classic Outlook for Windows

  1. ไปที่ Calendar เลือก Home > Share Calendar แล้วเลือกปฏิทิน
  2. หน้าต่าง Calendar Properties เปิดที่แท็บ Permissions คลิก Add เลือกชื่อ คลิก Add แล้ว OK
  3. คลิกชื่อนั้นในรายการ เลือกระดับสิทธิ์ แล้วคลิก OK

ผู้รับเปิดอีเมลเชิญแล้วคลิก Accept ใน classic Outlook ปฏิทินจะอยู่ใต้ Shared Calendars คลิกขวาแล้วเลือก Overlay เพื่อดูซ้อนกับ Outlook Calendar ของตัวเอง

ในรายการสิทธิ์มีรายการที่หมายถึงทุกคนในองค์กร (Outlook on the web แสดงเป็น People in my organization ส่วน PowerShell เรียกว่า Default) ค่าปกติคือเห็นแค่ช่วงเวลาว่างหรือไม่ว่าง อย่ายกระดับรายการนี้เพื่อความสะดวกของคนไม่กี่คน

หน้าจอจำลองหน้าต่าง Sharing and permissions ของ Outlook Calendar แสดงคนในและนอกองค์กรพร้อมระดับสิทธิ์ของแต่ละคน
คนนอกองค์กรได้เฉพาะสิทธิ์แบบดู และรายการทุกคนในองค์กรควรคงไว้ที่ระดับต่ำสุด (ภาพจำลอง)

ขั้นตอนที่ 3: แชร์ Outlook Calendar ให้คู่ค้านอกองค์กร

ใช้หน้าจอเดียวกับขั้นตอนที่ 2 แต่พิมพ์อีเมลภายนอก เช่น [email protected] โดยมีข้อจำกัดดังนี้

  • คนนอกได้เฉพาะสิทธิ์แบบดู ระดับ Can edit และ Delegate ให้ได้เฉพาะคนในองค์กรเดียวกัน
  • ระดับสูงสุดของ Outlook Calendar ที่เลือกได้ขึ้นกับนโยบายในขั้นตอนที่ 1 ถ้ายังไม่เปิดการแชร์ภายนอก ผู้ใช้จะแชร์ไม่สำเร็จ
  • ผู้รับต้องกดยอมรับด้วยบัญชี Microsoft 365 หรือ Outlook.com ผู้ใช้ Gmail ให้ใช้ลิงก์ในขั้นตอนที่ 4

คู่ค้าทั่วไปใช้ Can view when I'm busy ก็นัดเวลาได้ อย่าให้คนนอกเห็นรายละเอียดทั้งหมด เพราะนัดหมายมักมีชื่อลูกค้า เบอร์โทร และลิงก์ประชุม ถ้ามีข้อมูลส่วนบุคคลของลูกค้า ให้ปรึกษาฝ่ายกฎหมายหรือผู้รับผิดชอบด้าน PDPA ขององค์กรก่อน

ขั้นตอนที่ 4: เผยแพร่ Outlook Calendar เป็นลิงก์ HTML และ ICS

การเผยแพร่ (Publish) สร้างลิงก์ที่ใครก็เปิดได้โดยไม่ต้องลงชื่อเข้าใช้ เหมาะกับตารางอบรมลูกค้าหรือวันหยุดสำนักงาน ทำใน new Outlook หรือ Outlook on the web

  1. ในมุมมอง Calendar เลือก Settings > Calendar > Shared calendars
  2. ในส่วน Publish a calendar เลือกปฏิทินและระดับรายละเอียด แล้วคลิก Publish
  3. คัดลอกลิงก์ HTML (เปิดในเบราว์เซอร์ อ่านอย่างเดียว) หรือ ICS (ให้โปรแกรมปฏิทินอื่นสมัครรับเพื่อรับการอัปเดต ถ้าดาวน์โหลดไฟล์ไปนำเข้าตรง ๆ จะได้นัดหมายชุดเดียวและไม่อัปเดตอีก)

ความถี่ในการดึงข้อมูลใหม่ขึ้นกับผู้ให้บริการของผู้รับ จึงอาจช้ากว่าความจริงหลายชั่วโมง ควรสร้างปฏิทินแยกไว้เผยแพร่ (Add calendar > Create blank calendar) แทนการเผยแพร่ Outlook Calendar หลักของพนักงาน และถือว่าลิงก์นี้เป็นข้อมูลสาธารณะ

