วิธีการสร้าง Microsoft 365 Group

การสร้าง Microsoft 365 Group นั้นเหมาะสำหรับการใช้ที่ต้องการแชร์ข้อมูลกันของ Usesr เช่น แชร์อีเมล, ปฏิทิน, SharePoint, OneNote, Planner และอื่น ๆ เพื่อทำงานร่วมกันในโครงการต่าง ๆ ภายในองค์กร โดยขั้นตอนการสร้างจะมีขั้นตอนดังนี้ครับ

1.เข้าสู่ระบบ Microsoft 365 ด้วย Admin และไปยังหน้า Admin Console ของ Microsoft 365 จากนั้นไปยังเมนูดังนี้

• Team & Users > Active teams & groups จากนั้นเลือก Add a Microsoft group

2. ใส่ข้อมูลชื่อ Group Name ที่ต้องการกับ Description แล้วกด Next

3. สร้าง owner ที่ต้องการจะดูแล Group นี้สามารถเพิ่มได้มากกว่า 1 คน และกด Add

4. Add User ที่ต้องการให้เข้า Group เพื่อใช้งานทำร่วมกัน และกด Add

5. ในหน้า Setting จะมีให้ตั้งค่า 3 อย่างคือ Group mail address , Privacy , Add Microsoft Team

• Group mail address : จะเป็นการกำหนดชื่อ Gruop mail นี้ แนะนำให้ใส่เป็นชื่อที่ไม่ซ้ำกับ User , Distribution เพื่อให้สามารถใช้งานรับ e-mail ได้เฉพาะ เช่น Sale_Group เป็นต้น
• Privacy : จะเป็นการกำหนดสิทธิ์เข้าถึง Group Mail ที่เราสร้างขึ้น หากเป็น Private คนที่สามารถเข้าถึง Group จะมีแค่คนที่ถูกเพิ่ม Member ไว้ หากเป็น Public Member ที่ไม่ได้ถูกเพิ่มไว้ใน Group mail นี้ ก็จะสามารถเข้าถึง Group mail นี้ได้
• Add Microsoft Teams to your group : จะเป็นการเลือกว่าต้องการสร้าง Microsoft Teams สำหรับ Group mail นี้ขึ้นมาเลยด้วยไหม หากไม่ต้องการก็ไม่ต้องเลือกเมนูนี้

หลังจากกำหนดค่า Setting เสร็จให้กด Next

6. หลังจากกด Next จะเป็นการ Confilm การสร้าง Group ขึ้นโดยการตรวจสอบข้อมูลต่างๆหากไม่ต้องการแก้ไขข้อมูลในส่วนใด ก็กด Create Group

7. หลังจากกด Create Group จะขึ้นหน้าแจ้งเตือนว่า Group mail ถูกสร้างเรียบร้อยแล้ว

• ข้อมูล Group จะแสดงอยู่หน้า Active teams and groups

 

ทำความเข้าใจวิธีการสร้าง Microsoft 365 Group ก่อนเริ่ม

Microsoft 365 Group ต่างจากกลุ่มกระจายอีเมลตรงที่มาพร้อมพื้นที่ทำงานร่วมกันครบชุด ทั้งกล่องจดหมายกลาง ปฏิทินของกลุ่ม พื้นที่เก็บไฟล์ และสมุดบันทึก เหมาะกับทีมโครงการที่ต้องทำงานร่วมกันต่อเนื่อง ไม่ใช่แค่ส่งอีเมลถึงกัน ข้อดีที่ชัดเจนคือสมาชิกใหม่ที่เข้ามากลางทางเห็นประวัติการสนทนาและไฟล์ทั้งหมดได้ทันที ต่างจากการส่งอีเมลหากันซึ่งคนใหม่จะไม่มีทางเห็นเรื่องเดิมเลยนอกจากให้คนอื่นส่งต่อให้

สิ่งที่ต้องเตรียมก่อนใช้งานวิธีการสร้าง Microsoft 365 Group

• สิทธิ์ผู้ดูแลระบบ หรือสิทธิ์สร้างกลุ่มที่องค์กรเปิดให้ผู้ใช้ทั่วไป
• ชื่อกลุ่มและที่อยู่อีเมลของกลุ่ม
• ข้อสรุปว่าจะให้เป็นกลุ่มส่วนตัวที่ต้องได้รับอนุมัติ หรือกลุ่มสาธารณะที่คนในองค์กรเข้าร่วมเองได้

ตรวจสอบว่าวิธีการสร้าง Microsoft 365 Group ทำงานถูกต้องแล้ว

1. กลุ่มปรากฏในรายการกลุ่มพร้อมสมาชิกและเจ้าของที่กำหนด
2. ส่งอีเมลไปยังที่อยู่กลุ่มแล้วปรากฏในกล่องจดหมายของกลุ่ม
3. สมาชิกเข้าถึงพื้นที่เก็บไฟล์และปฏิทินของกลุ่มได้