คำตอบสั้น ๆ: วาง Email Naming Convention ของบริษัท: เลือกรูปแบบที่อยู่ สะกดชื่อไทยเป็นอังกฤษ แก้ชื่อซ้ำ กำหนดอีเมลกลางอย่าง sales@ ap@ และจัดการอีเมลของคนที่ลาออก
คู่มือนี้อธิบาย Email Naming Convention ทีละขั้นตอน พร้อมคำสั่งที่ใช้ได้จริงและปัญหาที่พบบ่อย
Email Naming Convention คือกติกากลางของบริษัทว่าที่อยู่อีเมลของพนักงานและกล่องกลางต้องสร้างตามรูปแบบใด เช่น ใช้ชื่อจริงตามด้วยอักษรตัวแรกของนามสกุล สะกดชื่อไทยเป็นอักษรโรมันอย่างไร ถ้าชื่อซ้ำกันทำอย่างไร และอีเมลของคนที่ลาออกแล้วจะทำอะไรต่อ บริษัทที่ไม่มี Email Naming Convention มักมีทั้ง somchai@, somchai.j@ และ somchai2@ ปนกัน ลูกค้าส่งผิดคน และผู้ดูแลต้องเดาทุกครั้งที่เปิดบัญชีใหม่
คู่มือนี้เหมาะกับผู้ดูแลระบบอีเมลและฝ่ายบุคคลที่ต้องตกลงมาตรฐานร่วมกัน ใช้ได้ทั้ง Microsoft 365, Google Workspace และเมลเซิร์ฟเวอร์ของบริษัทเอง เมื่อทำครบ คุณจะมี Email Naming Convention ที่เขียนเป็นลายลักษณ์อักษร มีกฎสะกดชื่อไทย กฎแก้ชื่อซ้ำ รายการอีเมลกลางตามหน้าที่ และนโยบายจัดการอีเมลของพนักงานที่ลาออก
สิ่งที่ต้องเตรียม
- รายการที่อยู่อีเมลทั้งหมดที่ใช้อยู่ รวม alias กลุ่ม และกล่องกลาง ส่งออกได้จาก Microsoft 365 admin center ที่ Users > Active users > Export users หรือจาก Google Admin console ที่ Directory > Users > Download users
- รายชื่อพนักงานภาษาอังกฤษจากฝ่ายบุคคล โดยใช้ตัวสะกดตามบัตรประชาชนหรือหนังสือเดินทาง
- รายการฝ่ายและงานที่ต้องมีอีเมลกลาง เช่น ฝ่ายขาย บัญชีเจ้าหนี้ ฝ่ายบุคคล และงานบริการลูกค้า
- ผู้มีอำนาจอนุมัติ Email Naming Convention อย่างน้อยหัวหน้าไอทีและหัวหน้าฝ่ายบุคคล เพราะกติกานี้ต้องใช้ไปอีกหลายปี
ขั้นตอนที่ 1: เลือกรูปแบบหลักของ Email Naming Convention
รูปแบบที่ดีต้องสั้นพอให้บอกทางโทรศัพท์ได้ และไม่ซ้ำง่ายเมื่อบริษัทโตขึ้น สำหรับบริษัทไทย รูปแบบ ชื่อ.อักษรตัวแรกของนามสกุล เช่น [email protected] มักลงตัวที่สุด เพราะคนไทยเรียกกันด้วยชื่อจริง และนามสกุลไทยส่วนใหญ่ยาวเกินจะพิมพ์เต็ม
ไม่ว่าเลือกรูปแบบใด ให้กำหนดรายละเอียดเหล่านี้ใน Email Naming Convention ด้วย
- ใช้ตัวพิมพ์เล็ก a–z เท่านั้น ส่วนชื่อโดเมนไม่สนตัวพิมพ์อยู่แล้ว และระบบอีเมลหลักแทบทุกรายไม่แยกตัวพิมพ์ในส่วนหน้า @ แต่การกำหนดเป็นตัวเล็กทั้งหมดช่วยกันความสับสนในเอกสาร
- ใช้จุดเป็นตัวคั่นอย่างเดียว ไม่ปนขีดกลางหรือขีดล่าง
- ไม่ใส่ตัวเลข ไม่ใส่ปีเกิด ไม่ใส่ชื่อฝ่าย เพราะพนักงานย้ายฝ่ายได้แต่อีเมลควรอยู่กับคน
- มาตรฐานอีเมล (RFC 5321) จำกัดส่วนหน้า @ ไว้ที่ 64 ตัวอักษร แต่ในทางปฏิบัติควรสั้นกว่า 20 ตัวอักษร
ขั้นตอนที่ 2: กำหนดวิธีสะกดชื่อไทยใน Email Naming Convention
ชื่อไทยหนึ่งชื่อสะกดได้หลายแบบ เช่น ณัฐ อาจเป็น nat, natt หรือ nath ถ้าปล่อยให้ผู้ดูแลแต่ละคนสะกดเอง จะได้ที่อยู่ที่เจ้าของเองยังจำไม่ได้ Email Naming Convention ที่ใช้ได้จริงกำหนดลำดับดังนี้