ขั้นตอนที่ 5: กำหนดสิทธิ์ Outlook Calendar ด้วย PowerShell (ผู้ดูแล)

เมื่อผู้บริหารขอเปิดสิทธิ์ให้เลขาโดยไม่ต้องเข้าเครื่องของเขา หรือต้องตรวจว่าใครเห็นปฏิทินของใคร ให้ใช้ Exchange Online PowerShell ระดับในหน้าจอจับคู่กับ AccessRights ดังนี้: Can view when I'm busy คือ AvailabilityOnly, Can view titles and locations คือ LimitedDetails, Can view all details คือ Reviewer, Can edit คือ Editor และ Delegate คือ Editor ร่วมกับ -SharingPermissionFlags Delegate

จุดที่ผู้ดูแลไทยติดบ่อยคือถ้ากล่องจดหมายตั้งภาษาไทย โฟลเดอร์ปฏิทินจะชื่อ ปฏิทิน คำสั่งที่ใช้ :\Calendar จะหาไม่เจอ ให้หาชื่อจริงก่อนเสมอ

Connect-ExchangeOnline -UserPrincipalName [email protected]
Get-MailboxFolderStatistics -Identity [email protected] -FolderScope Calendar |
  Where-Object FolderType -eq 'Calendar' | Select-Object Name,FolderPath
Get-MailboxFolderPermission -Identity "[email protected]:\ปฏิทิน"
Add-MailboxFolderPermission -Identity "[email protected]:\ปฏิทิน" -User [email protected] -AccessRights LimitedDetails
Set-MailboxFolderPermission -Identity "[email protected]:\ปฏิทิน" -User [email protected] -AccessRights Reviewer

ใช้ Add กับคนที่ยังไม่มีสิทธิ์ และ Set กับคนที่มีรายการอยู่แล้ว คำสั่งเหล่านี้มีผลทันทีโดยไม่ถามเจ้าของ Outlook Calendar จึงควรมีคำขอเป็นลายลักษณ์อักษรทุกครั้ง และอย่าแก้รายการ Default หรือ Anonymous ถ้าไม่แน่ใจผลกระทบ

ผลคำสั่ง PowerShell หาชื่อโฟลเดอร์ปฏิทินภาษาไทย เพิ่มสิทธิ์ LimitedDetails และตรวจรายการสิทธิ์ของ Outlook Calendar
กล่องจดหมายภาษาไทยใช้โฟลเดอร์ชื่อ ปฏิทิน ต้องหาชื่อจริงก่อนใช้คำสั่ง Add หรือ Set

ขั้นตอนที่ 6: ทบทวนและยกเลิกการแชร์ Outlook Calendar

สิทธิ์บน Outlook Calendar ไม่มีวันหมดอายุ จะอยู่จนกว่ามีคนลบ จึงต้องทบทวนเป็นรอบ โดยเฉพาะหลังจบโครงการกับคู่ค้าหรือเมื่อพนักงานย้ายแผนก

  • new Outlook และ Outlook on the web: ใต้ Calendars คลิกขวาที่ปฏิทิน เลือก Sharing and permissions แล้วเปลี่ยนระดับหรือคลิกไอคอนลบข้างชื่อ
  • classic Outlook: คลิกขวาที่ปฏิทิน เลือก Properties แท็บ Permissions เลือกชื่อ คลิก Remove แล้ว OK
  • ลิงก์ที่เผยแพร่: Settings > Calendar > Shared calendars แล้วคลิก Unpublish ลิงก์เดิมจะใช้ไม่ได้
  • ผู้ดูแล: ถอนสิทธิ์ของคนในองค์กรด้วย Remove-MailboxFolderPermission -Identity "[email protected]:\ปฏิทิน" -User [email protected] ส่วนสิทธิ์ของคนนอกให้ถอนจากหน้าจอ Sharing and permissions ของเจ้าของปฏิทิน

สคริปต์นี้ส่งออกสิทธิ์ Outlook Calendar หลักของทุกกล่องจดหมาย (ยกเว้น Default และ Anonymous) เป็น CSV ให้หัวหน้าแผนกยืนยันทุกไตรมาส

