THAI DATA CLOUD
Manual Microsoft 365

Scheduling Assistant: หาเวลาว่างตรงกันก่อนนัดประชุม Outlook

ใช้ Scheduling Assistant ใน Outlook ดูเวลาว่างของผู้เข้าร่วมและห้องประชุม ใช้ AutoPick หาห้องด้วย Room Finder ตั้ง room list และแชร์ free/busy กับคู่ค้า

โดย ทีมงาน THAI DATA CLOUD อ่าน 14 นาที

แชร์FacebookXLINELinkedIn
Scheduling Assistant — Scheduling Assistant: หาเวลาว่างตรงกันก่อนนัดประชุม Outlook
Scheduling Assistant: หาเวลาว่างตรงกันก่อนนัดประชุม Outlook

คำตอบสั้น ๆ: ใช้ Scheduling Assistant ใน Outlook ดูเวลาว่างของผู้เข้าร่วมและห้องประชุม ใช้ AutoPick หาห้องด้วย Room Finder ตั้ง room list และแชร์ free/busy กับคู่ค้า

คู่มือนี้อธิบาย Scheduling Assistant ทีละขั้นตอน พร้อมคำสั่งที่ใช้ได้จริงและปัญหาที่พบบ่อย

Scheduling Assistant คือหน้าตารางเวลาในฟอร์มนัดประชุมของ Outlook ที่แสดงช่วงว่างและไม่ว่างของผู้เข้าร่วมทุกคนและห้องประชุมเรียงกันเป็นแถว ทำให้เห็นได้ทันทีว่าช่วงไหนทุกคนว่างตรงกัน โดยไม่ต้องส่งอีเมลถามทีละคน ข้อมูลที่แสดงมาจากปฏิทินใน Exchange Online จึงใช้ได้กับบัญชี Microsoft 365 ทั้งใน classic Outlook for Windows, new Outlook for Windows และ Outlook on the web แต่ตำแหน่งปุ่มและเครื่องมือเสริมแต่ละรุ่นต่างกัน

คู่มือนี้เหมาะกับเลขาฯ ผู้ช่วยผู้บริหาร และพนักงานที่ต้องนัดประชุมหลายคนบ่อย ๆ รวมถึงผู้ดูแลระบบที่ต้องทำให้ห้องประชุมแสดงใน Room Finder เมื่อทำครบ คุณจะเปิด Scheduling Assistant ได้ในทุกรุ่น อ่านสถานะในตารางได้ถูก ใช้ AutoPick และเวลาที่ระบบแนะนำ หาห้องว่างด้วย Room Finder ตั้ง room list ให้ห้องค้นเจอ และเปิดการดูเวลาว่างกับองค์กรคู่ค้า

สิ่งที่ต้องเตรียม

  • บัญชีที่เพิ่มใน Outlook เป็นบัญชี Microsoft 365 (Exchange) บัญชี IMAP หรือ POP ไม่มีข้อมูล free/busy ให้ Scheduling Assistant
  • ห้องประชุมต้องสร้างเป็น Room mailbox ก่อน ถ้ายังไม่มี ดูวิธีสร้าง Room Mailbox
  • ผู้ดูแลที่จะตั้ง room list และคุณสมบัติห้องต้องมีบทบาท Exchange Administrator และเชื่อม Exchange Online PowerShell ได้
  • ถ้าจะดูเวลาว่างของคู่ค้าที่ใช้ Microsoft 365 อีก tenant หนึ่ง ต้องประสานผู้ดูแลฝั่งคู่ค้า เพราะการแชร์ต้องตั้งจากฝั่งเจ้าของปฏิทิน
  • ตรวจเวลาทำงานของผู้ใช้ให้ถูก เพราะ Scheduling Assistant แสดงช่วงนอกเวลางานเป็นสีเทา และ AutoPick จะเลี่ยงช่วงนั้น

ค่าเริ่มต้นของ Exchange Online ให้คนในองค์กรเห็นปฏิทินกันในระดับ Free/Busy time คือเห็นว่าว่างหรือไม่ว่าง แต่ไม่เห็นหัวข้อการประชุม ซึ่งเพียงพอสำหรับ Scheduling Assistant

ลำดับการนัดประชุมด้วย Scheduling Assistant ใน Outlook ตั้งแต่ใส่ผู้เข้าร่วม อ่านตาราง free/busy เลือกเวลา หาห้องว่าง จนส่งคำเชิญ
ใส่ผู้เข้าร่วมและห้องก่อน แล้วค่อยให้ตารางช่วยหาช่วงที่ทุกคนว่างตรงกัน

