คำตอบสั้น ๆ: หา Quotation ในแท็บ My Quotes ของ TDC Enterprise อ่าน Stage ตรวจรายการและ VAT ก่อนขออนุมัติ ดาวน์โหลด PDF ให้ถูกไฟล์ แจ้งยืนยันฝ่ายขาย แล้วตามต่อจนถึง Invoice
คู่มือนี้อธิบาย Quotation ทีละขั้นตอน พร้อมคำสั่งที่ใช้ได้จริงและปัญหาที่พบบ่อย
Quotation หรือใบเสนอราคาบน TDC Enterprise คือเอกสารที่ฝ่ายขายออกให้ก่อนสั่งซื้อบริการที่ต้องตกลงราคากันก่อน เช่น เซิร์ฟเวอร์สเปกพิเศษ แพ็กเกจอีเมลจำนวนมาก หรืองานย้ายระบบ ทุก Quotation ที่ออกให้บัญชีของคุณจะอยู่ในเมนู Billing แท็บ My Quotes ดูรายการสินค้า ส่วนลด ภาษีมูลค่าเพิ่ม วันหมดอายุ และดาวน์โหลดเป็น PDF ได้ตลอดเวลา
คู่มือนี้เหมาะกับผู้ดูแลระบบและฝ่ายจัดซื้อที่ต้องนำใบเสนอราคาไปขออนุมัติภายในบริษัท เมื่อทำครบทุกขั้นตอน คุณจะหา Quotation ที่ต้องการเจอ อ่านสถานะได้ถูก ตรวจตัวเลขก่อนเสนออนุมัติ ดาวน์โหลดไฟล์ที่ถูกต้อง แจ้งยืนยันกับฝ่ายขาย และรู้ว่าหลังยืนยันแล้วจะเกิดอะไรต่อจนถึงขั้นชำระเงิน
สิ่งที่ต้องเตรียม
- บัญชี TDC Enterprise ที่ล็อกอินได้ที่
https://enterprise.thaidata.cloudถ้าคุณเป็นสมาชิกที่เจ้าของบัญชีเชิญเข้ามาแล้วเปิดเมนู Billing ไม่ได้ ให้ตรวจสิทธิ์ที่ได้รับใน User Management - เลข Quote# หรือหัวเรื่อง (Subject) ที่ฝ่ายขายแจ้งมาทางอีเมลหรือโทรศัพท์
- ข้อมูลออกเอกสารของบริษัทที่ถูกต้อง ทั้งชื่อนิติบุคคล ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษี ถ้ายังไม่ได้ตั้ง ดูคู่มือ Billing Address
- ขั้นตอนอนุมัติจัดซื้อของบริษัทคุณ เช่น ต้องออกใบขอซื้อ (PR) หรือใบสั่งซื้อ (PO) ก่อนยืนยันหรือไม่
ขั้นตอนที่ 1: เปิดรายการ Quotation ในแท็บ My Quotes
คลิกเมนู Billing ที่แถบซ้าย (ถ้าตั้งภาษาไทย แสดงเป็น การเรียกเก็บเงิน) แล้วเลือกแท็บ My Quotes (ภาษาไทย: ใบเสนอราคา) ซึ่งอยู่ระหว่างแท็บ Invoices กับ Confirm Payment หน้าที่เปิดขึ้นมีหัวข้อ My Quote และคำอธิบาย You can view a list of all quotes and download them at any time.
ตาราง Quotation แสดงคอลัมน์ Quote#, Subject, Date Created, Valid Until และ Stage พร้อมลิงก์ Download ท้ายแถว ด้านบนซ้ายบอกจำนวน เช่น Showing 1 to 5 of 12 Entries ด้านขวามีตัวเลือก Show สำหรับแสดง 5, 10 หรือ 20 รายการต่อหน้า และช่อง Search ถ้ายังไม่เคยได้รับใบเสนอราคา ตารางจะแสดงข้อความ There is no quote
ขั้นตอนที่ 2: ค้นหาและเรียง Quotation
ช่อง Search ของหน้านี้ค้นจากเลข Quote# เท่านั้น พิมพ์เลขบางส่วนหรือทั้งหมด เช่น 1520 ตารางจะกรองทันที ถ้าจำได้แค่หัวเรื่อง ให้คลิกหัวคอลัมน์เพื่อเรียงแทน คอลัมน์ที่เรียงได้คือ Quote#, Date Created, Valid Until และ Stage (หัวคอลัมน์ที่มีลูกศรเล็ก ๆ) คลิกซ้ำเพื่อสลับลำดับ ตัวอย่างเช่น คลิก Valid Until เพื่อดูว่าใบใดใกล้หมดอายุที่สุด
ขั้นตอนที่ 3: อ่านสถานะ Stage ของ Quotation
คอลัมน์ Stage บอกว่าใบเสนอราคาอยู่ขั้นใด ป้ายแต่ละสีหมายถึง
- Delivered (สีฟ้า): ฝ่ายขายส่งให้คุณแล้ว รอคุณพิจารณา เป็นสถานะที่ต้องลงมือทำ
- Accepted (สีเขียว): ยืนยันรับข้อเสนอแล้ว
- Expired (สีแดง): เลยวันใน Valid Until แล้ว ราคาในใบนี้ใช้อ้างอิงไม่ได้
- Draft: ฝ่ายขายยังร่างอยู่ ตัวเลขอาจเปลี่ยน
ถ้า Quotation ที่ต้องการเป็น Expired อย่าเสนออนุมัติด้วยใบเดิม ให้ติดต่อฝ่ายขายขอออกใบใหม่ เพราะราคาและโปรโมชันอาจเปลี่ยนไปแล้ว
ขั้นตอนที่ 4: เปิดรายละเอียดและตรวจตัวเลข
คลิกที่แถวของ Quotation เพื่อเปิดหน้ารายละเอียด ส่วนหัวแสดง Quote # ตามด้วยเลข และ Stage ตัวใหญ่ ถัดลงมาเป็นข้อมูล Pay To (THAIDATA.CLOUD พร้อม VAT Number), Date Created และ Valid Until ในรูปแบบวัน/เดือน/ปี จากนั้นเป็นตาราง Quote Items ซึ่งมีคอลัมน์ Description, Discount (%) และ Amount ปิดท้ายด้วย Sub Total, 7.00% VAT และ Total
ตรวจตามลำดับนี้ก่อนส่งให้ผู้อนุมัติ
- รายการใน Description ตรงกับที่ตกลงไว้ทั้งชื่อบริการ สเปก จำนวน และรอบบิล (รายเดือนหรือรายปี)
- ส่วนลดในคอลัมน์ Discount (%) ตรงกับที่ฝ่ายขายแจ้ง
- Sub Total บวก 7.00% VAT เท่ากับ Total
- Valid Until ยังเหลือเวลาพอสำหรับขั้นตอนอนุมัติของบริษัท ถ้าไม่พอให้ขอขยายวันก่อน
ถ้าต้องการคุยรายละเอียด กล่อง Note ท้ายหน้าแนะนำให้ติดต่อฝ่ายขาย คลิก Back ที่หัวหน้าเพื่อกลับไปหน้ารายการ