Get-Mailbox -RecipientTypeDetails UserMailbox -ResultSize Unlimited | ForEach-Object {
  $upn = $_.UserPrincipalName
  $cal = (Get-MailboxFolderStatistics $upn -FolderScope Calendar |
          Where-Object FolderType -eq 'Calendar').Name
  Get-MailboxFolderPermission "${upn}:\$cal" |
    Where-Object { "$($_.User)" -notin 'Default','Anonymous' } |
    Select-Object @{n='Mailbox';e={$upn}}, User, AccessRights
} | Export-Csv C:\Temp\calendar-permissions.csv -NoTypeInformation -Encoding UTF8

เมื่อพนักงานลาออก ให้ตรวจทั้งปฏิทินที่เขาแชร์ออกไปและปฏิทินของคนอื่นที่เขาได้สิทธิ์ ตาม Offboarding: จัดการบัญชีพนักงานลาออก ส่วนห้องประชุมให้ใช้ Room Mailbox แทนการแชร์ปฏิทินส่วนตัว

เช็กลิสต์ทบทวนการแชร์ Outlook Calendar ขององค์กร ทั้งสิทธิ์คนใน สิทธิ์คนนอก ลิงก์ที่เผยแพร่ และบัญชีพนักงานที่ลาออก
ทำข้อสีเขียวให้ครบ และแก้ข้อสีแดงทันทีที่พบ

ปัญหาที่พบบ่อยเกี่ยวกับ Outlook Calendar

แชร์ Outlook Calendar ให้คู่ค้าที่ใช้ Gmail แล้วเขาเปิดไม่ได้ ทำอย่างไร?

คำเชิญต้องกดยอมรับด้วยบัญชี Microsoft 365 หรือ Outlook.com ให้เผยแพร่ปฏิทินตามขั้นตอนที่ 4 แล้วส่งลิงก์ ICS ให้เขาเพิ่มใน Google Calendar แบบสมัครรับจาก URL และแจ้งว่าข้อมูลอาจอัปเดตช้า ถ้าองค์กรไม่อนุญาตการเข้าถึงแบบไม่ต้องลงชื่อเข้าใช้ ให้ส่งช่วงเวลาว่างทางอีเมลแทน

Outlook Calendar ที่คนอื่นแชร์มาใน classic Outlook อัปเดตช้า แก้อย่างไร?

อัปเดต classic Outlook ให้เป็นรุ่นล่าสุด แล้วไปที่ File > Account Settings > Account Settings เลือกบัญชี คลิก Change > More Settings แท็บ Advanced เลือก Turn on shared calendar improvements แล้วเปิด Outlook ใหม่ ถ้า Outlook on the web แสดงปฏิทินเดียวกันถูกต้อง ปัญหาอยู่ที่โปรแกรมบนเครื่อง

ทำไมเลือกสิทธิ์ Can edit ให้คนนอกองค์กรไม่ได้?

Microsoft จำกัด Can edit และ Delegate ไว้เฉพาะคนในองค์กรเดียวกัน คนนอกได้เฉพาะสิทธิ์แบบดู ถ้าต้องลงนัดร่วมกันจริง ให้ส่งคำขอประชุมตามปกติแทน

ทำไมคนทั้งบริษัทเห็นหัวข้อนัดใน Outlook Calendar ของผู้บริหาร?

มักเกิดจากรายการ Default ของ Outlook Calendar ถูกยกระดับเป็น Can view titles and locations หรือสูงกว่า ให้ตั้งกลับเป็น Can view when I'm busy และตั้งนัดที่อ่อนไหวเป็น Private ซึ่งคนที่มีสิทธิ์ดูจะเห็นแค่ช่วงเวลา ยกเว้นผู้รับมอบสิทธิ์ที่ได้รับอนุญาตให้ดูรายการส่วนตัว

ถ้าต้องการให้ช่วยวางนโยบายการแชร์ปฏิทิน ตรวจสิทธิ์ทั้ง tenant หรือจัดระเบียบปฏิทินผู้บริหารกับห้องประชุม ติดต่อทีมงาน THAI DATA CLOUD ได้ องค์กรที่ต้องการจัดหาไลเซนส์หรือให้ทีมงานช่วยดูแล Microsoft 365 ดูรายละเอียดได้ที่หน้าบริการของเรา

อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับ Outlook Calendar

แชร์FacebookXLINELinkedIn

มีคำถามเรื่องบริการ? ติดต่อทีมงาน