ขั้นตอนที่ 1: เปิด Scheduling Assistant

classic Outlook: ไปที่ Calendar คลิก New Meeting (หรือ New Teams Meeting) ใส่ผู้เข้าร่วมในช่อง Required และ Optional ใส่ Subject แล้วคลิก Scheduling Assistant บน Ribbon แต่ละคนจะเป็นหนึ่งแถว พิมพ์ชื่อเพิ่มในแถวว่างด้านล่างได้ทันที และเปลี่ยนคนจาก Required เป็น Optional ได้ด้วยไอคอนหน้าชื่อ

new Outlook และ Outlook on the web: ไปที่ Calendar คลิก New event ใส่ผู้เข้าร่วม แล้วคลิก Scheduling Assistant ที่แถบด้านบนของฟอร์ม หน้าจอจะขยายเป็นตารางเวลาของทุกคน เมื่อเลือกเวลาได้แล้วจึงกลับไปกรอกรายละเอียดในฟอร์มต่อ ขั้นตอนฝั่งผู้ใช้ฉบับเต็มของแต่ละรุ่นอยู่ในบทความ Use the Scheduling Assistant and Room Finder for meetings in Outlook

ใส่ผู้เข้าร่วมก่อนเปิด Scheduling Assistant เสมอ ตารางจะได้โหลดข้อมูล free/busy ของทุกคนในครั้งเดียว และอย่าลืมใส่ห้องประชุมเป็นผู้เข้าร่วมประเภทห้อง เพื่อให้ห้องมีแถวของตัวเองในตาราง

ขั้นตอนที่ 2: อ่านตารางว่างไม่ว่างใน Scheduling Assistant ให้ถูก

ใน classic Outlook คำอธิบายสีอยู่ด้านล่างของตาราง Scheduling Assistant สีน้ำเงินเข้มคือ Busy แถบฟ้าลายขีดคือ Tentative และสีเทาอ่อนคือช่วงนอกเวลางานของคนนั้น ส่วนสถานะอื่นที่พบได้คือ Out of Office, Working Elsewhere และ No Information

  • Busy: มีนัดที่ตอบรับแล้ว ไม่ควรเลือกช่วงนี้ถ้าคนนั้นเป็น Required
  • Tentative: มีนัดที่ยังไม่ยืนยัน เลือกได้ถ้าจำเป็น แต่ควรเขียนบอกในคำเชิญ
  • Out of Office: ลาหรือไปต่างจังหวัด อย่านัดทับ
  • No Information: Outlook ดึงข้อมูลไม่ได้ เช่น ผู้รับอยู่นอกองค์กร ใช้บัญชี IMAP หรือยังไม่ได้ตั้งการแชร์กับองค์กรนั้น ไม่ได้แปลว่าเขาว่าง

ถ้าตารางของทุกคนเป็นสีเทาทั้งวันแม้เป็นวันทำงาน ให้ตรวจเวลาทำงานของผู้จัดเอง ใน classic Outlook อยู่ที่ File > Options > Calendar ส่วน Work time ส่วน new Outlook และ Outlook on the web อยู่ที่ Settings > Calendar หัวข้อ Work hours and location และตรวจเขตเวลาให้เป็น (UTC+07:00) Bangkok, Hanoi, Jakarta ทุกเครื่อง เพราะเขตเวลาผิดทำให้ช่วงว่างเลื่อนทั้งแถบ

ขั้นตอนที่ 3: ให้ Scheduling Assistant เลือกเวลาให้

classic Outlook มีปุ่ม AutoPick ใต้ตาราง กดลูกศรเพื่อเลือกเกณฑ์ เช่น All People and Resources (ทุกคนและทุกห้องต้องว่าง), All People and One Resource, Required People หรือ Required People and One Resource แล้วกด AutoPick Next เพื่อเลื่อนไปช่วงว่างถัดไปที่ตรงเกณฑ์ ตั้งความยาวการประชุมให้ถูกก่อน เพราะ AutoPick หาช่วงตามความยาวของนัด

new Outlook และ Outlook on the web แสดงความว่างของผู้เข้าร่วมในฟอร์ม New event และเสนอช่วงเวลาที่ทุกคนว่างให้เลือก ถ้าเลือกเวลาที่มีคนติดนัด ฟอร์มจะเตือนชื่อคนที่ไม่ว่าง เลือกเวลาจากคำแนะนำแล้วตรวจซ้ำใน Scheduling Assistant อีกครั้งก่อนส่ง โดยเฉพาะการประชุมที่มีผู้บริหารหลายคน

เคล็ดลับที่ใช้ได้กับ Scheduling Assistant ทุกรุ่น: ใส่เฉพาะคนที่ขาดไม่ได้เป็น Required ที่เหลือเป็น Optional เพราะทั้ง AutoPick และระบบแนะนำเวลาให้น้ำหนักกับ Required มากกว่า

