วิธีการสร้าง Distribution list (Group mail)

การสร้าง Distribution list ขึ้นมาเพื่ออำนวยความสะดวกในการจัดการและกระจายอีเมลไปยังผู้รับหลายคนพร้อมกันโดยไม่ต้องระบุชื่อผู้รับทีละคน

ขั้นตอนการสร้าง Distribution list ของ Microsoft 365 ดังนี้ครับ

1.เข้าสู่ระบบ Microsoft 365 ด้วย Admin และไปยังหน้า Admin Console ของ Microsoft 365 จากนั้นไปยังเมนูดังนี้

• Team & Users > Active teams & groups จากนั้นเลือก Distribution list > Add a Distribution list

 

2. ใส่ข้อมูลชื่อ Group Name ที่ต้องการกับ Description แล้วกด Next

3. สร้าง owner ที่ต้องการจะดูแล Group นี้สามารถเพิ่มได้มากกว่า 1 คน และกด Add

4. Add User ที่ต้องการให้เข้า Group เพื่อใช้งานทำร่วมกัน และกด Add

5.ในหน้า Setting จะมีให้ตั้งค่า 2 อย่างคือ Group mail address , Communication

• Group mail address ชื่อกลุ่มเมลที่จะใช้ในการรับเข้า
• Communication หากต้องการให้อีเมลภายนอกที่ไม่ใช่ Domain ด้วยเองส่งมาถึง Group Mail นี้ด้วย ให้ติ๊กเครื่องหมายถูก / หากต้องการให้ส่งอีเมลมายัง Group mail นี้ได้เฉพาะภายในโดเมนเดียวกันไม่ต้องติ๊กเครื่องหมาย

 

6. หลังจากกด Next หน้า Setting จะเป็นหน้าการตรวจสอบข้อมูลที่เราเพิ่มไปในการสร้าง Distribution list หากข้อมูลถูกต้องให้กด Create Gruop ได้เลยครับ

ทำความเข้าใจวิธีการสร้าง Distribution list ก่อนเริ่ม

Distribution list คือที่อยู่เดียวที่กระจายอีเมลต่อไปยังสมาชิกทุกคน ต่างจาก Shared mailbox ที่เป็นกล่องจดหมายกลางให้ทุกคนเข้าไปอ่านและตอบจากที่เดียวกัน การเลือกให้ถูกแบบสำคัญมาก ถ้าเป็นเรื่องที่ทุกคนควรรับทราบแต่ไม่ต้องตอบ เช่น ประกาศภายใน กลุ่มกระจายคือคำตอบ แต่ถ้าเป็นที่อยู่รับเรื่องจากลูกค้าที่ต้องมีคนตอบและต้องรู้ว่าใครตอบไปแล้ว กล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันจะเหมาะกว่า เพราะกลุ่มกระจายไม่เก็บประวัติการตอบไว้ที่เดียว

สิ่งที่ต้องเตรียมก่อนใช้งานวิธีการสร้าง Distribution list

• สิทธิ์ Global Administrator หรือ Exchange Administrator ของ Microsoft 365
• ชื่อกลุ่มและที่อยู่อีเมลของกลุ่มที่ตกลงกันแล้ว
• รายชื่อสมาชิกเริ่มต้น และข้อสรุปว่าจะให้ผู้ส่งจากภายนอกส่งเข้ากลุ่มได้หรือไม่

ตรวจสอบว่าวิธีการสร้าง Distribution list ทำงานถูกต้องแล้ว

1. กลุ่มปรากฏในรายการกลุ่มพร้อมจำนวนสมาชิกที่ถูกต้อง
2. ส่งอีเมลทดสอบไปยังที่อยู่กลุ่มแล้วสมาชิกทุกคนได้รับ
3. ทดสอบส่งจากภายนอกองค์กร เพื่อยืนยันว่าการตั้งค่าสิทธิ์เป็นไปตามที่ต้องการ