การสร้าง Group mail สำหรับ Google Workspace

หากต้องการให้อีเมลที่ส่งเข้ามากระจายไปยังหลายๆ User นอกจากวิธีการ Forward แล้ว การใช้ Gruop Mail ก็เป็นอีกวิธีที่ง่ายและสามารถเพิ่มลด member ได้ตลอดเวลาอีกด้วย

1. ทำการเข้าสู่ระบบ Google Workspace Admin Console URL : https://admin.google.com
เมื่อเข้าสู่ระบบเรียบร้อยแล้ว เลือกที่รูป Google App คลิกเมนู Admin

 

2. คลิกเมนู Groups

3. คลิก CREATE A GROUP เพื่อตั้งกลุ่ม

 

4. กรอกรายละเอียดกลุ่ม
– Name : กรอกชื่อกลุ่ม
– Description : กรอกรายละเอียดอีเมล
– Group Email : ตั้งชื่ออีเมล
– Group Owners : .กรอกชื่ออีเมลเจ้าของกลุ่ม
– กด Next

 

5. เลือกการตั้งค่าที่ต้องการ และกดถัดไป

 

6. เพิ่มสมาชิกไปยัง Group

 

7. กรอกชื่ออีเมลที่ต้องการให้อยู่ในกลุ่มนี้

ทำความเข้าใจ Google Workspace ก่อนเริ่ม

Group mail คือที่อยู่เดียวที่กระจายอีเมลต่อไปยังสมาชิกทุกคนในกลุ่ม ต่างจากการตั้งส่งต่อ (Forward) ตรงที่แก้ไขรายชื่อสมาชิกได้จากที่เดียวโดยไม่ต้องไปแก้การตั้งค่าของแต่ละบัญชี เหมาะกับที่อยู่ประจำแผนก เช่น บัญชี ฝ่ายขาย หรือฝ่ายบุคคล ที่คนเข้าออกอยู่เสมอ ข้อดีเพิ่มเติมคือกลุ่มเก็บประวัติอีเมลไว้ในหน้าเว็บของกลุ่ม ทำให้พนักงานใหม่ย้อนดูเรื่องเดิมได้ โดยไม่ต้องขอให้ใครส่งต่ออีเมลเก่าให้

สิ่งที่ต้องเตรียมก่อนใช้งาน Google Workspace

• สิทธิ์ผู้ดูแลระบบ Google Workspace
• ชื่อกลุ่มและที่อยู่อีเมลของกลุ่มที่ตกลงกันแล้ว
• รายชื่อสมาชิกเริ่มต้น และข้อสรุปว่าจะให้คนนอกองค์กรส่งเข้ากลุ่มได้หรือไม่