ขั้นตอนที่ 4: หาห้องว่างด้วย Room Finder

classic Outlook: คลิกปุ่ม Room Finder ท้ายช่อง Location หรือเลือก Browse with Room Finder จากรายการสถานที่ที่แนะนำ เลือก Building (ซึ่งก็คือ room list ที่ผู้ดูแลสร้าง) แล้วกรองด้วย Capacity, Floor และ Features เลือกห้องที่ว่าง ห้องจะถูกเพิ่มทั้งใน Scheduling Assistant และในนัดหมาย

new Outlook และ Outlook on the web: คลิกช่อง Location แล้วพิมพ์ชื่อห้อง หรือเลือก Browse more rooms เพื่อเปิด Room finder ตัวกรองทำงานแบบเดียวกัน คือเลือกเมืองและ room list ก่อน แล้วกรองตามความจุ ชั้น และอุปกรณ์

ห้องที่ตั้งให้ตอบรับอัตโนมัติจะส่งอีเมลยืนยันหรือปฏิเสธกลับมาภายในไม่กี่นาที ถ้าไม่มีอีเมลตอบกลับเลย ห้องนั้นอาจตั้งให้ผู้ดูแลห้องอนุมัติเอง ตรวจกฎการจองห้องตามคู่มือ Room Mailbox ที่ลิงก์ไว้ด้านบน ถ้าประชุมแบบผสม ให้เปิดสวิตช์ Teams ด้วย ดูการนัด Teams Meeting จาก Outlook

ขั้นตอนที่ 5: ตั้ง room list ให้ Room Finder และ Scheduling Assistant ค้นเจอห้อง

ขั้นตอนนี้สำหรับผู้ดูแล Room Finder จะแสดงห้องได้ครบเมื่อห้องอยู่ใน room list และตั้งคุณสมบัติ City, Floor และ Capacity ไว้ Microsoft แนะนำให้ room list หนึ่งรายการมีห้องจากเมืองเดียวกันเท่านั้น จำกัดไม่เกิน 50 ห้องต่อรายการเพื่อประสิทธิภาพ และควรใส่ Building ไว้ด้วยเพื่อรองรับการเปลี่ยนแปลงในอนาคต

Connect-ExchangeOnline -UserPrincipalName [email protected]

# สร้าง room list หนึ่งรายการต่ออาคาร
New-DistributionGroup -Name "Bangkok HQ" -RoomList -ManagedBy [email protected]

# ตั้งคุณสมบัติห้องที่ Room Finder ใช้กรอง
Set-Place [email protected] -CountryOrRegion TH -City "Bangkok" -Building "Bangkok HQ" -Floor 12 -FloorLabel "12" -Capacity 8

# เพิ่มห้องเข้า room list
Add-DistributionGroupMember -Identity "Bangkok HQ" -Member [email protected]

# ตรวจผล
Get-DistributionGroupMember -Identity "Bangkok HQ"
Get-Place [email protected] | Format-List DisplayName,City,Floor,Capacity

หลังสร้างหรือแก้ room list และคุณสมบัติห้อง Microsoft ระบุว่าต้องรอ 24 ถึง 48 ชั่วโมงก่อน Room Finder จะแสดงผลตามค่าใหม่ ระหว่างนั้นผลค้นหาอาจไม่ครบ อย่าแก้ซ้ำไปมาเพราะจะเริ่มนับใหม่ ถ้าใช้ฟีเจอร์ Tags ให้ใส่สิ่งที่มีในห้อง เช่น จอภาพหรือกระดานไวท์บอร์ด ค่าที่ใส่จะไปแสดงในตัวกรอง Features รายละเอียดทั้งหมดอยู่ในเอกสาร Configure rooms and workspaces for Room Finder

คำสั่ง PowerShell ตั้งคุณสมบัติห้องและเพิ่มเข้า room list ให้ห้องแสดงใน Scheduling Assistant และ Room Finder
ห้องต้องอยู่ใน room list และมี City, Floor, Capacity ครบ แล้วรอ 24 ถึง 48 ชั่วโมง

ขั้นตอนที่ 6: ให้ Scheduling Assistant เห็นเวลาว่างขององค์กรคู่ค้า

ถ้าบริษัทคู่ค้าใช้ Microsoft 365 เหมือนกัน และสองฝ่ายนัดประชุมกันบ่อย ผู้ดูแลตั้ง Organization relationship ให้ Scheduling Assistant แสดงเวลาว่างข้ามองค์กรได้ การแชร์ทำทีละทิศทาง แต่ละฝ่ายตั้งค่าในฝั่งตัวเองเพื่ออนุญาตให้อีกฝ่ายเห็นปฏิทินของตน ถ้าต้องการเห็นกันทั้งสองทาง ต้องตั้งทั้งสองฝั่ง