- ใช้ตัวสะกดภาษาอังกฤษตามบัตรประชาชนหรือหนังสือเดินทางของพนักงาน เพราะเป็นชื่อที่ใช้กับธนาคาร วีซ่า และเอกสารราชการอยู่แล้ว
- ถ้าไม่มี ให้ถอดตามหลักเกณฑ์การถอดอักษรไทยเป็นอักษรโรมันแบบถ่ายเสียงของราชบัณฑิตยสภา (RTGS) ซึ่งไม่ใช้วรรณยุกต์และอักษรพิเศษ
- ส่งตัวสะกดให้พนักงานยืนยันก่อนสร้างบัญชีทุกครั้ง การเปลี่ยนที่อยู่ภายหลังทำให้รายชื่อติดต่อของลูกค้า ลายเซ็น และนามบัตรผิดทั้งหมด
ชื่อเล่นไม่ควรใช้เป็นที่อยู่หลัก เพราะซ้ำกันง่ายมากและไม่ปรากฏในเอกสารทางการ ถ้าฝ่ายขายต้องการให้ลูกค้าจำง่าย ให้เพิ่มเป็น alias ภายหลังตามขั้นตอนที่ 5
ขั้นตอนที่ 3: วางกฎแก้ชื่อซ้ำใน Email Naming Convention
ชื่อซ้ำเป็นเรื่องปกติในบริษัทไทย Email Naming Convention จึงต้องบอกลำดับการแก้ไว้ล่วงหน้า ไม่ใช่ตัดสินใจเป็นรายกรณี ลำดับที่แนะนำคือเพิ่มตัวอักษรของนามสกุลทีละตัว เช่น somchai.j@ ถูกใช้แล้ว ให้ใช้ somchai.ja@ ถ้ายังซ้ำให้ใช้นามสกุลเต็ม somchai.jaidee@ หลีกเลี่ยงการต่อท้ายด้วยตัวเลข เช่น somchai2@ เพราะลูกค้าพิมพ์ผิดง่ายและอีเมลจะไปถึงอีกคนโดยไม่มีใครรู้
ก่อนสร้างทุกครั้ง ให้ตรวจว่าที่อยู่นั้นยังไม่ถูกใช้ ทั้งเป็นที่อยู่หลัก alias กลุ่ม และกล่องกลาง บน Microsoft 365 ตรวจด้วย Exchange Online PowerShell ได้ในคำสั่งเดียว
Connect-ExchangeOnline -UserPrincipalName [email protected]
Get-Recipient -Filter "EmailAddresses -eq 'smtp:[email protected]'"
Get-Mailbox -SoftDeletedMailbox | Where-Object { $_.EmailAddresses -match 'somchai\.j@' }คำสั่งแรกค้นผู้รับทุกประเภทที่มีที่อยู่นี้ คำสั่งที่สองค้นกล่องที่ถูกลบแต่ยังกู้คืนได้ ถ้าทั้งสองไม่แสดงผลอะไร แปลว่าใช้ที่อยู่นี้ได้ บน Google Workspace ให้พิมพ์ที่อยู่ในช่องค้นหาของ Admin console ซึ่งค้นทั้งผู้ใช้ กลุ่ม และ alias
ขั้นตอนที่ 4: กำหนดอีเมลกลางตามหน้าที่ใน Email Naming Convention
อีเมลที่พิมพ์บนใบแจ้งหนี้ เว็บไซต์ และสัญญา ควรเป็นอีเมลกลางตามหน้าที่ ไม่ใช่อีเมลส่วนตัวของพนักงาน เมื่อคนลาออก ลูกค้าและคู่ค้าจะยังติดต่อได้โดยไม่ต้องแจ้งเปลี่ยน ใน Email Naming Convention ให้ระบุรายการกลางที่บริษัทใช้ เช่น
sales@ฝ่ายขายsupport@บริการหลังการขายinfo@ติดต่อทั่วไปap@บัญชีเจ้าหนี้ รับใบแจ้งหนี้จากผู้ขายar@บัญชีลูกหนี้hr@และjobs@ฝ่ายบุคคลและรับสมัครงานpostmaster@ซึ่งมาตรฐาน SMTP กำหนดให้ทุกโดเมนที่รับอีเมลต้องมี และabuse@สำหรับรับแจ้งปัญหาสแปมตาม RFC 2142- ที่อยู่รับรายงานระบบ เช่น
dmarc-reports@สำหรับรับรายงาน DMARC จากผู้ให้บริการอีเมลต่าง ๆ
เลือกชนิดให้ตรงงาน ถ้าทีมต้องตอบกลับในนามที่อยู่นั้นและเห็นประวัติร่วมกัน ใช้ Shared Mailbox ถ้าแค่ต้องกระจายอีเมลถึงหลายคน ใช้ Distribution list และตั้งชื่อแสดงของอีเมลกลางให้บอกหน้าที่ เช่น Example Co., Ltd. – Accounts Payable