  1. ใน Exchange admin center ไปที่ Organization > Sharing แท็บ Organization sharing คลิก Add organization relationship
  2. ใส่ Relationship name และโดเมนของคู่ค้าในช่อง Domains to share with
  3. หน้า Sharing options เปิด Calendar free/busy information sharing เลือก Calendar free/busy information with time only (ค่าเริ่มต้น) และเลือกว่าจะแชร์ทุกคนหรือเฉพาะ security group
  4. คลิก Next ตรวจหน้า Review แล้วคลิก Done
New-OrganizationRelationship -Name "Partner Co" -DomainNames "partner.example.net" -FreeBusyAccessEnabled $true -FreeBusyAccessLevel AvailabilityOnly
Get-OrganizationRelationship -Identity "Partner Co" | Format-List DomainNames,FreeBusyAccessEnabled,FreeBusyAccessLevel

เลือกระดับ time only ไว้ก่อนเสมอ ระดับที่มีหัวข้อและสถานที่จะเปิดเผยชื่อโครงการหรือชื่อลูกค้าในปฏิทินให้คนนอกเห็น ซึ่งอาจขัดนโยบายข้อมูลขององค์กร ส่วนการแชร์ปฏิทินแบบรายคน (ไม่ใช่ทั้งองค์กร) ใช้ sharing policy และให้ผู้ใช้แชร์เอง ดูการแชร์ปฏิทินใน Outlook

ตารางเปรียบเทียบสิ่งที่ผู้จัดเห็นใน Scheduling Assistant สำหรับเพื่อนร่วมงาน ห้องประชุม คู่ค้าที่ใช้ Microsoft 365 และผู้ใช้ Gmail หรือ IMAP
ค่าเริ่มต้นเห็นแค่ว่างหรือไม่ว่าง คนนอกองค์กรต้องตั้งการแชร์จากฝั่งเจ้าของปฏิทินก่อน

ปัญหาที่พบบ่อยเกี่ยวกับ Scheduling Assistant

ทำไมผู้เข้าร่วมบางคนเป็นลายขีด No Information ทั้งแถว?

Outlook ดึงข้อมูล free/busy ของคนนั้นไม่ได้ สาเหตุที่พบบ่อยคือเป็นอีเมลภายนอกที่ไม่มี Organization relationship ผู้ใช้ในองค์กรที่ยังไม่มีไลเซนส์ Exchange Online หรือผู้จัดเปิด Outlook แบบออฟไลน์อยู่ เพราะการดึง free/busy ต้องติดต่อเซิร์ฟเวอร์โดยตรงแม้ใช้ Cached Exchange Mode

ใน Scheduling Assistant เห็นแค่ว่าไม่ว่าง แต่ไม่เห็นว่าคนนั้นติดประชุมอะไร ทำไม?

เป็นค่าเริ่มต้นที่ตั้งใจไว้ คนในองค์กรเห็นกันแค่ระดับ Free/Busy time ถ้าเลขาฯ ต้องเห็นรายละเอียดปฏิทินผู้บริหาร เจ้าของปฏิทินต้องแชร์สิทธิ์สูงขึ้นให้เฉพาะคน หรือตั้งเป็น Delegate

สร้าง room list แล้ว แต่ห้องไม่ขึ้นใน Room Finder ทำอย่างไร?

รอ 24 ถึง 48 ชั่วโมงก่อน จากนั้นรัน Get-Place กับห้องที่หายไป ดูว่ามีค่า City และค่านี้ตรงกับห้องอื่นใน room list เดียวกัน ถ้า room list มีห้องปนหลายเมือง รายการนั้นจะแสดงเฉพาะเมื่อกรองด้วยเมืองที่มีห้องมากที่สุด

ดูเวลาว่างของลูกค้าที่ใช้ Gmail ใน Scheduling Assistant ได้ไหม?

ไม่ได้ Scheduling Assistant อ่าน free/busy จาก Exchange เท่านั้น ลูกค้าที่ใช้ระบบอื่นจะแสดงเป็น No Information วิธีที่ใช้ได้จริงคือส่งช่วงเวลาที่ฝั่งคุณว่างให้ลูกค้าเลือก หรือเปิดหน้าจองนัดให้ลูกค้าเลือกเวลาเองด้วย Microsoft Bookings

ถ้าองค์กรต้องการให้ช่วยวางโครงสร้างห้องประชุม room list หรือการแชร์ปฏิทินกับบริษัทคู่ค้า ติดต่อทีมงาน THAI DATA CLOUD ได้ทันที และดูรายละเอียดบริการ Microsoft 365 ได้ที่หน้าบริการของเรา

อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับ Scheduling Assistant

แชร์FacebookXLINELinkedIn

มีคำถามเรื่องบริการ? ติดต่อทีมงาน